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Das Postfach sortiert sich morgens von selbst. Belege sind erfasst, bevor jemand danach sucht. Angebote liegen gerechnet in der Liste. Geschäftsprozesse automatisieren wir dort, wo sie sich jede Woche wiederholen, und fangen mit dem Ablauf an, der wenig Aufwand macht und viel bringt.
45 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch.
per E-Mail oder Formular
Anliegen, Kunde, Dringlichkeit
ins richtige System, ohne Abtippen
mit Eingangsbestätigung
TÜV-zertifiziertVerkaufspsychologie, TÜV RheinlandWenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe einem anderen in wenigen Minuten erklären kann, kann sie in der Regel auch eine Automation übernehmen.
In fast jedem Betrieb gibt es eine Liste. Darauf stehen zehn Dinge, die man automatisieren könnte, und weil zehn zu viele sind, wird keins davon angefangen. Wer trotzdem loslegt, nimmt sich meistens das Komplizierteste vor, weil es am meisten weh tut. Dann dauert es Monate, und danach traut sich niemand mehr an das Zweite.
Wir drehen das um. Zuerst kommt der Ablauf, der am wenigsten Aufwand macht und im Betrieb am meisten bringt. So einer ist in Wochen fertig, nicht in Monaten. Danach nehmen wir den mit der größten Wirkung, auch wenn er länger dauert. Wenn dein Team einmal gesehen hat, dass es funktioniert, kommt das Zweite von allein.
Zehn Möglichkeiten, keine angefangen.
Der Erste ist in Wochen fertig. Danach kommt der Nächste.
Heute liest jemand die Anfrage, überträgt die Daten und schreibt zurück. Einmal festgelegt, läuft dieser Weg von selbst, auch am Montagmorgen mit drei Anrufen dazwischen.
Aus dem Postfach, dem Formular auf der Website oder dem Anruf. Der Weg spielt keine Rolle, alles landet an derselben Stelle.
Auftragsnummer, Adresse, Menge, Termin. Auch aus einem Anhang, den sonst jemand von Hand abgetippt hätte.
In der Warenwirtschaft, im Kundenverzeichnis, im Projektordner. Ohne Zwischenschritt und ohne zweite Eingabe.
Eine Eingangsbestätigung mit dem, was der Absender wissen will: Wir haben es, so geht es weiter, bis wann.
Beispielhafter Ablauf. Wie viele Schritte es bei dir sind und wo die Grenze liegt, klären wir im Erstgespräch.
Dafür braucht es keine Studie, sondern eine ehrliche Messung über zwei Wochen.
Täglich, wöchentlich, monatlich. Ein Ablauf, der zwanzigmal am Tag stattfindet, lohnt sich auch dann, wenn er jedes Mal nur zwei Minuten kostet.
Gemessen, nicht geschätzt. Die Schätzung liegt fast immer zu niedrig, weil das Suchen, Nachfragen und Wiederaufnehmen nicht mitgezählt wird.
Je mehr Sonderfälle, desto aufwendiger. Wenn mehr als jeder fünfte Fall eine Ausnahme ist, lohnt es sich eher, den Ablauf nur vorbereiten zu lassen: Die Automation legt alles zurecht, die Entscheidung trifft ein Mensch.
Bei manchen Abläufen geht es nicht um Zeit, sondern um die Folgen einer falschen Zahl. Dort rechnet sich Automatisierung über die Verlässlichkeit, nicht über die Stunden.
Wir messen diese vier Zahlen im Betrieb, gemeinsam mit den Menschen, die den Ablauf täglich machen. Erst danach reden wir über Umsetzung.
Der Begriff wird für ganz Verschiedenes benutzt, von der Serienmail bis zur Fabriksteuerung. Hier geht es um die Büroarbeit dazwischen.
Geschäftsprozesse automatisieren heißt: Ein wiederkehrender Ablauf, den heute ein Mensch von Hand macht, läuft danach von allein und meldet sich nur, wenn eine Entscheidung nötig ist.
Der letzte Punkt ist der wichtigste. Eine gute Automation macht nicht alles allein. Sie erledigt den gleichförmigen Teil und legt jeden Fall, der von der Regel abweicht, einem Menschen vor, mit allem, was er zur Entscheidung braucht.
Das Wort „Workflow-Automatisierung" meint dasselbe. Wir bleiben bei Geschäftsprozessen, weil das die Sprache ist, in der unsere Kunden davon reden.
Die Branchen unterscheiden sich, die Engstellen ähneln sich: Eingang, Belege und Übergaben.
Anfragen kommen über Mail, Formular, Telefon und Messenger. Jemand liest alles, sortiert, leitet weiter und antwortet auf die immer gleichen Fragen. Das ist der Ablauf mit dem größten Hebel, weil er jeden Tag stattfindet.
Lieferscheine, Rechnungen, Stundenzettel, Aufmaße: Die Angaben stehen auf dem Papier oder im PDF, und jemand überträgt sie in ein System. Belege fotografieren und automatisch auslesen funktioniert heute so gut, dass sich das Abtippen in vielen Fällen erübrigt.
Zwischen Shop und Warenwirtschaft, zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung, zwischen Planung und Lohn liegt oft eine Liste, die jemand exportiert, anpasst und wieder einliest. Das ist der Fall, den niemand auf dem Zettel hat.
Das sind Beispiele für typische Engstellen, keine Projektberichte. Welche bei dir die größte ist, zeigt die Messung im Betrieb.
Eine Automation arbeitet im Hintergrund, deshalb sieht man sie selten. Sichtbar wird sie dort, wo jemand nachsieht, was sie getan hat: welcher Agent wie oft gelaufen ist, was er gekostet hat, welche Unterlage abgelegt wurde, welches Angebot noch offen ist. Sieben Ansichten aus unserem Demo-System.
Bildschirmaufnahmen aus laufenden Oberflächen, keine Nachbauten. Die Zahlen darin sind Demo-Daten und stehen für ein Thema, nicht für ein Kundenprojekt.
Diese Abläufe kommen in fast jedem Betrieb vor, sie wiederholen sich verlässlich und sie haben wenige Ausnahmen. Genau das macht sie zu guten ersten Fällen.
Eingehende Mails werden gelesen, dem richtigen Bereich zugeordnet und mit einer Zusammenfassung weitergegeben. Wer sofort eine Standardantwort bekommen kann, bekommt sie. Der Rest landet dort, wo er hingehört.
Die Automation liest Eingangsrechnungen und Lieferscheine aus, ordnet sie den Bestellungen zu und übergibt sie an die Buchhaltung. Stimmen Betrag, Menge oder Lieferant nicht, meldet sie das, statt es durchzuwinken.
Aus einer Anfrage entsteht ein Entwurf mit Positionen, Mengen und Preisen aus deiner Kalkulation. Ein Mensch prüft und gibt frei. Der Kunde wartet also nicht mehr darauf, dass jemand Zeit findet, die Positionen zusammenzustellen.
Bestellungen aus dem Shop in die Warenwirtschaft, Zeiten aus der Erfassung in den Lohn, Kontakte aus dem Formular ins CRM. Der unauffälligste Fall und meistens der mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Nutzen.
Der Monatsbericht, die Wochenübersicht, die Auswertung für die Bank: Zahlen aus mehreren Quellen zusammenziehen, aufbereiten und verschicken. Immer am selben Tag, immer im selben Aufbau.
Offene Angebote, unbeantwortete Anfragen, fällige Unterlagen. Die Automation erinnert die zuständige Person mit dem passenden Vorgang, statt dass jemand eine Liste durchgeht.
Nach dem Gespräch steht da, was besprochen wurde, was vereinbart ist und wer was bis wann macht. Niemand tippt abends noch ein Protokoll.
Was auf der Baustelle auf Papier entsteht, wird abfotografiert, ausgelesen und dem Auftrag zugeordnet. Weicht etwas von der Kalkulation ab, meldet das System es.
Bewerbungen werden gelesen, nach deinen Kriterien sortiert und zusammengefasst, dazu ein Vorschlag für die Antwort. Entschieden wird von einem Menschen, aber niemand liest mehr dreißig Anhänge durch.
Sucht Betriebe, die zu deinem Angebot passen, und legt zu jedem Feld die Quelle daneben. Vor dem Anruf ist klar, ob sich der Anruf lohnt.
Preise, neue Leistungen, Stellenanzeigen, Beiträge. Du bekommst die Veränderungen zusammengefasst, statt selbst zwanzig Seiten abzuklappern.
Aus einem fertigen Text entstehen die Fassungen für deine Kanäle, jede auf ihr Netzwerk zugeschnitten, mit Bild und Termin. Du gibst frei, der Rest läuft.
Der Assistent nimmt ab, erfasst das Anliegen und die Rückrufnummer und legt beides im richtigen System ab. Für Betriebe, bei denen der Erstkontakt am Telefon stattfindet.
Recherchieren, zusammenfassen, eintragen, weitergeben: Aufgaben, die heute jemand von Hand durchklickt. Mit sichtbarem Protokoll und einer Grenze, wie weit der Agent allein gehen darf.
Das ist ein Auszug, keine vollständige Liste. Womit du anfängst, entscheidet die Reihenfolge aus dem Erstgespräch. Sie richtet sich danach, was wenig Aufwand macht und viel bringt, nicht danach, was am lautesten stört.
Eine Automation lässt sich aus fertigen Bausteinen zusammensetzen oder als eigener Code schreiben. Wir gehen den zweiten Weg. Der Grund steht in der Rechnung, die nach dem Aufbau kommt.
Fertige Bausteine, zusammengesteckt. Schnell, solange ein Ablauf aus wenigen klaren Schritten besteht und die Systeme fertige Anschlüsse mitbringen.
Der Ablauf entsteht als eigener Code, geschrieben mit KI-Werkzeugen wie Claude Code und Zeile für Zeile von einem Menschen geprüft.
Läuft bei dir schon ein Baukasten und die Sache ist damit erledigt, sagen wir das. Wir bauen nichts neu, das funktioniert.
Nach jedem Schritt kannst du aussteigen und behältst, was bis dahin entstanden ist.
Wir gehen deine wiederkehrenden Abläufe durch und sortieren sie nach Häufigkeit und Aufwand. Am Ende steht eine Reihenfolge und der Vorschlag, welchen Ablauf wir uns als Ersten genauer ansehen.
Du bekommsteine Reihenfolge, welcher Ablauf zuerst drankommt und warum.
Wir sprechen mit den Menschen, die den Ablauf machen, und messen, wie lange er wirklich dauert und wie viele Ausnahmen es gibt. Daraus entsteht die Rechnung, ob sich die Automatisierung trägt.
Du bekommstZahlen zu Häufigkeit, Dauer und Ausnahmen, statt eines Bauchgefühls.
Die Automation läuft zuerst mit, ohne etwas zu verändern: Sie schlägt vor, ein Mensch entscheidet. So sieht dein Team, wie zuverlässig sie ist, bevor sie eigenständig arbeitet.
Du bekommsteinen Probelauf im Alltag, bei dem noch nichts im Echtbetrieb landet.
Dein Team weiß, wie es die Automation überwacht, anhält und anpasst. Danach entscheidest du, ob der nächste Ablauf drankommt oder ob es erst einmal reicht.
Du bekommstdie laufende Automation, eine Einweisung und die Zugänge auf deinen Namen.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Alles, was nach Muster läuft und heute per Hand passiert: Anfragen aus dem Postfach sortieren und beantworten, Belege erkennen und verbuchen, Angebote aus Anfragen vorbereiten, Daten zwischen Warenwirtschaft, Shop und Buchhaltung übergeben, wiederkehrende Berichte erstellen. Die Faustregel dazu ist einfach: Was sich einem Kollegen in wenigen Minuten erklären lässt, lässt sich meistens auch automatisieren.
Mit dem Ablauf, der am wenigsten Aufwand macht und im Betrieb am meisten bringt. Der ist in Wochen fertig und zeigt dem Team, dass es funktioniert. Danach kommt der Ablauf mit der größten Wirkung, auch wenn er länger dauert. Der schmerzhafteste Fall ist meistens auch der komplizierteste und deshalb der schlechteste Einstieg.
Das hängt an vier Dingen: wie oft der Ablauf vorkommt, wie lange er wirklich dauert, wie viele Ausnahmen es gibt und wie viele Systeme beteiligt sind. Ein abgegrenzter Ablauf mit einer Datenquelle ist deutlich kleiner als einer, der drei Systeme verbindet. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommst du eine feste Spanne für den ersten Schritt.
Nein, das ist ausdrücklich Teil der Bauweise. Jede Automation läuft zuerst im Probebetrieb mit und schlägt nur vor, ein Mensch entscheidet. Auch danach bleibt sichtbar, was sie getan hat, und sie lässt sich jederzeit anhalten. Fälle, die von der Regel abweichen, legt sie einer Person vor, statt sie selbst zu entscheiden.
Wir bauen ohne sie. Diese Baukästen sind brauchbar, solange ein Ablauf einfach bleibt und alle beteiligten Systeme fertige Anschlüsse mitbringen. Sobald Ausnahmen dazukommen oder die Menge steigt, wird die laufende Gebühr je Vorgang zum Thema. Wir bauen die Automation deshalb direkt als eigenen Code, mit agentischem Programmieren. Einen laufenden Baukasten lassen wir stehen, wenn er seine Aufgabe erfüllt.
Was mit der frei werdenden Zeit passiert, entscheidest du. In der Regel geht sie in Arbeit, für die vorher niemand kam: Angebote nachfassen, Kunden zurückrufen, Qualität prüfen. Was verschwindet, ist die Warteschlange, nicht die Aufgabe. Wir sprechen vor der Umsetzung mit den Menschen, die den Ablauf machen, weil die Umstellung sonst nicht getragen wird.
Auf meinem Kanal läuft jede Woche eine Folge aus einem echten Projekt: Bildschirm geteilt, Fehler drin gelassen, nichts geschnitten, wo es unbequem wird. Wer das sehen will, bevor er jemanden beauftragt, findet es dort.
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Ich arbeite seit 2007 in der Digitalbranche, seit 2014 im E-Commerce. In der Zeit habe ich über 200 Kunden begleitet und mehr als 300 Projekte umgesetzt. Heute baue ich mit KI-Werkzeugen wie Claude Code das, wofür ich früher ein ganzes Team gebraucht habe.
Ich sage dir im Erstgespräch auch, wenn das kleinere Vorhaben das bessere ist. Ein Projekt, das am Ende niemand nutzt, hilft weder dir noch mir.
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