Start / Rechnungen automatisch auslesen
Eingangsrechnungen kommen aus fünf Kanälen: als Brief, als PDF im Postfach, aus einem Lieferantenportal, als Foto vom Handy und seit 2025 zunehmend als E-Rechnung im XML-Format. gerlinger.ai baut den Ablauf, der sie alle annimmt, ausliest, mit Bestellung und Lieferschein abgleicht und für die Freigabe vorbereitet. Rechnungssteller, Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum und Bestellbezug landen als Daten im System. Freigegeben wird von einem Menschen.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Die schriftliche Einschätzung gehört dir, auch wenn wir nicht zusammenarbeiten.
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TÜV Rheinland geprüftVerkaufspsychologie-Expert:in, ID 0217464581Eine Rechnung liegt im Postfach, eine im Briefkasten, eine hängt in einem Lieferantenportal, das jemand einmal im Monat aufruft, und eine liegt als Foto auf dem Handy eines Monteurs. Bis alle vier an derselben Stelle liegen, ist mehr Zeit vergangen als beim eigentlichen Buchen.
Rechnungen automatisch auslesen heißt: Ein Ablauf nimmt Belege aus allen Kanälen an, erkennt Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum und Bestellbezug, ordnet sie dem richtigen Vorgang zu und legt sie zur Freigabe vor. Werte, bei denen die KI unsicher ist, werden markiert statt stillschweigend übernommen.
Die sachliche Freigabe macht ein Mensch. Ob die Leistung wirklich erbracht wurde, weiß der Bauleiter oder der Einkäufer, nicht das Modell. Die KI bereitet die Entscheidung vor und legt daneben, was zum Prüfen nötig ist.
Wenn deine Warenwirtschaft oder dein Steuerberaterprogramm das schon kann, sagen wir das und bauen nichts daneben.
Seit Anfang 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. In den Betrieben führt das bisher vor allem zu Doppelstrukturen: Ein Teil der Post kommt strukturiert, der andere als PDF und auf Papier, und beides wird nebeneinander von Hand verarbeitet.
der etwa 1.200 Eingangsrechnungen eines Betriebs lagen 2025 als E-Rechnung vor
ZDH-Umfrage, 18. Mai 2026der Betriebe nutzen für E-Rechnungen ein GoBD-konformes Archivierungssystem
ZDH-Umfrage, 18. Mai 2026aller Unternehmen ab 10 Beschäftigten nutzen überhaupt KI
Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025Die ersten beiden Werte stammen aus einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks unter 1.926 Handwerksbetrieben aus 52 Handwerkskammern, erhoben vom 12. Januar bis 27. Februar 2026 und veröffentlicht am 18. Mai 2026. Der ZDH formuliert sie als "etwa die Hälfte" und "rund ein Drittel"; gut ein Drittel der Betriebe stellt zudem selbst E-Rechnungen aus, und knapp die Hälfte derjenigen, die es noch nicht tun, plant die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027. Ein fehlendes GoBD-konformes Archiv ist dabei nicht automatisch ein Verstoß: Nach Abschnitt 14b.1 Absatz 1 Satz 5 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses liegt allein wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG vor. Der dritte Wert kommt aus der amtlichen Erhebung des Statistischen Bundesamtes zur Nutzung von KI-Technologien nach Beschäftigtengrößenklassen, Berichtsjahr 2025. Die beiden Erhebungen haben unterschiedliche Grundlagen und lassen sich nicht direkt verrechnen.
Alle fünf laufen heute in vielen Betrieben von Hand, obwohl die nötigen Angaben schon im Haus sind: in der Bestellung, im Lieferschein, im Vertrag und in der Rechnung selbst.
Papier wird gescannt, das PDF aus dem Postfach wird abgeholt, Portale werden regelmäßig geleert, das Foto vom Monteur kommt über eine einfache Upload-Adresse, und die E-Rechnung wird als XML-Datensatz eingelesen. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist dafür nicht nötig, das stellt die Finanzverwaltung ausdrücklich klar. Am Ende liegt alles in einem Eingang, mit Datum und Herkunft.
Rechnungssteller mit Anschrift, Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitraum, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag, dazu der Bestell- oder Projektbezug. Bei einer E-Rechnung stehen diese Angaben strukturiert im Datensatz, bei PDF und Papier liest die KI sie aus dem Bild. Bei einer E-Rechnung läuft vorher eine Formatvalidierung: Eine Prüfanwendung sagt, ob die Datei technisch der Norm und ihren Geschäftsregeln entspricht. Das ist etwas anderes als die inhaltliche Rechnungsprüfung, ob Leistung, Preis und Bestellbezug stimmen. Die kommt in Schritt 03 und bei der Freigabe. Fehlt eine Pflichtangabe, fällt das hier auf und nicht erst beim Vorsteuerabzug.
Die Rechnung wird gegen die Bestellung und den Lieferschein gehalten: Sind es dieselben Positionen, dieselben Mengen, dieselben vereinbarten Preise? Abweichungen werden benannt, nicht nur markiert, also etwa "drei Sack Zement mehr berechnet als geliefert". Das ist die Vorarbeit für die rechnerische und die sachliche Prüfung, die danach kommt.
Je nach Betrag, Kostenstelle und Projekt geht die Rechnung an den, der sie sachlich beurteilen kann, und danach an die kaufmännische Freigabe. Jeder sieht, was er entscheiden soll, und nicht die ganze Ablage. Skonto-Fristen werden mitgeführt, damit die Freigabe nicht am Tag danach passiert. Wer freigegeben hat und wann, bleibt am Vorgang stehen.
Der fertige Datensatz geht mit Kontierungsvorschlag an die Buchhaltung oder an die Kanzlei, der Beleg wandert in ein Archiv, das nachträgliche Änderungen ausschließt und protokolliert. Bei einer E-Rechnung wird der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt, nicht nur ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht davon.
Wir haben in diesen Branchen keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien.
Hier wird viel Unsinn geschrieben, in beide Richtungen. Der Termin ist echt und er ist nah, aber niemand muss bis morgen sein Rechnungswesen umbauen. Was gilt, steht im Gesetz, und das lässt sich nachlesen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Beim Ausstellen staffelt § 27 Absatz 38 UStG nach dem Zeitpunkt des Umsatzes: Für einen Umsatz, der vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt wird, darf bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier abgerechnet werden, für einen Umsatz aus dem Jahr 2027 bis zum 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Sinne des § 19 Absatz 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ein einfaches PDF ist dabei nicht dasselbe wie Papier: Es ist ein anderes elektronisches Format und in beiden Zeiträumen nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Unabhängig von der Umsatzgrenze bleiben EDI-Verfahren nach § 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG für Umsätze aus dem Jahr 2027 zulässig, ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers. Ausnahmen gibt es außerdem: Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden, und für Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht schon keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen. Bei den Kleinbetragsrechnungen gilt das aber nicht durchgängig, und die Einschränkung trifft gerade das Bauhandwerk: § 33 Satz 3 UStDV nimmt Leistungen nach den §§ 3c, 6a und 13b UStG aus, und § 13b Absatz 2 Nummer 4 UStG erfasst die Bauleistungen. Dort greift die Erleichterung nicht. Wer nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine Rechnung in anderer Form.
Ob Papier, PDF oder XML: Eine Rechnung braucht nach § 14 Absatz 4 UStG Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Dazu kommen zwei Angaben, die nicht jede Rechnung betreffen: in den Fällen des § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und, wenn der Leistungsempfänger selbst abrechnet, das Wort "Gutschrift". Zusammen sind das die zehn Nummern des Absatzes 4. Neu ist nur: In einer E-Rechnung müssen diese Angaben strukturiert im Datensatz stehen. Ein Freitextfeld oder ein Anhang reicht nicht. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gilt der kürzere Katalog aus § 33 UStDV, für Fahrausweise der aus § 34 UStDV.
Rechnungen sind nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung; § 147 Absatz 3 AO nennt dieselbe Frist für Buchungsbelege. Die acht Jahre sind dabei eine Untergrenze: Nach § 147 Absatz 3 Satz 5 AO läuft die Frist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Aufbewahrung erfolgt grundsätzlich im empfangenen Format, bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen und maschinell auswertbar bleiben. Dazu kommt § 146 Absatz 4 AO: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Der ganze Ablauf gehört nach den GoBD in eine Verfahrensdokumentation.
Quellen im Wortlaut: § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG, § 33 UStDV, § 34 UStDV, § 34a UStDV, § 146 AO und § 147 AO, abgerufen am 10. September 2026. Die Auslegung der Finanzverwaltung steht im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, das das erste Schreiben vom 15. Oktober 2024 ergänzt; dort steht unter anderem, dass für den Empfang kein gesondertes E-Mail-Postfach nötig ist und dass das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 unter die zulässigen Formate fällt, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Absatz 14 UStAE). Die GoBD sind das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025. Eine Übersicht aus Sicht der Betriebe führt der Zentralverband des Deutschen Handwerks. Das hier ist keine Steuer- oder Rechtsberatung: Für deinen Fall entscheidet dein Steuerberater.
Die Rechnung ist einfach: Wie viele Belege im Monat, wie lange dauert einer heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst das vorhandene System ausreizen, dann KI-Bausteine an den Rändern, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Warenwirtschaft, Buchhaltungsprogramm und die Portale der Steuerberatung bringen heute meist eine Belegerfassung mit, oft samt Archiv. Bevor jemand etwas Neues baut, prüfen wir, was davon eingeschaltet und was nur nie eingerichtet wurde.
Dort, wo das Standardsystem endet, beginnt die Handarbeit: das Portal, das jemand leeren muss, der Beleg im fremden Layout, das Foto vom Monteur, der Abgleich mit dem Lieferschein und die Frage, wer eigentlich freigeben soll. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen.
Erst wenn ein Ablauf für deinen Betrieb typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Freigabe-Oberflächen für Projekte und Baustellen sowie Auswertungen über mehrere Systeme hinweg.
Wir bauen so, dass ein Mensch jederzeit sehen kann, was der Ablauf getan hat, und ihn anhalten kann. Zu jedem Vorgang steht in normalen Sätzen da, was hereinkam, wie es zugeordnet wurde und wer freigegeben hat.
Im kostenlosen Analysegespräch nehmen wir einen Monat Rechnungseingang auseinander: wie viele Belege aus welchem Kanal kommen, wo sie liegen bleiben, wie oft nachgefragt wird und was die Freigabe heute wirklich dauert. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten.
Weiter geht es je nach Fall mit einer Automation, einer KI-Lösung wie Dokumentenerkennung oder Wissensdatenbank oder einer eigenen Web-App. Den Überblick über alle Abläufe gibt die Seite KI-Automatisierung, für Handwerksbetriebe gibt es eine eigene Seite zu KI im Handwerk und für Kanzleien eine zu KI für Steuerberater. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite Investition: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Der Ablauf nimmt den Beleg an, egal ob er als Scan, PDF, Foto oder XML-Datensatz kommt, und zieht die Angaben heraus, die in die Buchhaltung müssen: Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum und Bestellbezug. Bei einer E-Rechnung stehen diese Felder strukturiert im Datensatz, bei Papier und PDF liest die KI sie aus dem Bild. Werte, bei denen sie unsicher ist, werden markiert und einem Menschen vorgelegt.
Sie kann die Prüfung vorbereiten, nicht abschließen. Die rechnerische Prüfung, also ob Summen und Steuerbeträge stimmen und ob Pflichtangaben nach § 14 UStG fehlen, lässt sich zuverlässig automatisieren. Der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein ebenfalls, samt Benennung der Abweichung. Die sachliche Prüfung, ob die Leistung so erbracht wurde, bleibt bei dem Menschen, der vor Ort war.
Empfangen müssen inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025, auch Kleinunternehmer. Beim Ausstellen staffelt § 27 Absatz 38 UStG nach dem Zeitpunkt des Umsatzes: Für Umsätze vor dem 1. Januar 2027 darf bis Ende 2026 auf Papier abgerechnet werden, für Umsätze aus 2027 bis Ende 2027, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Sinne des § 19 Absatz 2 UStG im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ein einfaches PDF ist kein Papier, sondern ein anderes elektronisches Format und nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Unabhängig von der Umsatzgrenze bleiben EDI-Verfahren nach § 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG für Umsätze aus 2027 zulässig, ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers. Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV. Bei den Kleinbetragsrechnungen gilt das nicht durchgängig: § 33 Satz 3 UStDV nimmt Leistungen nach den §§ 3c, 6a und 13b UStG aus, und darunter fallen nach § 13b Absatz 2 Nummer 4 UStG die Bauleistungen. Ist ein Umsatz nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei, besteht schon keine Pflicht zur Rechnungsausstellung. Für deinen Fall entscheidet dein Steuerberater, das hier ist keine Steuerberatung.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz. Nach § 14 Absatz 1 Satz 6 Nummer 1 UStG muss das Format der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen. Darunter fallen in Deutschland der Standard XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, aber nicht in jedem Profil: MINIMUM und BASIC-WL sind ausgenommen, weil sie keine vollständige Rechnung abbilden. Version und Profil gehören also zusammen, die Versionsnummer allein sagt nichts. Nummer 2 ist der Auffangtatbestand daneben: Aussteller und Empfänger dürfen ein abweichendes Format vereinbaren, etwa ein EDI-Verfahren, wenn sich die erforderlichen Angaben vollständig in ein Format überführen lassen, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format und innerhalb der Übergangsfristen nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig, danach zwischen inländischen Unternehmern nur noch in den Ausnahmefällen wie Kleinbetragsrechnungen. Bei hybriden Formaten gilt der strukturierte Teil, nicht die lesbare Ansicht. Ob eine Datei technisch passt, sagt die Formatvalidierung; ob Leistung, Preis und Bestellbezug stimmen, klärt erst die inhaltliche Rechnungsprüfung. Für deinen Fall entscheidet dein Steuerberater, das hier ist keine Steuerberatung.
Nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. § 147 Absatz 3 AO nennt für Buchungsbelege dieselbe Frist. Die acht Jahre sind dabei eine Untergrenze: Nach § 147 Absatz 3 Satz 5 AO läuft die Frist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Aufbewahrt wird grundsätzlich im empfangenen Format, bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen und maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck genügt nicht. Wie ihr das im Betrieb macht, gehört in die Verfahrensdokumentation. Für deinen Fall entscheidet dein Steuerberater, das hier ist keine Steuerberatung.
Sie beschreibt schriftlich, wie Belege in deinem Betrieb entstehen, hereinkommen, erfasst, geprüft, gebucht und archiviert werden, und wer dabei was darf. Die GoBD verlangen sie, damit ein Prüfer den Weg eines Belegs nachvollziehen kann, ohne im Betrieb zu sitzen. Wenn wir einen Ablauf bauen, schreiben wir die Beschreibung dieses Teils mit, damit dein Steuerberater sie in eure vorhandene Dokumentation übernehmen kann.
Ja, und meistens ist das der zweite Schritt nach dem Rechnungseingang. Wartungsverträge, Lieferantenvereinbarungen und Ausschreibungsunterlagen lassen sich zusammenfassen, verschlagworten und durchsuchbar machen, wobei jede Antwort die Fundstelle mitzeigt, damit jemand am Original nachlesen kann. Als Ersatz für ein geprüftes Dokument taugt eine Zusammenfassung nicht, als Abkürzung der Suche schon.
Das hängt davon ab, aus wie vielen Kanälen die Belege kommen, an wie viele Systeme der Ablauf angebunden wird und wie viele Ausnahmen es gibt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite Investition steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet.
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