Start / KI für Handwerksbetriebe
gerlinger.ai ist eine KI-Agentur für Handwerksbetriebe. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen immer bei der Schreibtischarbeit an: Anfragen aufnehmen, Angebote vorbereiten, Belege auslesen, Anrufe annehmen, Wissen für die Monteure bereitstellen. Der Monteur bleibt Monteur, die Tipparbeit drumherum verschwindet.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in den Betrieb, sonst läuft alles per Video.
Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce.
TÜV Rheinland geprüftVerkaufspsychologie-Expert:in, ID 0217464581Auf der Baustelle läuft es. Teuer wird der Rest: Anfragen aus fünf Kanälen, Angebote am Abend, Aufmaße und Lieferscheine, die jemand abtippt, und ein Telefon, das klingelt, während alle unterwegs sind.
KI für Handwerksbetriebe ersetzt keinen Handwerker. Sie übernimmt die Büroarbeit rundherum: Anfragen erfassen und sortieren, Angebote aus der eigenen Preisliste vorbereiten, Belege und Aufmaß-Daten aus Fotos auslesen, Anrufe annehmen und Fragen aus der eigenen Dokumentation beantworten.
Wir suchen den einen Ablauf, der jede Woche Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste.
Wenn eine fertige Handwerkersoftware dein Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Der Rückstand ist keine schlechte Nachricht. Er bedeutet, dass die einfachen Hebel bei den meisten Betrieben noch komplett unangetastet sind.
Repräsentative Befragung von 504 Handwerksbetrieben ab einem Beschäftigten, erhoben in den Kalenderwochen 23 bis 29 des Jahres 2025, veröffentlicht am 28. August 2025. Die Zahlen sind damit älter als ein Jahr.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich, die nötigen Angaben liegen schon irgendwo im Betrieb, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen.
Anfragen kommen per Mail, über das Formular, per WhatsApp, über den Anrufbeantworter und über den Zettel im Büro. Eine Automation liest sie ein, ergänzt fehlende Angaben durch Rückfragen und legt sie sortiert ab. Du siehst morgens eine Liste statt fünf Postfächer.
Aus der Anfrage entsteht ein Angebotsentwurf mit deinen Positionen, deinen Preisen und deinen Textbausteinen. Geprüft und freigegeben wird er von einem Menschen. Was wegfällt, ist das Zusammensuchen aus der letzten Kalkulation und einem alten Dokument. Die Freigabe hat einen rechtlichen Grund: Wer ein Angebot abgibt, ist nach § 145 BGB daran gebunden, solange er die Gebundenheit nicht ausgeschlossen hat, und gegenüber Verbrauchern verlangt § 3 Absatz 1 PAngV die Angabe des Gesamtpreises, also nach § 2 Nummer 3 PAngV des Preises einschließlich Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile. Was dabei zwischen Angebot, Kostenanschlag und Festpreis auseinandergeht, steht ausführlich auf der Seite KI in der Angebotserstellung.
Der Monteur fotografiert das Aufmaßblatt, den Lieferschein oder die Tankquittung. Die Angaben landen als saubere Daten im System, nicht abends um halb acht in einer Excel-Tabelle. Zweifelhafte Werte werden markiert statt stillschweigend übernommen.
Wer auf dem Dach steht, geht nicht ans Telefon. Der Anrufer versucht es einmal und wählt dann die nächste Nummer. Ein Telefonassistent nimmt an und erfasst Anliegen und Rückrufnummer. Anrufe landen als Eintrag in deiner Liste, statt unbeantwortet zu bleiben. Dass am anderen Ende ein KI-System sitzt, sagt der Assistent im ersten Satz. Artikel 50 Absatz 1 der KI-Verordnung verlangt seit dem 2. August 2026, dass Menschen darüber informiert werden, wenn sie mit einem KI-System interagieren, außer das ist ohnehin offensichtlich. Für einen Chatbot auf deiner Website gilt dasselbe. Ein Mitschnitt des Gesprächs ist eine eigene Frage und braucht die Einwilligung des Anrufers, sonst berührt er § 201 StGB.
Montageanleitungen, Datenblätter, Freigaben und die Antwort auf die Frage, wie es beim Kunden im letzten Jahr gelöst wurde: Das steckt heute in Ordnern und in einem Kopf. Eine Wissensdatenbank beantwortet die Frage auf dem Handy und zeigt dazu die Quelle, damit der Monteur die Antwort prüfen kann.
Wir haben in diesen Branchen keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien. Ein Beispiel aus einem Demo-System für den Garten- und Landschaftsbau, das wir gebaut haben: Der Kunde stellt seinen Auftrag über die Website selbst zusammen, die Kalkulation steht sofort im Dashboard, und das Angebot geht nach der Freigabe mit einem Klick als PDF hinaus.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst die Standardsoftware für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Angebot, Auftrag, Rechnung, Zeiterfassung und Materialwirtschaft sind gelöste Probleme. Dafür gibt es fertige Branchensoftware, und für einen kleinen Betrieb ist sie fast immer günstiger als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo die Branchensoftware endet, beginnt die Handarbeit: Anfragen aus fünf Kanälen, Fotos vom Aufmaß, Anrufe außerhalb der Bürozeit, Fragen aus alten Dokumenten. Genau diese Lücken schließen wir.
Erst wenn ein Ablauf für deinen Betrieb typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Konfiguratoren, Kundenportale und Auswertungen über mehrere Systeme.
Im kostenlosen Analysegespräch nehmen wir deine Woche auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt.
Weiter geht es je nach Fall mit einer Automation, einer KI-Lösung wie Chatbot oder Wissensdatenbank oder einer Web-App. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite Investition: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
gerlinger.ai baut KI-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen von 5 bis 250 Mitarbeitern. Schwerpunkt sind Handwerk, Handel und Industrie. Der Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis, gebaut wird für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern. Beratung und Umsetzung kommen aus einer Hand: Dieselbe Person nimmt den Ablauf auf und baut anschließend die Lösung.
Für Angebot, Auftrag, Rechnung, Zeiterfassung und Material ist fertige Handwerkersoftware in den meisten Fällen die richtige Wahl. Sie läuft sofort und kostet weniger als eine Eigenentwicklung. KI und eigene Software lohnen sich an den Rändern: bei Anfragen aus mehreren Kanälen, Fotos statt Tastatur, Anrufen außerhalb der Bürozeit und Wissen aus alten Dokumenten.
Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeiter, sondern die Häufigkeit des Ablaufs. Ein Betrieb mit acht Mitarbeitern, der jede Woche zwanzig Anfragen von Hand erfasst, hat einen größeren Hebel als ein Betrieb mit fünfzig Mitarbeitern und drei Anfragen. Im Analysegespräch rechnen wir das an deinen Zahlen durch.
So wenig wie möglich. Die Lösungen laufen dort, wo dein Team ohnehin arbeitet: im Postfach, auf dem Handy, im Telefon. Für die Mitarbeiter, die später damit arbeiten, gehört eine kurze Einweisung zum Projekt.
Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten die KI sehen darf, und dokumentieren das für deine Datenschutzerklärung. Die rechtliche Bewertung für deinen Fall übernimmt dein Anwalt oder dein Datenschutzbeauftragter.
Ja. Unser Sitz ist in Backnang bei Stuttgart, im Umkreis von etwa 60 Kilometern kommen wir für den Auftakt und für die Aufnahme der Abläufe gern zu dir. Die laufende Abstimmung läuft danach über Video und Telefon, das spart Fahrzeit auf beiden Seiten.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite Investition steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Betrieb sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.
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