Start / KI für Hotels
gerlinger.ai ist eine KI-Agentur für Hotels und Beherbergungsbetriebe. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen dort an, wo an der Rezeption die Zeit verloren geht: Anfragen aus fünf Kanälen, das Telefon während des Check-ins, Gruppenanfragen, Meldescheine und Fragen, die jede Schicht neu beantwortet. Der Gast am Tresen bekommt seinen Menschen zurück.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt ins Haus, sonst läuft alles per Video.
Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce.
TÜV Rheinland geprüftVerkaufspsychologie-Expert:in, ID 0217464581Am Tresen läuft es. Teuer wird der Rest: Anfragen aus Mail, Formular, Buchungsportal und Messenger, ein Telefon, das genau beim Check-in klingelt, Gruppenanfragen, die jemand von Hand zusammenrechnet, und dieselbe Frage nach Parkplatz, Frühstückszeit und Haustier zum zwanzigsten Mal.
KI für Hotels ersetzt keine Gastgeber. Sie übernimmt das, was neben dem Gast passiert: Anfragen aus allen Kanälen einsammeln und beantworten, Anrufe annehmen, wenn niemand frei ist, Gruppenanfragen als Entwurf vorbereiten, Daten für den Check-in vorab einsammeln und dem Team die Hausinfos in Sekunden liefern.
Wir suchen den einen Ablauf, der in jeder Schicht Zeit frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste.
Wenn dein Hotelsystem das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich in jeder Schicht, die nötigen Angaben stehen schon im Haus, und heute trägt ein Mensch sie zwischen Gast und Bildschirm hin und her.
Anfragen kommen per Mail, über das Formular, über das Buchungsportal, per Messenger und auf dem Anrufbeantworter. Eine Automation sammelt sie ein, erkennt Zeitraum, Zimmerwunsch und Anlass, beantwortet die einfachen Fälle mit deinen eigenen Angaben und legt den Rest sortiert vor. Zimmerpreise nennt sie nur, wenn du die Angabe freigegeben hast, weil gegenüber Verbrauchern nach § 3 der Preisangabenverordnung der Gesamtpreis anzugeben ist. Statt fünf Postfächern siehst du eine Liste.
Zwischen 16 und 19 Uhr steht jemand am Tresen, und genau dann klingelt es. Wer nicht durchkommt, ruft nicht noch einmal an, sondern bucht woanders. Ein Telefonassistent nimmt an, beantwortet die Standardfragen nach Anreise, Parken und Frühstück, nimmt Reservierungswünsche auf und legt alles mit Rückrufnummer in eine Liste.
Ankunftszeit, Rechnungsanschrift, Parkplatzwunsch und die Angaben, die später auf den Meldeschein gehören, lassen sich vor der Anreise einsammeln. Ein digitaler Vorabbogen nimmt sie auf, prüft sie auf Vollständigkeit und übergibt sie ans System. Am Tresen bleibt die Begrüßung. Den Meldeschein ersetzt er nicht: Bei ausländischen Gästen bleibt es bei der handschriftlichen Unterschrift am Tag der Ankunft oder bei einem der drei elektronischen Verfahren aus § 29 Absatz 5 des Bundesmeldegesetzes, die weiter unten stehen.
Eine Tagungsanfrage kostet leicht eine halbe Stunde: Verfügbarkeit prüfen, Pauschalen zusammenstellen, Text aus der letzten Anfrage suchen. Ein Ablauf liest die Anfrage, zieht die passenden Bausteine aus deinen eigenen Unterlagen und legt ein fertiges Angebot zur Freigabe vor. Verschickt wird es, nachdem ein Mensch daraufgesehen hat.
Wann ist der Wellnessbereich geschlossen, welche Zimmer haben Verbindungstür, was hat die Frühschicht dem Gast in Zimmer 214 versprochen? Das steht heute in einem Ordner, in einem Übergabebuch und in einem Kopf. Eine Wissensdatenbank beantwortet die Frage auf dem Handy und zeigt die Quelle, damit die Antwort prüfbar bleibt.
Wir haben in der Hotellerie keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien.
Pflichten, Personendaten zu erheben und eine bestimmte Zeit aufzubewahren, kennen viele Branchen: fünf Jahre nach dem Geldwäschegesetz, die Aufbewahrungsfristen aus § 147 der Abgabenordnung, die Nachweise nach dem Arbeitszeitgesetz. Im Hotel steht die Pflicht im Bundesmeldegesetz, sie endet mit einer Vernichtungspflicht, und sie hat sich zum 1. Januar 2025 spürbar geändert. Wer den Check-in digitalisiert, muss diese drei Punkte kennen.
§ 29 Absatz 2 des Bundesmeldegesetzes verlangt den besonderen Meldeschein von „beherbergten ausländischen Personen“, und zwar handschriftlich unterschrieben am Tag der Ankunft. Für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit ist diese Pflicht mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 entfallen. Viele Häuser lassen trotzdem weiter jeden unterschreiben, weil der Ablauf nie angepasst wurde.
§ 30 Absatz 2 nennt, was auf den Meldeschein gehört: Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise, Familiennamen, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit sowie die Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers. Weitere Daten darf nur das Landesrecht vorsehen, und zwar für Fremdenverkehrs- und Kurbeiträge. Dazu kommt eine Pflicht für den Betrieb: Die Angaben im Meldeschein sind mit dem Identitätsdokument zu vergleichen, Abweichungen sind darauf zu vermerken, ebenso ein fehlendes oder ungültiges Dokument. Nach Absatz 4 sind die Scheine ab dem Tag der Abreise ein Jahr aufzubewahren und danach innerhalb von drei Monaten zu vernichten. Eine Löschfrist, die eine Software auch wirklich einhalten muss.
§ 29 Absatz 5 lässt die elektronische Erfüllung zu, aber in enger Form. Die Daten nach § 30 Absatz 2 werden mit Zustimmung des Gastes elektronisch erhoben, und der Gast bestätigt ihre Richtigkeit und Vollständigkeit am Tag der Ankunft. Das Gesetz nennt dafür drei Wege: einen kartengebundenen Zahlungsvorgang mit starker Kundenauthentifizierung, bei dem die zweckgebundene Zuordnungsnummer des eingesetzten Zahlungsmittels erhoben wird; den elektronischen Identitätsnachweis nach § 12 des eID-Karte-Gesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes; oder das Vor-Ort-Auslesen der eID-Karte nach § 13 des eID-Karte-Gesetzes oder des Aufenthaltstitels nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes. Jedes andere Verfahren braucht einen Antrag beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik und wird nur zur Erprobung für höchstens fünf Jahre zugelassen. Ein gewöhnliches Webformular erfüllt die Meldepflicht deshalb nicht, so sauber es auch gebaut ist. § 30 Absatz 5 verlangt zusätzlich geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach den Artikeln 24, 25 und 32 der Datenschutz-Grundverordnung.
Quellen im Wortlaut: § 29 BMG und § 30 BMG, für die Preisangabe gegenüber Verbrauchern § 3 PAngV, abgerufen am 10. September 2026. Die Änderung geht auf das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 zurück, in Kraft seit dem 1. Januar 2025. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für dein Haus trifft dein Anwalt oder dein Datenschutzbeauftragter.
Ein Handwerksbetrieb hat ein Programm, ein Hotel hat fünf. Genau daran scheitern die meisten Insellösungen: Sie lösen einen Schritt und reden mit keinem der anderen Systeme.
Deshalb fangen wir nicht mit einem Werkzeug an, sondern mit der Frage, wo die Daten schon liegen und welches System die Wahrheit hält.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst das Hotelprogramm für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Zimmerplan, Rechnung, Kanalmanager, Kasse und Meldewesen sind gelöste Probleme. Dafür gibt es fertige Hotelsoftware, und für ein Haus dieser Größe ist sie fast immer günstiger als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo das Hotelprogramm endet, beginnt die Handarbeit: Anfragen aus fünf Kanälen, das Telefon zur Anreisezeit, Gruppenanfragen, Hausinfos für jede Schicht. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System auszutauschen.
Erst wenn ein Ablauf für dein Haus typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Vorab-Check-in, Gästeportale, Tagungskonfiguratoren und Auswertungen über mehrere Systeme.
Zur Einordnung der Größenordnung: Der DEHOGA Bundesverband weist für 2024 auf Basis der Umsatzsteuerstatistik des Statistischen Bundesamtes 10.458 Hotelbetriebe in Deutschland aus. Die allermeisten davon sind inhabergeführt und haben kein eigenes IT-Team.
Im kostenlosen Analysegespräch nehmen wir eine Woche an deiner Rezeption auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt.
Weiter geht es je nach Fall mit einer Automation, einer KI-Lösung wie Telefonassistent oder Wissensdatenbank oder einer Web-App. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite Investition: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
gerlinger.ai arbeitet mit kleinen und mittleren Betrieben von 5 bis 250 Mitarbeitern. Der Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis. Beratung und Umsetzung kommen aus einer Hand: Dieselbe Person nimmt den Ablauf auf und baut anschließend die Lösung. Öffentliche Referenzen aus der Hotellerie haben wir nicht, und wir behaupten auch keine.
Er nimmt Anrufe an, wenn niemand frei ist, beantwortet die Standardfragen nach Anreise, Parken, Frühstückszeiten und Haustieren aus deinen eigenen Angaben, nimmt Reservierungs- und Rückrufwünsche auf und legt sie mit Nummer und Anliegen in eine Liste. Einen Zimmerpreis nennt er nur, wenn du die Angabe freigegeben hast: Gegenüber Verbrauchern ist nach § 3 der Preisangabenverordnung der Gesamtpreis anzugeben, und wird er aufgegliedert, muss der Gesamtpreis hervorgehoben sein. Was er nicht tut: Preise verhandeln oder Zusagen machen, die im Haus niemand geprüft hat.
Nur über die Verfahren, die § 29 Absatz 5 des Bundesmeldegesetzes nennt. Der Gast muss zustimmen, und er muss Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten am Tag der Ankunft bestätigen: über einen kartengebundenen Zahlungsvorgang mit starker Kundenauthentifizierung, über den elektronischen Identitätsnachweis nach § 12 des eID-Karte-Gesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes oder über das Vor-Ort-Auslesen von eID-Karte oder Aufenthaltstitel. Ein anderes Verfahren braucht eine auf fünf Jahre befristete Erprobungszulassung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Ein gewöhnliches Webformular erfüllt die Meldepflicht nicht. Was wir bauen, sammelt Angaben für den Check-in ein und hält die Frist aus § 30 Absatz 4 nach, ein Jahr ab Abreise aufbewahren und danach innerhalb von drei Monaten vernichten. Die Meldepflicht selbst erfüllt es nicht.
Nein. § 29 Absatz 2 des Bundesmeldegesetzes verlangt den besonderen Meldeschein nur von beherbergten ausländischen Personen. Für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit ist die Pflicht mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 entfallen. Viele Häuser lassen weiter alle unterschreiben, weil der Ablauf am Empfang nie angepasst wurde. Die rechtliche Bewertung für dein Haus trifft dein Anwalt.
Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten das System überhaupt sieht, wie lange sie bleiben und wann sie automatisch gelöscht werden, und dokumentieren das für deine Datenschutzerklärung und dein Verarbeitungsverzeichnis.
In den meisten Fällen ja, und zwar ohne es auszutauschen. Wir setzen die Bausteine daneben und binden sie über die vorhandenen Schnittstellen an. Wenn dein System keine Schnittstelle hat, sagen wir das im Analysegespräch und nicht erst im Projekt. Manchmal ist die ehrliche Antwort, dass zuerst das Hotelprogramm dran wäre und nicht die KI.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite Investition steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Haus sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.
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