Analysegespräch buchenDas Wichtigste in Kürze
- DSGVO-konforme KI-Beratung bedeutet: Der Anbieter schließt vor dem ersten Projekt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab und verarbeitet deine Daten nachweisbar, nicht nur auf dem Papier.
- 77 Prozent der Unternehmen nennen Datenschutz-Anforderungen als Hindernis für die Digitalisierung (Bitkom, Digitalisierung der Wirtschaft, März 2026).
- Die Datenschutzkonferenz veröffentlichte im Juni 2025 eine Orientierungshilfe mit konkreten technischen und organisatorischen Mindestanforderungen für KI-Systeme.
- 7 Kriterien entscheiden über die Anbieterwahl: AVV, Trainingsverbot, Datenstandort, Unterauftragsverarbeiter, Folgenabschätzung, Löschkonzept und optional ISO 42001.
- Eine lokale KI-Lösung vereinfacht die Prüfung erheblich, weil keine Daten das Unternehmen verlassen.
DSGVO-konforme KI-Beratung bedeutet: Der Anbieter verarbeitet deine Unternehmensdaten nachweisbar nach Art. 28 DSGVO, schließt vor dem ersten Projekt einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab und schließt vertraglich aus, deine Daten zum Training fremder Modelle zu nutzen. Eine Website-Aussage wie „DSGVO-konform" allein belegt das nicht. Den Unterschied macht ein Vertrag, der diese Punkte schriftlich regelt, bevor ein einziges Dokument den Berater erreicht.
Der Grund, warum das für die Anbieterwahl entscheidend ist: 77 Prozent der Unternehmen nennen Datenschutz-Anforderungen als Hindernis für die Digitalisierung (Bitkom, Digitalisierung der Wirtschaft, März 2026). Wer einen KI-Berater beauftragt, der diese Anforderungen selbst nicht erfüllt, verlagert das Hindernis nur, statt es zu lösen. Betroffen ist dabei nicht nur die IT-Abteilung: Sobald ein Berater Kundendaten, Bewerberunterlagen oder interne Protokolle sieht, verarbeitet, verlässt die Verantwortung nie das eigene Unternehmen, auch wenn die technische Arbeit extern passiert.
DSGVO-konforme KI-Beratung erfüllt diese 7 Kriterien
Sieben Punkte entscheiden, ob eine KI-Beratung deine Daten DSGVO-konform verarbeitet. Die folgende Übersicht zeigt sie auf einen Blick, die Abschnitte danach erklären jedes Kriterium im Detail.
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVOLiegt vor dem ersten Projekt unterschrieben vor, nicht erst auf Nachfrage.
- Trainingsverbot für deine DatenVertraglich ausgeschlossen, dass deine Dokumente oder Prompts in ein Trainings-Set fließen.
- Geklärter DatenstandortEU, Drittland oder lokal auf deinen eigenen Servern, mit dem passenden Transfermechanismus.
- Offene UnterauftragsverarbeiterEine Liste aller Cloud- und Hilfsdienste, die mit deinen Daten in Berührung kommen können.
- Unterstützung bei der Datenschutz-FolgenabschätzungDer Berater liefert die technischen Angaben, die deine Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO braucht.
- Löschkonzept mit FristenKlare Angabe, wann und wie deine Daten nach Projektende gelöscht werden.
- ISO 42001 als Zusatz, nicht als ErsatzEine Zertifizierung ist ein gutes Signal, ersetzt aber keinen der Punkte oben.
Keines der sieben Kriterien ersetzt ein anderes. Eine Zertifizierung ohne AVV ist wertlos, ein AVV ohne geklärten Datenstandort lässt die Drittlandfrage offen, und ein geklärter Datenstandort ohne Löschkonzept beantwortet nicht, was nach Projektende mit den Daten passiert. Die Reihenfolge, in der die folgenden Abschnitte die Kriterien erklären, folgt deshalb bewusst der Reihenfolge eines echten Vertragsgesprächs: vom Grundsätzlichen zum Speziellen.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist die Grundvoraussetzung
Sobald eine KI-Beratung personenbezogene Daten für dich verarbeitet, etwa über Prompts, hochgeladene Dokumente oder Chat-Protokolle, wird sie zum Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist dann keine Option, sondern Pflicht. Er regelt mindestens Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die Kategorien der betroffenen Daten und Personen (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).
In der Praxis zeigt sich der Unterschied zwischen einer echten und einer behaupteten DSGVO-Konformität genau hier: Ein Anbieter, der dir vor dem ersten Gespräch einen AVV-Entwurf schickt, hat das Thema verstanden. Ein Anbieter, der erst auf Nachfrage reagiert oder auf seine Website verweist, hat es nicht.
Art. 28 Abs. 3 DSGVO schreibt acht Pflichtpunkte für den Vertrag vor, von der dokumentierten Weisungsbindung über Vertraulichkeitspflichten für das eingesetzte Personal bis zum Recht, Unterauftragsverarbeiter nur mit vorheriger Zustimmung einzusetzen. Ein vollständiger AVV nennt außerdem, wie der Berater dich bei Betroffenenanfragen unterstützt, etwa wenn ein Kunde oder Mitarbeiter Auskunft über die bei ihm verarbeiteten Daten verlangt.
Stell dir vor, ein Malerbetrieb lässt eine KI-Beratung einen Chat-Assistenten für Angebotsanfragen bauen. Kundennamen, Adressen und Fotos von Baustellen landen dabei im System. Ohne AVV verarbeitet der Berater diese personenbezogenen Daten ohne Rechtsgrundlage, und zwar unabhängig davon, ob er dafür ein Honorar verlangt oder das Projekt als Pilotphase kostenlos anbietet. Erst der unterschriebene Vertrag macht aus einer technischen Unterstützung eine rechtmäßige Auftragsverarbeitung.
Wer haftet, wenn die KI-Beratung die DSGVO verletzt
Rechtlich bleibt dein Unternehmen der Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO, die KI-Beratung handelt als Auftragsverarbeiter nach deinen Weisungen. Diese Rollenverteilung ändert nichts an der Haftung nach außen: Gegenüber Kunden, Bewerbern oder der Aufsichtsbehörde steht dein Unternehmen in der Verantwortung, auch wenn der eigentliche Verstoß beim Dienstleister passiert ist. Den internen Ausgleich regelt der AVV, nicht das Verhältnis zur betroffenen Person.
Ein Verstoß gegen Art. 28 DSGVO kann nach Art. 83 DSGVO mit einem Bußgeld von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher liegt. Für die Geschäftsführung kommt die Sorgfaltspflicht nach § 43 GmbHG hinzu: Eine erkennbar unsorgfältige Anbieterwahl bleibt nicht allein ein Unternehmensrisiko.
Deine Daten dürfen nicht in ein fremdes Trainings-Set wandern
Die wichtigste Einzelfrage an jede KI-Beratung lautet: Trainiert der Anbieter Modelle mit deinen Daten, eigene oder fremde? Diese Frage muss der Vertrag eindeutig beantworten, nicht das Marketing. Fließen deine Kundendaten oder internen Dokumente in ein Trainings-Set, verlierst du die Kontrolle darüber, wo diese Informationen später wieder auftauchen können, etwa in Antworten für ganz andere Nutzer desselben Modells. Ein RAG-System löst dieses Problem architektonisch: Es verbindet ein Sprachmodell mit einer Vektor-Datenbank deiner eigenen Dokumente, statt das Modell selbst zu verändern. Die Antwort entsteht aus deinen Daten zum Zeitpunkt der Anfrage, ohne dass die Daten das Modell dauerhaft beeinflussen.
Eine lokale KI löst die Trainingsfrage auf andere Weise: Wenn das System vollständig auf den eigenen Servern läuft, verlässt kein Dokument das Unternehmen, also kann auch kein externer Anbieter damit trainieren.
Viele große Cloud-Anbieter schließen die Nutzung von Geschäftskunden-Daten für das Training inzwischen standardmäßig in ihren Business- und API-Verträgen aus. Das entlastet die Modell-Ebene, regelt aber nicht automatisch, was deine KI-Beratung selbst mit den Daten tut, etwa in eigenen Auswertungen, Dashboards oder Qualitätssicherungs-Prozessen. Die Zusage muss deshalb im Vertrag mit dem Berater stehen, nicht nur beim Modell-Hersteller.
Der Datenstandort entscheidet, ob ein Drittlandtransfer zu prüfen ist
Drei Varianten sind möglich: Verarbeitung in der EU, Verarbeitung in einem Drittland mit einem wirksamen Transfermechanismus, oder On-Premise-Betrieb auf deinen eigenen Servern. Jede KI-Beratung sollte dir auf die Frage nach dem Datenstandort eine konkrete Antwort geben können, keine Ausweichformel. Bei einem Drittlandtransfer gehört dazu, welcher Mechanismus greift, zum Beispiel Standardvertragsklauseln oder ein Angemessenheitsbeschluss, und wer ihn zuletzt geprüft hat. Solche Beschlüsse werden regelmäßig gerichtlich überprüft und können sich ändern, weshalb die Prüfung zur laufenden Aufgabe wird, nicht zu einem einmaligen Haken beim Vertragsabschluss.
| Frage | Cloud-KI (EU-Server) | Lokale KI |
|---|---|---|
| Wo liegen die Daten | bei einem EU-Rechenzentrum des Anbieters | im eigenen Unternehmen |
| AVV nötig | ja | nein, wenn kein externer Zugriff besteht |
| Drittlandprüfung | nur bei Sub-Dienstleistern außerhalb der EU | entfällt |
| Trainingsrisiko | vertraglich auszuschließen | technisch ausgeschlossen |
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Unterauftragsverarbeiter gehören offen auf den Tisch
Kaum eine KI-Beratung arbeitet allein. Cloud-Infrastruktur, Analyse-Tools, Support-Systeme und Content-Delivery-Netzwerke kommen meist von weiteren Dienstleistern, die als Unterauftragsverarbeiter ebenfalls Zugriff auf deine Daten haben können. Ein seriöser Anbieter legt diese Kette offen und informiert dich, wenn sich daran etwas ändert. Verlangst du diese Liste und bekommst nur ausweichende Antworten, ist das ein klares Warnsignal.
Art. 28 Abs. 2 DSGVO verlangt zusätzlich, dass neue Unterauftragsverarbeiter nicht einfach nachgeschoben werden dürfen: Entweder brauchst du vorab eine konkrete Zustimmung, oder der AVV sieht eine allgemeine Erlaubnis mit Widerspruchsrecht vor, bevor ein neuer Dienstleister aktiv wird. Ein Anbieter, der diese Information von sich aus mitteilt, statt sie erst auf Nachfrage herauszugeben, nimmt diese Pflicht ernst.
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung gehört ab mittlerem Risiko dazu
Die Datenschutzkonferenz (DSK), der Zusammenschluss aller deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, veröffentlichte im Juni 2025 die „Orientierungshilfe zu empfohlenen technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Entwicklung und beim Betrieb von KI-Systemen". Sie geht davon aus, dass beim Einsatz von KI-Systemen häufig eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO notwendig wird, etwa wenn die KI Entscheidungen über Personen vorbereitet oder sensible Daten verarbeitet.
Eine DSGVO-konforme KI-Beratung liefert dir die technischen Angaben, die eine solche Folgenabschätzung braucht: welche Daten verarbeitet werden, wie lange, mit welchem Schutzniveau und welche Risiken die Architektur selbst schon ausschließt. Mehr zur Pflicht und zum Ablauf der Folgenabschätzung zeigt der Artikel zur Datenschutz-Folgenabschätzung bei KI.
Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz teilt den Lebenszyklus eines KI-Systems in vier Phasen: Design, Entwicklung, Implementierung sowie Betrieb und Monitoring. Für die Anbieterwahl ist vor allem die letzte Phase relevant: Ein Berater muss erklären können, wie er die Qualität und die Risiken eines laufenden Systems überwacht, nicht nur, wie es beim Projektstart konfiguriert wurde. Verändert sich das zugrunde liegende Modell, etwa durch ein Update des Herstellers, muss er darauf reagieren können, statt das System unbeobachtet weiterlaufen zu lassen.
Unsicher, ob dein geplantes KI-Projekt eine Folgenabschätzung braucht und welcher Datenstandort dazu passt? Im kostenlosen Analysegespräch ordnen wir deinen Anwendungsfall den passenden Pflichten zu. Mehr zur Herangehensweise auf der Seite zur KI-Beratung.
Analysegespräch buchenISO 42001 ist ein starkes Signal, aber keine Pflicht
ISO/IEC 42001 ist der erste internationale Standard für ein KI-Managementsystem. Er beschreibt nicht, wie ein einzelnes Modell aussehen muss, sondern wie ein Anbieter seine gesamten KI-Aktivitäten steuert und kontrolliert. Zertifizierungsstellen wie TÜV Süd, DQS und DEKRA bieten entsprechende Audits an. Für eine KI-Beratung ist die Zertifizierung freiwillig und kein Ersatz für den Auftragsverarbeitungsvertrag, aber ein zusätzliches Signal, dass Datenschutz und KI-Governance nicht nur auf Zuruf entstehen.
Wichtig für die Einordnung: ISO 42001 deckt die KI-Governance insgesamt ab, nicht speziell den Datenschutz. Für die Informationssicherheit ist ISO 27001 die etabliertere Ergänzung, und beide Zertifikate lassen sich bei der jeweiligen Zertifizierungsstelle öffentlich nachprüfen. Nennt ein Anbieter eine Zertifizierung, lohnt sich genau dieser Check, statt die Angabe ungeprüft zu übernehmen.
So prüfst du eine KI-Beratung in 5 Schritten
Verlange den Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor du ein einziges Dokument teilst. Die Reaktionszeit sagt viel über den Anbieter.
Frag direkt, ob und wie deine Daten zum Training genutzt werden könnten, und lass dir die technische Architektur erklären.
Verlange die Liste aller Dienstleister, die in der Kette Zugriff auf deine Daten haben könnten.
Kläre, wo die Daten liegen und welcher Mechanismus einen eventuellen Drittlandtransfer absichert.
Frag nach, wann und wie deine Daten nach Projektende oder Kündigung gelöscht werden.
Lokale KI vereinfacht die Prüfung deiner KI-Beratung erheblich
Die fünf Schritte oben lassen sich auf eine einzige Frage verkürzen, wenn eine lokale KI-Lösung zur Wahl steht: Verlässt überhaupt ein Dokument das Unternehmen? Bei Nein entfallen Drittlandprüfung und Trainingsrisiko von selbst, weil die Daten nie bei einem externen Anbieter ankommen. Das macht lokale KI nicht automatisch zur richtigen Wahl für jeden Anwendungsfall: Eigene Server bedeuten eigene Wartung, und nicht jede Anwendung braucht die Rechenleistung, die eine lokale Lösung voraussetzt. Für einen einzelnen Chat-Assistenten mit wenig sensiblen Daten kann eine Cloud-Lösung mit solidem AVV ausreichen, für die Verarbeitung von Kunden- oder Personalakten verringert lokale KI den Prüfaufwand gegenüber einer Cloud-Lösung dagegen deutlich.
Eine gründliche Prüfung dauert Tage, nicht Monate
Die fünf Schritte aus dem Abschnitt oben lassen sich nach eigener Einschätzung meist in ein bis zwei Gesprächen klären, verteilt über ein bis zwei Wochen. Das ist kurz gegenüber der Laufzeit eines typischen KI-Projekts und steht in keinem Verhältnis zu den Folgen einer fehlerhaften Anbieterwahl. Zieht sich allein die Beantwortung der Checkliste über Wochen, ohne dass konkrete Unterlagen kommen, ist das selbst ein Signal: entweder fehlt die interne Dokumentation beim Anbieter, oder das Thema hat intern keine Priorität. Beides spricht dafür, das Gespräch mit einem anderen Anbieter zu suchen, bevor der erste Vertrag unterschrieben ist.
Diese Warnsignale zeigen einen Anbieter, der es nicht ernst nimmt
Fünf Anzeichen, bei denen du nachfragen solltest, statt den Auftrag zu erteilen: kein AVV-Entwurf innerhalb einer Woche, die Aussage „wir sind DSGVO-konform" ohne Beleg, keine Antwort auf die Frage nach Unterauftragsverarbeitern, kein klares Löschkonzept, und Ausweichen bei der Trainingsfrage mit Formulierungen wie „das regeln wir dann". Jedes dieser Signale lässt sich einzeln erklären, mehrere davon gemeinsam sprechen gegen den Anbieter.
Eine DSGVO-konforme KI-Beratung ersetzt nicht die eigene Rechtsprüfung
Auch der sorgfältigste Anbieter kann dir die rechtliche Bewertung im Einzelfall nicht abnehmen. Die technische und organisatorische Umsetzung ist Aufgabe der KI-Beratung, die rechtliche Prüfung bleibt bei deinem Unternehmen und seinem Anwalt. Das gilt besonders, wenn mehrere Abteilungen gleichzeitig KI einsetzen und sich die Anwendungsfälle überschneiden: Der Artikel DSGVO-konforme KI nutzen zeigt, wie du deine eigenen Anwendungsfälle den passenden Pflichten zuordnest, sobald die Beratung steht. Setzt dein Unternehmen KI zusätzlich zur Mitarbeiterschulung nach Art. 4 KI-Verordnung ein, gehört auch das in die Anbieterwahl, Details dazu im Artikel zur KI-Schulungspflicht.
Die Wahl des passenden Anbieters hat neben dem Datenschutz noch weitere Dimensionen, von Branchenerfahrung bis zum Vertragsmodell. Eine breitere Einordnung dazu, inklusive der vier Anbietertypen Freelancer, Agentur, IT-Systemhaus und Inhouse-Team, bietet der Artikel KI-Partner für den Mittelstand finden.
Ein Punkt wird bei der Anbieterwahl oft übersehen: Verarbeitet die geplante KI-Anwendung Daten, mit denen sich das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern nachvollziehen lässt, hat der Betriebsrat nach § 87 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, unabhängig von der Datenschutzprüfung. Welche Systeme das betrifft und wie sich die Mitbestimmung klären lässt, zeigt der Leitfaden zu Betriebsrat und KI.
Zusammengefasst in drei Sätzen: Verlange den Auftragsverarbeitungsvertrag vor dem ersten Dokument, nicht danach. Kläre Trainingsnutzung, Datenstandort und Unterauftragsverarbeiter konkret, nicht über Marketing-Aussagen. Und behalte die rechtliche Prüfung im Einzelfall bei deinem eigenen Anwalt, auch wenn der Berater seine Hausaufgaben gemacht hat.
Was eine DSGVO-konforme KI-Beratung bei gerlinger.ai bedeutet
Wir arbeiten mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag als Standard, nicht als Sonderwunsch, und setzen bevorzugt auf lokale KI-Systeme, die auf europäischen Servern oder direkt bei dir im Haus laufen. Deine Daten fließen nicht in das Training fremder Modelle. Die rechtliche Prüfung im Einzelfall bleibt bei deinem Anwalt, unsere Aufgabe ist die technische und organisatorische Umsetzung.
Verantwortlich für diese Einordnung ist Jannis Gerlinger, Geschäftsführer der JANGER GmbH. Er bringt seit knapp 20 Jahren Digital-Erfahrung mit, zunächst in UX/UI-Design und E-Commerce, heute mit Fokus auf sichere KI-Systeme für den Mittelstand, und hält eine TÜV Rheinland geprüfte Qualifikation als Verkaufspsychologie-Expert:in. Die juristische Bewertung einzelner Verträge ersetzt das nicht, dafür bleibt der eigene Anwalt die richtige Anlaufstelle.
Willst du einen konkreten KI-Anwendungsfall gegen diese 7 Kriterien prüfen, bevor du einen Vertrag unterschreibst? Im kostenlosen Analysegespräch gehen wir deinen Fall gemeinsam durch. Mehr zu unserer Arbeitsweise auf der Seite zur KI-Beratung.
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Jannis Gerlinger berät kleine und mittlere Unternehmen bei der Einführung von Künstlicher Intelligenz und setzt die Lösungen selbst um: KI-Assistenten, Automationen und individuelle Web-Apps. Als Geschäftsführer der JANGER GmbH arbeitet er seit 2007 an digitalen Systemen für Handwerk, Handel und Industrie, von Onlineshops bis zu internen Werkzeugen. Seine vom TÜV Rheinland geprüfte Qualifikation in Verkaufspsychologie verbindet technisches Know-how mit einem tiefen Verständnis für Geschäftsprozesse.
