Start / KI-Automatisierung
KI-Automatisierung heißt, dass ein wiederkehrender Ablauf im Betrieb von allein läuft, auch wenn die Angaben jedes Mal etwas anders aussehen. Typische Beispiele: das Postfach sortieren, Angebote vorbereiten, Belege erfassen oder Daten zwischen zwei Programmen übertragen. Wir bauen solche Automationen für kleine Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern ohne eigene IT, oft im Büro von Handwerksbetrieben und Immobilienmaklern. Dabei suchen wir den Ablauf, der dein Team am meisten Zeit kostet, automatisieren ihn und messen nach, bevor der nächste drankommt.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Die schriftliche Einschätzung behältst du, auch wenn wir nicht zusammenarbeiten.
Seit 2007: über 200 Kunden, über 500 Projekte.
TÜV-zertifiziert in Verkaufspsychologiedamit deine Lösung auch bei Kunden ankommtKlassische Automatisierung braucht immer dieselbe Form: Feld A wandert nach Feld B. Sobald etwas anders aussieht, bleibt sie stehen. Genau an dieser Stelle beginnt KI-Automatisierung.
KI-Automatisierung übernimmt Abläufe, in denen die Angaben in wechselnder Form ankommen: eine Mail in freiem Text, ein Lieferschein als Foto, eine Anfrage übers Formular, eine Rechnung im fremden Layout. Die KI liest, ordnet zu und trägt ein. Die Regeln drumherum legst du fest, und Entscheidungen trifft weiter dein Team.
Erst ein Ablauf, dann messen wir, dann kommt der nächste. Wer alle Abteilungen gleichzeitig umstellt, hat nach drei Monaten viele halbfertige Dinge und keine Zahl, die den Nutzen belegt.
Wenn eine einfache Regel ohne KI reicht, bauen wir die einfache Regel. Sie ist billiger und geht seltener kaputt.
Die meisten fangen beim Texten und beim Bildermachen an. Die Abläufe, die wirklich Zeit sparen, kommen erst später dran.
der Firmen mit KI automatisieren damit Abläufe oder lassen sich bei Entscheidungen helfen
Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025aller Unternehmen ab 10 Beschäftigten nutzen überhaupt KI
Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025der Firmen ab 20 Beschäftigten schöpfen das Potenzial von KI überhaupt nicht aus
Bitkom, 14. September 2026Die ersten beiden Werte stammen aus der amtlichen Erhebung des Statistischen Bundesamtes zur Nutzung von KI-Technologien nach Beschäftigtengrößenklassen, Berichtsjahr 2025, veröffentlicht am 24. November 2025. Die 27 Prozent beziehen sich auf die Unternehmen, die KI nutzen, nicht auf alle. Der dritte Wert stammt aus einer Bitkom-Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, veröffentlicht am 14. September 2026. Die beiden Erhebungen haben unterschiedliche Grundlagen und lassen sich nicht direkt verrechnen.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich, die Angaben liegen schon irgendwo im Betrieb, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen.
Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Bewerbungen und Werbung landen in derselben Ablage. Eine Automation liest jede Mail, erkennt, worum es geht, hängt sie an den richtigen Vorgang und legt einen neuen an, wenn es noch keinen gibt. Du siehst morgens eine Liste statt eines Postfachs. Bei vielen Firmen ist das der erste Ablauf.
Aus der Anfrage entsteht ein Entwurf mit deinen Positionen, deinen Preisen und deinen Textbausteinen. Geprüft und freigegeben wird er von einem Menschen. Für Handwerker spart das oft am meisten Zeit, weil Angebote heute abends nach der Baustelle geschrieben werden.
Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Tankquittungen und Aufmaßblätter kommen als Foto oder PDF und landen als saubere Daten im System. Werte, bei denen sich die KI nicht sicher ist, werden markiert statt stillschweigend übernommen.
Zwischen Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kalender und Kundenverzeichnis sitzt oft ein Mensch mit zwei geöffneten Fenstern. Für Immobilienmakler ist das der klassische Fall: Exposé, Portal, Interessentenliste und Terminkalender brauchen alle denselben Stand, und heute pflegt das jemand von Hand.
Der Wochenbericht, die Erinnerung an ein offenes Angebot, die Rückfrage zu einer fehlenden Unterlage: So etwas geht unter, wenn der Tag voll ist. Eine Automation erledigt diese Aufgaben zur festen Zeit und legt dir nur die Fälle vor, in denen du entscheiden musst.
Ein Beispiel aus einem Demo-System, das wir für den Garten- und Landschaftsbau gebaut haben: Der Kunde stellt seinen Auftrag über die Website selbst zusammen, die Kalkulation erscheint direkt im Dashboard, und nach der Freigabe geht das Angebot mit einem Klick als PDF hinaus.
Die Frage entscheidet über den Preis. Eine feste Regel kostet nur einen Bruchteil einer KI-Lösung und läuft zuverlässiger. KI lohnt sich erst, wenn die Eingangsdaten nicht immer gleich aussehen.
Eine Entscheidungshilfe findest du im Artikel KI oder klassische Automatisierung.
Eine Automation, die im Hintergrund arbeitet, ist erst dann gut, wenn ein Mensch jederzeit sehen kann, was sie getan hat, und sie anhalten kann. Das ist der Teil, den wir vor dem eigentlichen Ablauf bauen.
Für jeden Vorgang steht in normalen Sätzen da, was hereinkam, wohin die Automation es einsortiert hat und was dann passiert ist. Diese Liste kann dein Büro morgens in ein paar Minuten überfliegen.
Alles, was hinausgeht oder Geld kostet, geht über eine Freigabe. Unsichere Werte werden markiert statt stillschweigend übernommen. Wo diese Freigabe nötig ist, legen wir vor dem Bau gemeinsam fest. Weniger Freigaben gibt es erst, wenn die Automation lange genug ohne Fehler gelaufen ist.
Mit einem Schalter stellst du die Automation ab, und der frühere Ablauf greift wieder. Solange das nicht funktioniert, geht sie bei uns nicht in Betrieb. Kein Betrieb soll von einer Lösung abhängen, die er nicht anhalten kann.
Den Code schreibt bei uns die KI, wir prüfen ihn. Dadurch rechnen sich Automationen, die für ein kleines Unternehmen bisher zu teuer waren. Was als einzelner Ablauf beginnt, wächst über die Jahre zu einem zusammenhängenden System.
Nach den Kosten fragt fast jeder gleich zu Beginn. Hier steht, wovon sie abhängen.
Einen festen Preis nennen wir hier nicht, weil er davon abhängt, wie viele Ausnahmen der Ablauf hat und an wie viele Systeme er angebunden wird.
Im kostenlosen Analysegespräch rechnen wir mit deinen Zahlen: wie oft der Ablauf vorkommt, wie lange er heute dauert und wie viel Zeit die Automation einsparen kann. Danach bekommst du ein Angebot mit Festpreis und eine Schätzung der laufenden Kosten für Server und Modelle.
Rechnet es sich nicht, sagen wir dir das vor dem Angebot. Woraus sich der Preis zusammensetzt, steht auf der Seite Investition.
Wir arbeiten mit Firmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern aus Handwerk, Handel und Industrie, deren Team viel am PC arbeitet. Unser Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis. Zum Auftakt und für Workshops kommen wir im Umkreis von etwa 60 Kilometern zu dir, also unter anderem nach Waiblingen, Ludwigsburg, Stuttgart und Heilbronn. Außerhalb der Region läuft alles per Video.
Die Leistung im Detail steht unter Automationen. Weitere KI-Bausteine wie Chatbot, Wissensdatenbank, KI-Telefonassistent und Dokumentenerkennung findest du unter KI-Lösungen. Für Handwerksbetriebe gibt es eine eigene Seite zu KI im Handwerk, für die Region die Seite KI-Agentur Stuttgart. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert, und zum Einstieg passt die KI-Schulung für Mitarbeiter.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Ein wiederkehrender Ablauf läuft von allein, obwohl die Angaben jedes Mal etwas anders ankommen. Die KI liest freien Text, Fotos oder fremde Layouts, ordnet zu und trägt ein. Der Unterschied zur klassischen Automatisierung: Eine feste Regel bleibt stehen, sobald etwas anders aussieht als erwartet. KI kommt mit solchen Abweichungen zurecht.
Das hängt davon ab, wie viele Ausnahmen der Ablauf hat und an wie viele Systeme er angebunden wird. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du ein Angebot mit Festpreis und eine Schätzung der laufenden Kosten für Server und Modelle.
Entscheidend ist, wie oft der Ablauf vorkommt. Ein Betrieb mit zwölf Mitarbeitern, der jede Woche zwanzig Anfragen von Hand erfasst, spart mehr Zeit als ein Betrieb mit achtzig Mitarbeitern und drei Anfragen. Wir rechnen das im Analysegespräch an deinen Zahlen durch, bevor irgendetwas gebaut wird.
Bei Handwerkern ist es fast immer die Vorbereitung von Angeboten aus der eigenen Preisliste und das Auslesen von Belegen und Aufmaßblättern per Foto. Bei Immobilienmaklern sind es die Übergaben zwischen Exposé, Portal, Interessentenliste und Terminkalender, weil alle vier denselben Stand brauchen und das heute jemand von Hand pflegt. In beiden Fällen fangen wir aber meist beim Postfach an.
Wenn die Angaben immer im selben Feld und im selben Format ankommen und es genau einen richtigen Folgeschritt gibt, reicht eine feste Regel. Sie ist deutlich günstiger und geht seltener kaputt. KI lohnt sich, sobald Texte frei formuliert sind, Informationen in Fotos oder fremden Layouts stecken oder der Ablauf Ausnahmen hat, die man nicht alle vorher aufschreiben kann.
Zu jeder Automation gehören bei uns drei Dinge: ein Protokoll in normalen Sätzen, das dein Büro morgens überfliegen kann, eine Freigabe durch einen Menschen, bevor etwas hinausgeht oder Geld kostet, und ein Ausschalter, mit dem der frühere Ablauf wieder greift. Solange die Abschaltung nicht funktioniert, geht bei uns nichts in Betrieb.
Erste Ergebnisse siehst du meist innerhalb von vier Wochen. Ein Projekt dauert meist zwei bis drei Monate, größere sechs bis zwölf. Wir bauen bewusst klein, damit im Betrieb jemand den Nutzen sieht, bevor größeres Budget gebunden wird. Erst wenn der erste Ablauf läuft und wir die Zeitersparnis gemessen haben, kommt der nächste.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Unternehmen am meisten Arbeit abnimmt. Ehrlich, ohne Folien.
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