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KI-Lösungen für Unternehmen, die deine Unterlagen kennen.

Welches Wartungsintervall gilt für die Anlage in Halle 2? Die Antwort steht in einem Handbuch, das niemand in der Zeit findet, die er dafür hat. Unsere KI-Lösungen für Unternehmen beantworten solche Fragen aus deinen eigenen Unterlagen und nennen das Dokument mit Seitenzahl dazu. Betrieben auf europäischen Servern.

45 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch.

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5,0 bei Google26 Bewertungen
TÜV-zertifiziertVerkaufspsychologie, TÜV Rheinland
2007DigitalbrancheSeit 2007, heute mit Fokus auf KI

Das Wissen ist da. Es steckt nur in Köpfen, Ordnern und Dateien.

Eine KI-Lösung im Unternehmen ist erst dann brauchbar, wenn sie sagt, woher ihre Antwort stammt. Ohne Quelle ist eine Antwort nur gut formuliert, nicht geprüft.

In fast jedem Betrieb weiß eine Person Dinge, die sonst niemand weiß. Wenn diese Person in Rente geht, kündigt oder länger ausfällt, geht das Wissen mit. Eine Wissensdatenbank hält es im Haus, unabhängig davon, wer gerade da ist.

Handbücher, Preislisten, Protokolle, alte Angebote, Datenblätter, E-Mails, Tabellen: Die Antworten auf die meisten Fragen sind längst aufgeschrieben. Sie liegen nur verteilt auf Ordnern, Laufwerken und Postfächern. Niemand findet sie in der Zeit, die er dafür hat. Also fragt man den Kollegen, der am längsten dabei ist, und der beantwortet zum wiederholten Mal dieselbe Frage.

Bei Kundenanfragen ist es dasselbe. Kunden fragen nach Lieferzeit, Verfügbarkeit, Öffnungszeiten und dem Stand ihres Auftrags. Die Antworten gibt es längst, sie stehen nur nicht dort, wo der Kunde fragt. Genau dafür sind die Lösungen auf dieser Seite gedacht.

Dokumentenablage nach Bereichen sortiert: Analysen, Kalkulationen und Vorlagen, jede Datei dem Betrieb zugeordnet, zu dem sie gehört
Demo-System. Verträge, Vorlagen und Unterlagen an einem Ort statt verteilt über Mail und Ordner. Jede Datei ist dem Betrieb zugeordnet, zu dem sie gehört.

So sieht es aus, wenn eine KI-Lösung im Betrieb angekommen ist.

Kein Chatfenster, sondern die Oberfläche, in der ein Betrieb wirklich arbeitet: Termine mit Zusammenfassung, Unterlagen an einem Ort, Agenten mit klaren Grenzen. Sieben Ansichten aus unserem Demo-System.

Übersicht der KI-Agenten im Betrieb: je Zeile ein Agent mit seinem Autonomiegrad, den Läufen der letzten 30 Tage, den Kosten und der Zeit, die er statt Handarbeit gebraucht hätte
Terminliste im Vertrieb: jeder Termin mit Gastgeber, Stand und Bewertung, rechts die Vorschau eines einzelnen Termins
Dokumentenablage nach Bereichen sortiert: Analysen, Kalkulationen und Vorlagen, jede Datei dem Betrieb zugeordnet, zu dem sie gehört
Beitragsliste im Blogsystem: je Zeile ein Thema mit Stand von Entwurf bis Veröffentlicht, Fortschrittsbalken und Wortzahl
Kundencockpit: je Karte ein Betrieb mit Paket, Ansprechpartner und den laufenden Projekten samt Fortschritt
Angebotsübersicht: offene und entschiedene Angebote mit Status, Betrag und Frist, darüber die Annahmequote
Lead-Radar: gefundene Betriebe mit Passung, Anlass und Zugang als Punktwert, dazu die vier Fragen, die vor dem Anruf beantwortet sind

Was eine KI-Lösung von einem Chatfenster unterscheidet.

ChatGPT kennt die Welt, aber nicht deinen Betrieb. Eine KI-Lösung kennt deine Unterlagen und sagt zu jeder Antwort, aus welchem Dokument sie stammt.

Definition

Eine KI-Lösung für Unternehmen besteht aus vier Teilen: einem Sprachmodell, deinen eigenen Daten, klaren Regeln darüber, wer welche Daten abfragen darf, und einer Antwort, die ihre Quelle nennt.

  • Das Modell liefert die Sprache
  • Deine Dokumente liefern den Inhalt
  • Regeln bestimmen, wer was sehen darf
  • Jede Antwort nennt ihre Quelle
Worauf es ankommt
  • Das Modell ist austauschbar. Es liefert die Sprache, nicht das Wissen über deinen Betrieb.
  • Deine Unterlagen entscheiden über die Qualität. Sind sie veraltet, ist die Antwort es auch.
  • Die Regeln sind der Punkt, an dem Vorhaben scheitern. Darf jeder alles sehen, taugt das Ergebnis nichts, oder es zeigt jemandem etwas, das er nicht sehen darf. Deshalb klären wir vor der Technik, wer welche Unterlagen abfragen darf.
  • Die Quelle ist der Punkt, an dem Vertrauen entsteht.

Wer die Quelle sieht, kann prüfen. Und was ein Team prüfen kann, benutzt es auch.

Wann sich eine KI-Lösung lohnt

  • Dieselben Fragen kommen jede Woche, innen oder von Kunden
  • Das Wissen liegt in Dokumenten, die niemand durchsucht
  • Anrufe oder Anfragen bleiben liegen, weil niemand Zeit hat
  • Neue Mitarbeiter brauchen Monate, bis sie die Standardfälle kennen
  • Aus Papier oder PDF werden regelmäßig Daten abgetippt

Wann sie sich nicht lohnt

  • Die Unterlagen sind veraltet oder widersprechen sich. Dann kommt erst das Aufräumen
  • Jede Anfrage ist ein Einzelfall mit eigener Einschätzung
  • Es gibt nur Papier und keine digitale Fassung
  • Das eigentliche Problem ist eine fehlende Zuständigkeit, keine fehlende Antwort. Dann hilft auch das beste System nicht

Die KI-Lösungen, die wir bauen.

KI lässt sich auf viele Arten einsetzen. Die Liste deckt ab, was in kleinen und mittleren Unternehmen am häufigsten gebraucht wird, und sie wächst weiter. Niemand braucht alle, und niemand fängt mit allen an.

  • 01

    Wissensdatenbank mit Quellenangabe

    Handbücher, Protokolle, Datenblätter und Preislisten werden durchsuchbar. Auf jede Frage kommt eine Antwort und darunter das Dokument, aus dem sie stammt, mit Seitenangabe.

  • 02

    Interner Assistent für dein Team

    Ein Zugang für alle Mitarbeiter, mit deinen Daten, deinen Regeln und ohne dass jemand vertrauliche Unterlagen in ein privates Konto kopiert.

  • 03

    KI-Chatbot für den Kundenservice

    Beantwortet die wiederkehrenden Fragen rund um die Uhr und übergibt an einen Menschen, sobald es einen Einzelfall betrifft. Er greift dabei auf deine hinterlegten Unterlagen zurück und nennt die Quelle.

  • 04

    KI-Telefonassistent

    Nimmt Anrufe an, wenn niemand rangehen kann, erfasst das Anliegen und die Rückrufnummer und legt beides sauber im richtigen System ab. Für Betriebe, bei denen der Erstkontakt am Telefon stattfindet.

  • 05

    Prozessautomatisierung

    Zwei Systeme, die nicht miteinander reden, kosten jeden Tag Zeit. Wir verbinden sie, sodass eine Eingabe reicht und der Rest von allein weiterläuft. Wo es nur um die Übergabe geht, reicht eine Automation.

  • 06

    KI-Agenten für wiederkehrende Aufgaben

    Mehrschrittige Vorgänge, die bisher jemand von Hand durchklickt: recherchieren, zusammenfassen, eintragen, weitergeben. Mit sichtbarem Protokoll, damit nachvollziehbar bleibt, was passiert ist, und mit einer Grenze, wie weit ein Agent allein gehen darf.

  • 07

    Automatisierte Angebotserstellung

    Der Kunde gibt seine Eckdaten an und sieht den Preis mitlaufen, das Angebot liegt gerechnet in deiner Liste. Freigegeben wird es von einem Menschen, erst danach geht es hinaus. Ein Beispiel dazu steht weiter unten auf dieser Seite.

  • 08

    Website, die mitdenkt

    Deine Website bekommt eine KI-Schicht: Sie beantwortet Fragen direkt auf der Seite, führt zum passenden Angebot und erkennt, wonach jemand eigentlich sucht. Statt eines Formulars, das im Postfach landet, entsteht ein Gespräch mit einem Ergebnis.

  • 09

    Kundenportal

    Deine Kunden sehen ihren Auftragsstand, ihre Unterlagen und ihre Rechnungen selbst, statt anzurufen. Das entlastet die Mitarbeiter, die sonst täglich dieselben drei Fragen beantworten.

  • 10

    Dokumente automatisch auslesen

    Rechnungen, Lieferscheine, Stundenzettel und Aufmaße werden gelesen, zugeordnet und übergeben. Auffälligkeiten meldet das System, statt sie stillschweigend zu übernehmen.

  • 11

    Mitarbeiterportal

    Urlaubsanträge, Stunden, Dokumente, Vorlagen: ein Ort statt vier. Wer etwas braucht, findet es ohne Nachfrage, auch wenn die Kollegin im Urlaub ist.

  • 12

    Lead-Radar: passende Betriebe finden

    Sucht Betriebe, die zu deinem Angebot passen, und legt zu jedem Feld die Quelle daneben. Vor dem Anruf sind vier Fragen beantwortet: passt der überhaupt, warum ausgerechnet jetzt, komme ich an den Richtigen ran, lohnt sich das.

  • 13

    Social-Media-Zentrale

    Aus einem fertigen Beitrag entstehen die Fassungen für deine Kanäle, jede auf ihr Netzwerk zugeschnitten, mit Bild und Termin. Du gibst frei, der Rest läuft. Mehr dazu auf der Seite Marketing.

  • 14

    Meeting-Zusammenfassung

    Nach jedem Termin steht da, was besprochen wurde, was vereinbart ist und wer was bis wann macht. Nichts bleibt im Kopf des Gesprächspartners, und niemand tippt abends noch ein Protokoll.

  • 15

    Dokumentendigitalisierung

    Aktenordner, Pläne und alte Verträge werden eingescannt, ausgelesen und durchsuchbar gemacht. Danach findest du eine Unterlage am Bildschirm statt im Keller.

  • 16

    Unternehmens-App

    Eine App für deinen Betrieb, auf dem Handy der Monteure und im Büro. Sie zeigt genau die Ansichten, die dein Ablauf braucht, statt einer Standardsoftware, in der sich jeder etwas zurechtbiegt.

  • 17

    Recruiting: Bewerbungen vorsortieren

    Bewerbungen werden gelesen, nach deinen Kriterien sortiert und zusammengefasst, dazu ein Vorschlag für die Antwort. Entschieden wird von einem Menschen, aber niemand liest mehr dreißig Anhänge durch.

  • 18

    Wettbewerbsradar

    Beobachtet, was deine Wettbewerber öffentlich tun: Preise, neue Leistungen, Stellenanzeigen, Beiträge. Du bekommst die Veränderungen zusammengefasst, statt selbst zwanzig Seiten abzuklappern.

Deine Aufgabe ist nicht dabei? Fast jede Aufgabe, bei der jemand regelmäßig Informationen sucht, prüft oder von einem System ins nächste überträgt, lässt sich auf demselben Weg lösen. Im Erstgespräch sagen wir dir, ob deine Aufgabe dazugehört.

Automatisierte Angebotserstellung: vorne rechnet der Kunde, hinten prüft der Betrieb.

Dieselbe Lösung, zwei Seiten. Links gibt der Kunde seine Flächen an und sieht den Preis mitlaufen, ohne dass jemand ein Angebot schreibt. Rechts steht der Vorgang schon gerechnet in der Liste, mit Betrag, Frist und dem, was als Nächstes ansteht.

Startseite des Angebotsrechners: die Frage nach den Kosten, dazu die drei Leistungsbereiche und ein Knopf zum Berechnen Anfragenliste im Betrieb: je Zeile ein Vorgang mit Kunde, Eingang, Jahresbetrag, Stand und dem nächsten Schritt Was der Kunde sieht Was im Betrieb ankommt
Demo-System. Ein Angebotsrechner für einen Garten- und Landschaftsbaubetrieb, von uns gebaut. Firma, Preise und Anfragen sind erfunden.

Der Kunde bekommt seine Kosteneinschätzung als PDF, bevor er die Seite schließt. Niemand im Betrieb hat dafür etwas getan.

Was ankommt, ist keine Nachricht mit drei Zeilen, sondern ein gerechneter Vorgang. Geprüft wird er trotzdem von einem Menschen, erst danach geht das Angebot hinaus.

Drei Orte, an denen deine KI laufen kann.

Die Frage kommt in jedem Erstgespräch. Sie entscheidet über Kosten, Tempo und darüber, wer deine Daten sieht.

Kriterium Anbieter in den USA Europäischer Server Eigener Server bei dir
Wo deine Daten liegenauf Servern in den USAauf Servern in der EUin deinem Haus
Wer technisch Zugriff hatder Anbieterder Betreiber in der EUnur dein Betrieb
Was es kostetwenig im Aufbau, dann je Anfragewenig im Aufbau, dann je Anfrageeinmalig die Hardware, danach wenig
Wer sich um den Betrieb kümmertder Anbieterder Betreiber, eingerichtet von unsdein Betrieb, eingerichtet von uns
Passt, wenndie Inhalte unkritisch sinddie Daten die EU nicht verlassen sollendie Daten das Haus nicht verlassen dürfen

Wir empfehlen fast immer den mittleren Weg und weichen davon ab, wenn die Daten es verlangen. Welche Anforderungen für dich rechtlich gelten, beurteilt dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter.

Vier Gründe, warum KI-Projekte im Betrieb steckenbleiben.

Keiner der vier Gründe hat mit Technik zu tun. Sie fallen meist erst auf, wenn das Projekt schon läuft.

  1. 01

    Die Unterlagen widersprechen sich

    Drei Fassungen derselben Preisliste, ein Handbuch von 2019 und eine Arbeitsanweisung, die nie ersetzt wurde. Ein Mensch weiß, welche gilt. Ein System weiß es nicht und liefert die falsche. Aufräumen ist deshalb kein Vorbereitungsschritt, sondern Teil des Projekts.

  2. 02

    Niemand ist zuständig

    Wenn eine Antwort veraltet, muss jemand die Quelle aktualisieren. Ist diese Rolle nicht besetzt, wird die Lösung nach einem halben Jahr unzuverlässig, und dann hört das Team auf, sie zu benutzen. Wir legen die Zuständigkeit vor dem Start fest, nicht danach.

  3. 03

    Es wurde zu groß angefangen

    „Alle Dokumente aus allen Abteilungen" klingt vollständig und ist der sicherste Weg in ein Projekt ohne Ende. Ein Bereich, ein klarer Nutzerkreis, ein messbares Ergebnis: Das ist unspektakulär und wird tatsächlich fertig.

  4. 04

    Das Team wurde nicht gefragt

    Eine Lösung, die von oben eingeführt wird, benutzt niemand freiwillig. Wir sprechen deshalb mit den Menschen, die täglich mit dem Thema zu tun haben, bevor gebaut wird. Sie wissen am besten, welche Fragen wirklich immer wiederkommen.

Deshalb steht am Anfang jeder Umsetzung die Frage nach den Unterlagen und nach der Zuständigkeit, nicht die Frage nach dem Modell.

Häufige Fragen zu KI-Lösungen für Unternehmen.

Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.

Welche KI-Lösungen gibt es für Unternehmen?

Am häufigsten gefragt sind eine Wissensdatenbank, die Fragen aus Handbüchern und Dokumenten beantwortet, ein Chatbot für den Kundenservice und ein Telefonassistent für Anrufe außerhalb der Bürozeiten. Dazu kommen die automatische Erkennung von Belegen, die automatisierte Angebotserstellung, Kunden- und Mitarbeiterportale, eine Zentrale für die sozialen Kanäle, KI-Agenten für mehrschrittige Routineaufgaben und ein interner Assistent für das eigene Team. Die vollständige Liste steht weiter oben, jede Anwendung einzeln beschrieben. Welche zuerst sinnvoll ist, hängt davon ab, wo bei dir die meiste Zeit hängt.

Erfindet die KI Antworten?

Ein Sprachmodell allein kann das. Deshalb bauen wir Lösungen so, dass jede Antwort aus deinen hinterlegten Unterlagen kommt und die Quelle mit angezeigt wird. Findet das System nichts Passendes, ist die vorgesehene Antwort die Übergabe an einen Menschen. Vollständig ausschließen lässt sich eine falsche Antwort nach heutigem Stand der Technik nicht. Genau deshalb steht die Quelle immer daneben: Sie ist die Prüfmöglichkeit.

Wo laufen unsere Daten?

In den meisten Fällen auf europäischen Servern, das ist unsere Standardempfehlung. Bei besonders sensiblen Daten läuft das Modell auf einem Server bei dir im Haus. Wir legen vor dem Start fest, welche Daten das System verarbeitet und wo sie liegen, und dokumentieren das für deine Datenschutzerklärung. Die rechtliche Bewertung übernimmt dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter.

Was kostet eine KI-Lösung im Betrieb?

Es gibt zwei Posten: den einmaligen Aufbau und die laufenden Kosten je Anfrage. Der zweite hängt an der Menge der Anfragen und am eingesetzten Modell. Beide Zahlen bekommst du nach dem Erstgespräch als feste Spanne, bevor etwas gebaut wird.

Wie lange dauert es, bis die Lösung läuft?

Für einen abgegrenzten Fall mit vorhandenen digitalen Unterlagen planen wir wenige Wochen. Der längste Teil ist fast nie die Technik, sondern die Vorbereitung der Inhalte: veraltete Fassungen aussortieren, Widersprüche klären, Zuständigkeiten festlegen. Wer das früh angeht, ist deutlich schneller fertig.

Müssen wir unsere Mitarbeiter dafür schulen?

Eine bestimmte Schulung ist nicht vorgeschrieben, Maßnahmen schon. Nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung müssen Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter treffen, das gilt seit dem 2. Februar 2025. Welche Maßnahmen passen, hängt vom Vorwissen, den eingesetzten Systemen und deren Risiko ab. Wir machen daraus keinen Grundlagenvortrag, sondern einen halben Tag an deinen echten Aufgaben. Die rechtliche Bewertung übernimmt dein Anwalt.

Was passiert, wenn sich unsere Unterlagen ändern?

Dann muss die Lösung davon erfahren, sonst gibt sie veraltete Antworten. Wir richten das so ein, dass neue oder geänderte Dokumente automatisch übernommen werden, und legen fest, wer im Betrieb dafür zuständig ist. Diese Rolle vorher zu benennen ist wichtiger als jede technische Entscheidung: Ohne sie wird jede Wissensdatenbank nach einem halben Jahr unzuverlässig.

Von der Frage zur laufenden Lösung, in drei Schritten.

Wir fangen bewusst klein an. Eine Lösung, die nach vier Wochen wirklich benutzt wird, bringt mehr als eine, die nach einem halben Jahr vorgestellt wird.

  1. 01

    Fall und Datenlage klären

    45 Minuten, kostenlos

    Wir klären drei Dinge: Welche Fragen kommen bei dir immer wieder? Wo stehen die Antworten heute? Und wer darf sie sehen? Am Ende sagen wir dir, welche Lösung zu deinem Fall passt. Oder dass gerade keine passt.

    Du bekommsteine Empfehlung mit Begründung, welche Lösung zuerst sinnvoll ist.

  2. 02

    Aufbau mit deinen echten Unterlagen

    meist wenige Wochen

    Wir bauen mit deinen echten Dokumenten, nicht mit Beispieldaten. Dabei kommt heraus, was veraltet ist und wo sich Unterlagen widersprechen. Das ist unangenehm und meist der nützlichste Nebeneffekt des ganzen Projekts.

    Du bekommsteine benutzbare Lösung und eine Liste der Unterlagen, die aufgeräumt gehören.

  3. 03

    Einführung im Team

    ein halber Tag

    Kein Vortrag über Grundlagen, sondern die echten Fragen deiner Mitarbeiter an der fertigen Lösung. Dazu zwei Regeln schriftlich: welche Daten hineindürfen und was jemand prüft, bevor eine Antwort nach außen geht.

    Du bekommstein Team, das die Lösung benutzt, und schriftliche Regeln für den Umgang.

Dieselbe Technik, drei verschiedene Anlässe.

Drei Beispiele aus dem Alltag, in denen dieselbe Technik ein ganz anderes Problem löst.

Handwerk, Praxen, Empfang

Der Anruf, den niemand annehmen kann

Wer auf der Baustelle steht, am Behandlungsstuhl arbeitet oder gerade einen Gast bedient, geht nicht ans Telefon. Der Anrufer versucht es einmal und wählt danach die nächste Nummer. So gehen Aufträge und Termine verloren, bevor jemand von ihnen weiß. Genau diese Lücke lässt sich einfach schließen.

  • Telefonassistent nimmt an, erfasst Anliegen und Rückrufnummer
  • Aufmaße und Belege per Foto auslesen statt abends abtippen
  • Wiederkehrende Kundenfragen rund um die Uhr beantworten
Handel und Onlineshop

Fragen zu Verfügbarkeit und Lieferzeit

Im Laden wie im Onlineshop wiederholen sich dieselben Fragen: Ist das lieferbar, wann kommt es, passt das zusammen? Die Antworten stehen längst im System. Sie brauchen nur jemanden, der sie ausspricht, auch um 22 Uhr und am Sonntag.

  • Chatbot mit Zugriff auf Bestand und Lieferzeiten
  • Artikeltexte aus Herstellerdaten erzeugen und pflegen
  • Lieferantenlisten in fremden Formaten einlesen
Industrie und Verwaltung

Wissen, das in Dokumenten liegt

Zeichnungen, Prüfprotokolle, Vorschriften, Handbücher: Wer etwas sucht, fragt die Person, die am längsten dabei ist. Geht diese Person in Rente oder wechselt den Betrieb, geht das Wissen mit. Eine Wissensdatenbank mit Quellenangabe hält es im Haus.

  • Technische Dokumente durchsuchbar machen, Antwort mit Quelle
  • Prüfprotokolle und Lieferscheine auslesen und zuordnen
  • Kalkulationen aus früheren Projekten vorbereiten

Das sind Beispiele für typische Anlässe, keine Projektberichte. Welcher bei dir zutrifft, klären wir im Erstgespräch.

Wer bei dir baut: Jannis Gerlinger.

Jannis Gerlinger im Beratungsgespräch mit einem Kunden

Ich arbeite seit 2007 in der Digitalbranche, seit 2014 im E-Commerce. In der Zeit habe ich über 200 Kunden begleitet und mehr als 300 Projekte umgesetzt. Heute baue ich mit KI-Werkzeugen wie Claude Code das, wofür ich früher ein ganzes Team gebraucht habe.

Ich sage dir im Erstgespräch auch, wenn das kleinere Vorhaben das bessere ist. Ein Projekt, das am Ende niemand nutzt, hilft weder dir noch mir.

  • 5,0 bei Googleaus 26 Bewertungen
  • TÜV Rheinlandzertifiziert in Verkaufspsychologie
  • 300+ Projekteseit 2007, über 200 Kunden
  • BacknangRegion Stuttgart, vor Ort und per Video
@gerlinger-ai

Sieh dir an, wie ich wirklich arbeite.

Auf meinem Kanal läuft jede Woche eine Folge aus einem echten Projekt: Bildschirm geteilt, Fehler drin gelassen, nichts geschnitten, wo es unbequem wird. Wer das sehen will, bevor er jemanden beauftragt, findet es dort.

  • 57Folgen verfügbar
  • alle 2,9 Tageeine neue Folge
  • 66.747Aufrufe
  • 1.450Abonnenten

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Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Unternehmen sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.