Start / KI für Restaurants
gerlinger.ai ist eine KI-Agentur für Restaurants und Gastronomiebetriebe. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen dort an, wo im Gastgewerbe wirklich etwas verloren geht: beim Telefon. Während des Service kann niemand abnehmen, und jeder unbeantwortete Anruf kann eine Reservierung sein, die woanders landet. Wer am Herd steht und wer serviert, bleibt gleich. Was drumherum an Handarbeit hängt, wird weniger.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in den Betrieb, sonst läuft alles per Video.
Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce.
TÜV Rheinland geprüftVerkaufspsychologie-Expert:in, ID 0217464581Genau dann ruft aber an, wer für Freitag einen Tisch für sechs will. Das Telefon läuft in die Mailbox, die Mailbox hört am nächsten Vormittag jemand ab, und der Gast hat längst woanders reserviert. Dazu kommt der Rest: dieselbe Frage nach den Öffnungszeiten zum zwanzigsten Mal, Absagen, die keiner mitbekommt, und ein Tischplan, den jemand zwischen zwei Gängen von Hand korrigiert.
KI für Restaurants ersetzt keinen Koch und keinen Service. Sie übernimmt, was am Telefon und im Postfach liegen bleibt: Anrufe annehmen, Reservierungen aufnehmen, ändern und absagen, wiederkehrende Gästefragen beantworten, Abholbestellungen entgegennehmen und den Papierkram nach dem Service vorbereiten. Entschieden wird weiter im Betrieb.
Wir suchen den einen Ablauf, der jede Woche Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste.
Wenn dein Kassen- oder Reservierungssystem das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Das erklärt, warum jede Stunde Handarbeit im Betrieb heute mehr wiegt als vor fünf Jahren. Preisbereinigt setzt das Gastgewerbe deutlich weniger um als vor der Krise, während Personal, Energie und Waren teurer geworden sind.
höhere Arbeitskosten im Gastgewerbe als Anfang 2022
DEHOGA-Zahlenspiegel I/2026, Stand 26. Mai 2026mehr beantragte Insolvenzverfahren im Gastgewerbe als im Vorjahr
DEHOGA-Zahlenspiegel I/2026, Stand 26. Mai 2026Genaue Werte: Im ersten Quartal 2026 lag der reale Umsatz im Gastgewerbe 19,7 Prozent unter dem Wert von 2019 und 5,1 Prozent unter dem Vorjahresquartal, nominal ergab sich ein Plus von 2,1 Prozent. Der Arbeitskostenindex des Statistischen Bundesamtes für das Gastgewerbe lag im vierten Quartal 2025 um 34,9 Prozent über dem ersten Quartal 2022. Von Januar bis Februar 2026 gab es 466 beantragte Insolvenzverfahren im Gastgewerbe, 17,0 Prozent mehr als im Vorjahreszeitraum. Allein für den Februar 2026 weist der Zahlenspiegel eine Insolvenzhäufigkeit von 9,7 Fällen je 10.000 Unternehmen aus. Zur Größenordnung der Branche: Für 2024 weist die Umsatzsteuerstatistik 67.946 umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in der Kategorie Restaurants aus, 153.545 im Gaststättengewerbe insgesamt und 206.105 im Gastgewerbe insgesamt. Erfasst sind dabei nur Steuerpflichtige mit jährlichen Lieferungen und Leistungen über 22.000 Euro, kleinere Betriebe tauchen in diesen Zahlen nicht auf. Alle Werte stammen aus dem DEHOGA-Zahlenspiegel für das erste Quartal 2026, Stand 26. Mai 2026, der auf Erhebungen des Statistischen Bundesamtes und der Bundesagentur für Arbeit beruht.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich jede Woche, die nötigen Angaben stehen schon irgendwo im Betrieb, und heute trägt sie ein Mensch zusammen, der eigentlich am Gast sein sollte.
Ein Telefonassistent geht ans Telefon, während im Service niemand frei ist, auch wenn drei Tische gleichzeitig warten. Er versteht gesprochene Sprache, fragt nach Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Namen und legt das Ergebnis dort ab, wo dein Team es sieht. Was er nicht klären kann, landet als Rückrufwunsch mit Nummer und Anliegen in einer Liste. Wie viele Gespräche gleichzeitig laufen können und wohin er weiterleitet, hängt von deiner Telefonanlage, den freigeschalteten Leitungen und den Regeln ab, die wir vorher festlegen. Wie viele Anrufe abends dadurch tatsächlich beantwortet werden und wie viel Zeit das im Service spart, beziffern wir nach einem Testbetrieb in deinem Haus.
Eine Reservierung ist selten mit dem ersten Anruf fertig. Es kommen zwei Personen dazu, jemand verschiebt auf halb neun, eine Gruppe sagt kurzfristig ab. Ein Assistent nimmt Änderungen und Absagen genauso an wie die erste Buchung, schreibt sie in dein Reservierungssystem und meldet Konflikte, statt sie zu überschreiben. Freigewordene Tische fallen dadurch am selben Abend auf und nicht erst beim Aufräumen.
Öffnungszeiten an Feiertagen, Parkplätze in der Nähe, Hunde erlaubt, Kinderstuhl vorhanden, barrierefreier Zugang, Karte für Silvester. Diese Fragen kommen am Telefon, über das Kontaktformular und über den Chat auf der Website, und die Antwort ist immer dieselbe. Ein Assistent beantwortet sie aus einer gepflegten Quelle, die dein Team ändert, und gibt alles Übrige an einen Menschen weiter.
Abholbestellungen kommen am Telefon herein und werden auf Zetteln notiert, oft mitten im Betrieb. Ein Assistent nimmt die Bestellung auf, liest sie zur Bestätigung noch einmal vor, nennt eine Abholzeit und gibt den Bon direkt in die Küche. Die Rückfragen, die dabei am meisten Zeit kosten, sind immer dieselben: Welche Beilage, welche Größe, mit oder ohne. Genau die lassen sich sauber abfragen. Eine telefonische Bestellung ist ein Fernabsatzgeschäft, und dafür verlangt Artikel 14 Absatz 2 in Verbindung mit Artikel 44 der Lebensmittelinformationsverordnung, dass die Allergenangaben vor dem Abschluss des Kaufvertrags verfügbar sein müssen. Der Assistent gibt sie nicht selbst. Wie du sie auf diesem Weg verfügbar machst, solltest du vor dem Start mit deiner Lebensmittelüberwachung klären.
Lieferantenbestellungen aus Bestand und Wochenplan vorbereiten, den Dienstplan aus Verfügbarkeiten und erwarteten Reservierungen als Entwurf aufstellen, Bewertungen auf Google und den Portalen mit einem Antwortvorschlag versehen. Das sind drei Aufgaben, die spät abends oder am freien Tag erledigt werden. Eine Automation legt den Entwurf hin, freigegeben wird er von dir.
Wir haben in diesen Branchen keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien.
Eine falsche Allergenauskunft kann einen Gast ins Krankenhaus bringen. Deshalb behandeln wir diesen Punkt anders als jeden anderen Anwendungsfall: Der Assistent gibt zu Allergenen und Unverträglichkeiten keine Auskunft, sondern übergibt an einen Menschen. Die Verantwortung bleibt in jedem Fall beim Betrieb.
Die Lebensmittelinformationsverordnung listet in Anhang II vierzehn Stoffe, die Allergien oder Unverträglichkeiten auslösen können: von glutenhaltigem Getreide über Sellerie und Sulfite bis zu Weichtieren. Nach Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe c muss auf sie hingewiesen werden, und Artikel 44 Absatz 1 Buchstabe a erklärt genau diese Angabe auch für nicht vorverpackte Lebensmittel für verpflichtend, also für alles, was bei dir auf den Teller kommt. Kommt die Bestellung über das Telefon oder ein anderes Fernkommunikationsmittel herein, kommt Artikel 14 dazu: Nach Absatz 2 sind die nach Artikel 44 vorgeschriebenen Angaben nach Maßgabe von Absatz 1 verfügbar zu machen, und Absatz 1 Buchstabe a verlangt, dass sie vor dem Abschluss des Kaufvertrags verfügbar sind, ohne dass dem Gast dafür zusätzliche Kosten entstehen. Nach Buchstabe b müssen alle verpflichtenden Angaben außerdem zum Zeitpunkt der Lieferung verfügbar sein. Wie sich das bei telefonischen Abholbestellungen sauber lösen lässt, gehört vor den Start mit deiner Lebensmittelüberwachung besprochen.
§ 4 Absatz 4 der Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung lässt die mündliche Auskunft ausdrücklich zu, nennt dafür aber den Lebensmittelunternehmer und das Personal, das über die verwendeten Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe hinreichend unterrichtet ist. Ein Sprachassistent ist dieses Personal nicht, und aus der Erlaubnis für Menschen folgt keine Erlaubnis für eine KI. Dazu kommen die weiteren Bedingungen: Die Angabe erfolgt auf Nachfrage unverzüglich vor Kaufabschluss und vor Übergabe, es gibt eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung der verwendeten Zutaten, die für die Behörde und auf Nachfrage für Gäste unmittelbar und leicht zugänglich ist, und bei den betreffenden Lebensmitteln oder in einem Aushang wird gut sichtbar, deutlich und gut lesbar darauf hingewiesen, dass die Angaben mündlich bereitgestellt werden und die schriftliche oder elektronische Aufzeichnung auf Nachfrage zugänglich ist.
Fragt jemand nach Allergenen, Unverträglichkeiten, Spuren oder Kreuzkontakt, antwortet der Assistent nicht, sondern übergibt an einen Menschen im Betrieb oder nimmt einen Rückrufwunsch auf. Das ist keine Einstellung, die man umlegen kann: Die Allergenauskunft durch den Assistenten bauen wir nicht, auch nicht für einzelne Gerichte und auch nicht auf Wunsch. Protokolliert wird dabei der Übergabevorgang, also wann übergeben wurde, an wen und mit welchem Anliegen. Den Inhalt des Gesprächs schneiden wir dafür nicht mit. Daneben müssen aktuelle Allergeninformationen auf einem anderen, unmittelbar und leicht zugänglichen Weg bereitstehen, etwa auf der Karte, über einen Aushang oder als gepflegte Zutatenliste, die dein Team auf Nachfrage vorlegt. Ob sich diese Angaben nach § 4 Absatz 3 Satz 2 Nummer 4 LMIDV auch elektronisch bereitstellen lassen und wie eine telefonische Ausgestaltung aussehen müsste, musst du vorher mit deiner Lebensmittelüberwachung oder einem Fachanwalt klären. Als fertige Leistung sagen wir das nicht zu.
Quellen im Wortlaut: Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 mit Artikel 9, Artikel 44 und Anhang II sowie § 4 LMIDV, abgerufen am 10. September 2026. Für Gästedaten gilt zusätzlich die DSGVO: Name, Telefonnummer, Uhrzeit und Anlass einer Reservierung sind personenbezogene Daten. Wir legen vor dem Start schriftlich fest, welche Daten der Assistent sieht, wie lange sie gespeichert bleiben und ob Anrufe mitgeschnitten werden, und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für deinen Betrieb trifft dein Anwalt oder deine Lebensmittelüberwachung.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot.
Was wir gar nicht bauen: Die Allergenauskunft durch den Assistenten steht hier bewusst nicht als Kostenfrage. Sie ist ein Nein, unabhängig davon, wie oft sie vorkommt und was sie sparen würde. Warum, steht oben im Abschnitt zu den Allergenen.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst das Kassen- und Reservierungssystem für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Kassensystem mit Fiskalanforderungen, Tischplan, Warenwirtschaft, Zeiterfassung und ein Reservierungsportal sind gelöste Probleme. Dafür gibt es etablierte Branchensoftware, und für einen einzelnen Betrieb ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo Kasse und Reservierungssystem enden, beginnt die Handarbeit: das Telefon während des Service, die immer gleiche Frage im Postfach, die Abholbestellung auf dem Zettel, die Bewertung, die seit drei Wochen unbeantwortet steht. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen.
Erst wenn ein Ablauf für deinen Betrieb typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Auswertungen über mehrere Standorte hinweg, Buchungsstrecken für Veranstaltungen und Caterings oder ein Dashboard, das Kasse, Reservierung und Dienstplan an einer Stelle zeigt.
Im kostenlosen Analysegespräch nehmen wir eine Woche in deinem Betrieb auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Meistens ist es das Telefon. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt.
Weiter geht es je nach Fall mit einem KI-Telefonassistenten, einer Automation für Bestellungen und Antwortentwürfe, einer weiteren KI-Lösung wie dem Gäste-Chat oder einer Web-App, wenn kein Standardsystem passt. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite Investition: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
gerlinger.ai arbeitet mit kleinen und mittleren Unternehmen von 5 bis 250 Mitarbeitern. Der Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis. Beratung und Umsetzung kommen aus einer Hand: Dieselbe Person nimmt den Ablauf auf und baut anschließend die Lösung. Öffentliche Referenzen aus der Gastronomie haben wir nicht, und wir behaupten auch keine.
Er geht ans Telefon, während im Service niemand frei ist, und führt ein normales Gespräch in gesprochener Sprache. Er nimmt Reservierungen auf, ändert und storniert sie, beantwortet wiederkehrende Fragen zu Öffnungszeiten, Parkplätzen oder Hunden und nimmt Abholbestellungen entgegen. Fragen zu Allergenen und Unverträglichkeiten übergibt er an einen Menschen. Bei Abholbestellungen kommt hinzu, dass die Allergenangaben nach Artikel 14 in Verbindung mit Artikel 44 der Lebensmittelinformationsverordnung schon vor dem Abschluss des Kaufvertrags verfügbar sein müssen. Wie du das auf dem Telefonweg löst, solltest du vor dem Start mit deiner Lebensmittelüberwachung klären. Alles andere, was er nicht sicher klären kann, gibt er als Rückrufwunsch mit Nummer und Anliegen weiter. Wie viele Gespräche parallel möglich sind und wohin er weiterleitet, hängt von deiner Telefonanlage und den Regeln ab, die wir vorher festlegen. Wie viele Anrufe er im Betrieb abfängt und wie viel Zeit das spart, beziffern wir nach einem Testbetrieb.
Bei uns nicht. § 4 Absatz 4 der Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung erlaubt die mündliche Allergenauskunft dem Lebensmittelunternehmer und dem hinreichend unterrichteten Personal. Ein Sprachassistent ist das nicht, und aus der Erlaubnis für Menschen folgt keine Erlaubnis für eine KI. Deshalb übergibt der Assistent jede Frage zu Allergenen und Unverträglichkeiten an einen Menschen im Betrieb. Aktuelle Allergeninformationen müssen zusätzlich auf einem anderen, unmittelbar und leicht zugänglichen Weg bereitstehen, etwa auf der Karte, über einen Aushang oder als Zutatenliste auf Nachfrage. Ob eine elektronische Bereitstellung nach § 4 Absatz 3 Satz 2 Nummer 4 LMIDV für deinen Betrieb in Frage kommt, musst du vorher mit der Lebensmittelüberwachung oder einem Fachanwalt klären. Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt in jedem Fall beim Betrieb.
Ja, und das ist seit dem 2. August 2026 auch Pflicht: Artikel 50 Absatz 1 der KI-Verordnung verlangt, dass ein KI-System, das direkt mit Menschen spricht, so gebaut ist, dass die Person erfährt, mit einem KI-System zu sprechen. Ausgenommen ist, was ohnehin offensichtlich ist. Wir würden es auch ohne diese Pflicht so bauen. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er ein automatischer Assistent des Betriebs ist, und er sagt auch, wie man einen Menschen erreicht. Wie die Ansage bei euch genau lautet, legt ihr fest.
Entscheidend ist nicht die Zahl der Standorte, sondern wie oft ein Ablauf vorkommt. Ein Haus mit sechzig Plätzen, bei dem an jedem Abend zwölf Anrufe in der Mailbox landen, hat einen größeren Hebel als eine kleine Kette mit reiner Onlinebuchung. Im Analysegespräch rechnen wir das an deinen Zahlen durch, und wenn es sich nicht trägt, sagen wir das.
Name, Telefonnummer, Uhrzeit und Anlass einer Reservierung sind personenbezogene Daten nach DSGVO. Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Vor dem Start legen wir schriftlich fest, welche Daten der Assistent sieht, wie lange sie gespeichert bleiben und ob Anrufe mitgeschnitten werden, und wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für deine Datenschutzerklärung bekommst du die nötigen Angaben dokumentiert.
Nein. Der Assistent setzt auf dem auf, was du hast, und schreibt die Reservierung dort hinein. Voraussetzung ist eine Schnittstelle oder wenigstens ein Weg, Buchungen automatisch zu übergeben. Gibt es beides nicht, legt er die Reservierung in einer Liste ab, die dein Team abarbeitet, und wir sagen dir vorher, dass das der schlechtere Weg ist.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite Investition steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server, Telefonie und Modelle eingerechnet.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Betrieb sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.
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