Start / KI für Restaurants
gerlinger.ai ist eine KI-Agentur, die mit Restaurants und Gastronomiebetrieben arbeitet. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen dort an, wo im Gastgewerbe wirklich etwas verloren geht: beim Telefon. Während des Service kann niemand abnehmen, und jeder unbeantwortete Anruf ist eine Reservierung, die woanders landet. Wer am Herd steht und wer serviert, bleibt gleich. Was drumherum an Handarbeit hängt, wird weniger.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in den Betrieb, sonst läuft alles per Video.
TÜV-zertifiziertVerkaufspsychologie, TÜV RheinlandGenau dann ruft aber an, wer für Freitag einen Tisch für sechs will. Das Telefon läuft in die Mailbox, die Mailbox hört am nächsten Vormittag jemand ab, und der Gast hat längst woanders reserviert. Dazu kommt der Rest: dieselbe Frage nach den Öffnungszeiten zum zwanzigsten Mal, Absagen, die keiner mitbekommt, und ein Tischplan, den jemand zwischen zwei Gängen von Hand korrigiert.
KI für Restaurants ersetzt keinen Koch und keinen Service. Sie übernimmt, was am Telefon und im Postfach liegen bleibt: Anrufe annehmen, Reservierungen aufnehmen, ändern und absagen, wiederkehrende Gästefragen beantworten, Abholbestellungen entgegennehmen und den Papierkram nach dem Service vorbereiten. Entschieden wird weiter im Betrieb.
Wir suchen den einen Ablauf, der jede Woche Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste.
Wenn dein Kassen- oder Reservierungssystem das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Das erklärt, warum jede Stunde Handarbeit im Betrieb heute mehr wiegt als vor fünf Jahren. Preisbereinigt setzt das Gastgewerbe deutlich weniger um als vor der Krise, während Personal, Energie und Waren teurer geworden sind.
Genaue Werte: Im ersten Quartal 2026 lag der reale Umsatz im Gastgewerbe 19,7 Prozent unter dem Wert von 2019 und 5,1 Prozent unter dem Vorjahresquartal, nominal ergab sich ein Plus von 2,1 Prozent. Der Arbeitskostenindex des Statistischen Bundesamtes für das Gastgewerbe lag im vierten Quartal 2025 um 34,9 Prozent über dem ersten Quartal 2022. Von Januar bis Februar 2026 gab es 466 beantragte Insolvenzverfahren im Gastgewerbe, 17,0 Prozent mehr als im Vorjahreszeitraum, bei 9,7 Fällen je 10.000 Unternehmen. Zur Größenordnung der Branche: 2024 gab es nach der Umsatzsteuerstatistik 67.946 Restaurants, 153.545 Betriebe im Gaststättengewerbe und 206.105 Unternehmen im Gastgewerbe insgesamt. Alle Werte stammen aus dem DEHOGA-Zahlenspiegel für das erste Quartal 2026, Stand 26. Mai 2026, der auf Erhebungen des Statistischen Bundesamtes und der Bundesagentur für Arbeit beruht.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich jede Woche, die nötigen Angaben stehen schon irgendwo im Betrieb, und heute trägt sie ein Mensch zusammen, der eigentlich am Gast sein sollte.
Ein Telefonassistent nimmt jeden Anruf beim ersten Klingeln an, auch wenn drei Tische gleichzeitig warten und niemand frei ist. Er versteht gesprochene Sprache, fragt nach Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Namen und legt das Ergebnis dort ab, wo dein Team es sieht. Was er nicht klären kann, landet als Rückrufwunsch mit Nummer und Anliegen in einer Liste. Abends um halb acht ist das der Unterschied zwischen einer Reservierung und einer Mailboxansage.
Eine Reservierung ist selten mit dem ersten Anruf fertig. Es kommen zwei Personen dazu, jemand verschiebt auf halb neun, eine Gruppe sagt kurzfristig ab. Ein Assistent nimmt Änderungen und Absagen genauso an wie die erste Buchung, schreibt sie in dein Reservierungssystem und meldet Konflikte, statt sie zu überschreiben. Freigewordene Tische fallen dadurch am selben Abend auf und nicht erst beim Aufräumen.
Öffnungszeiten an Feiertagen, Parkplätze in der Nähe, Hunde erlaubt, Kinderstuhl vorhanden, barrierefreier Zugang, Karte für Silvester. Diese Fragen kommen am Telefon, über das Kontaktformular und über den Chat auf der Website, und die Antwort ist immer dieselbe. Ein Assistent beantwortet sie aus einer gepflegten Quelle, die dein Team ändert, und gibt alles Übrige an einen Menschen weiter.
Abholbestellungen kommen am Telefon herein und werden auf Zetteln notiert, oft mitten im Betrieb. Ein Assistent nimmt die Bestellung auf, liest sie zur Bestätigung noch einmal vor, nennt eine Abholzeit und gibt den Bon direkt in die Küche. Die Rückfragen, die dabei am meisten Zeit kosten, sind immer dieselben: Welche Beilage, welche Größe, mit oder ohne. Genau die lassen sich sauber abfragen.
Lieferantenbestellungen aus Bestand und Wochenplan vorbereiten, den Dienstplan aus Verfügbarkeiten und erwarteten Reservierungen als Entwurf aufstellen, Bewertungen auf Google und den Portalen mit einem Antwortvorschlag versehen. Das sind drei Aufgaben, die spät abends oder am freien Tag erledigt werden. Eine Automation legt den Entwurf hin, freigegeben wird er von dir.
Wir haben in diesen Branchen keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien.
Eine falsche Allergenauskunft kann einen Gast ins Krankenhaus bringen. Deshalb behandeln wir diesen Punkt anders als jeden anderen Anwendungsfall: Eine KI darf Auskunft geben, aber nur aus einer gepflegten Quelle, und im Zweifel übergibt sie an einen Menschen. Die Verantwortung bleibt in jedem Fall beim Betrieb.
Die Lebensmittelinformationsverordnung listet in Anhang II vierzehn Stoffe, die Allergien oder Unverträglichkeiten auslösen können: von glutenhaltigem Getreide über Sellerie und Sulfite bis zu Weichtieren. Nach Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe c muss auf sie hingewiesen werden, und Artikel 44 Absatz 1 Buchstabe a erklärt genau diese Angabe auch für nicht vorverpackte Lebensmittel für verpflichtend, also für alles, was bei dir auf den Teller kommt.
§ 4 Absatz 4 der Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung lässt die mündliche Auskunft durch geschultes Personal ausdrücklich zu. Bedingungen: Die Angabe erfolgt unverzüglich vor Kaufabschluss, es gibt eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung der verwendeten Zutaten, die für Behörden und Gäste unmittelbar und leicht zugänglich ist, und auf die mündliche Auskunft wird gut sichtbar hingewiesen.
Der Assistent bekommt keine freie Antwort, sondern liest nur aus deiner gepflegten Rezeptur- und Zutatenliste vor, derselben, die auch die Aufzeichnung nach § 4 ist. Steht ein Gericht nicht darin, ist die Liste älter als die letzte Kartenänderung oder fragt jemand nach Spuren und Kreuzkontakt, gibt der Assistent keine Auskunft, sondern übergibt an einen Menschen im Betrieb. Jede Auskunft wird protokolliert, damit du im Nachhinein nachvollziehen kannst, was gesagt wurde.
Quellen im Wortlaut: Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 mit Artikel 9, Artikel 44 und Anhang II sowie § 4 LMIDV, abgerufen am 10. September 2026. Für Gästedaten gilt zusätzlich die DSGVO: Name, Telefonnummer, Uhrzeit und Anlass einer Reservierung sind personenbezogene Daten. Wir legen vor dem Start schriftlich fest, welche Daten der Assistent sieht, wie lange sie gespeichert bleiben und ob Anrufe mitgeschnitten werden, und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für deinen Betrieb trifft dein Anwalt oder deine Lebensmittelüberwachung.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst das Kassen- und Reservierungssystem für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Kassensystem mit Fiskalanforderungen, Tischplan, Warenwirtschaft, Zeiterfassung und ein Reservierungsportal sind gelöste Probleme. Dafür gibt es etablierte Branchensoftware, und für einen einzelnen Betrieb ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo Kasse und Reservierungssystem enden, beginnt die Handarbeit: das Telefon während des Service, die immer gleiche Frage im Postfach, die Abholbestellung auf dem Zettel, die Bewertung, die seit drei Wochen unbeantwortet steht. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen.
Erst wenn ein Ablauf für deinen Betrieb typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Auswertungen über mehrere Standorte hinweg, Buchungsstrecken für Veranstaltungen und Caterings oder ein Dashboard, das Kasse, Reservierung und Dienstplan an einer Stelle zeigt.
Im kostenlosen KI-Ready-Check nehmen wir eine Woche in deinem Betrieb auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Meistens ist es das Telefon. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt.
Weiter geht es je nach Fall mit einem KI-Telefonassistenten, einer Automation für Bestellungen und Antwortentwürfe, einer weiteren KI-Lösung wie dem Gäste-Chat oder einer Web-App, wenn kein Standardsystem passt. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite Investition: Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
gerlinger.ai arbeitet mit kleinen und mittleren Unternehmen von 5 bis 250 Mitarbeitern, darunter Betriebe aus dem Gastgewerbe. Der Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis. Beratung und Umsetzung kommen aus einer Hand: Dieselbe Person nimmt den Ablauf auf und baut anschließend die Lösung. Öffentliche Referenzen aus der Gastronomie haben wir nicht, und wir behaupten auch keine.
Er nimmt jeden Anruf sofort an, auch wenn im Service niemand frei ist, und führt ein normales Gespräch in gesprochener Sprache. Er nimmt Reservierungen auf, ändert und storniert sie, beantwortet wiederkehrende Fragen zu Öffnungszeiten, Parkplätzen oder Hunden und nimmt Abholbestellungen entgegen. Alles, was er nicht sicher klären kann, gibt er als Rückrufwunsch mit Nummer und Anliegen weiter. Er ersetzt kein Gespräch, das ein Mensch führen sollte, aber er verhindert, dass ein Anruf unbeantwortet bleibt.
Die Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung erlaubt in § 4 Absatz 4 die mündliche Allergenauskunft durch geschultes Personal, wenn eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung der verwendeten Zutaten vorliegt und unmittelbar zugänglich ist. Eine KI kann diese Aufzeichnung vorlesen, aber sie darf nichts ergänzen und nichts schätzen. Wir bauen sie deshalb so, dass sie nur aus der gepflegten Zutatenliste antwortet und bei allem, was dort nicht eindeutig steht, an einen Menschen übergibt. Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt beim Betrieb, nicht beim System.
Entscheidend ist nicht die Zahl der Standorte, sondern wie oft ein Ablauf vorkommt. Ein Haus mit sechzig Plätzen, bei dem an jedem Abend zwölf Anrufe in der Mailbox landen, hat einen größeren Hebel als eine kleine Kette mit reiner Onlinebuchung. Im KI-Ready-Check rechnen wir das an deinen Zahlen durch, und wenn es sich nicht trägt, sagen wir das.
Name, Telefonnummer, Uhrzeit und Anlass einer Reservierung sind personenbezogene Daten nach DSGVO. Wir bauen die Lösungen so, dass sie auf europäischen Servern laufen und die Daten die EU nicht verlassen. Vor dem Start legen wir schriftlich fest, welche Daten der Assistent sieht, wie lange sie gespeichert bleiben und ob Anrufe mitgeschnitten werden, und wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für deine Datenschutzerklärung bekommst du die nötigen Angaben dokumentiert.
Nein. Der Assistent setzt auf dem auf, was du hast, und schreibt die Reservierung dort hinein. Voraussetzung ist eine Schnittstelle oder wenigstens ein Weg, Buchungen automatisch zu übergeben. Gibt es beides nicht, legt er die Reservierung in einer Liste ab, die dein Team abarbeitet, und wir sagen dir vorher, dass das der schlechtere Weg ist.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite Investition steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. Nach dem kostenlosen KI-Ready-Check bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server, Telefonie und Modelle eingerechnet.
Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Betrieb sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.
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