Start / KI-Automatisierung
KI-Automatisierung heißt, dass ein wiederkehrender Ablauf im Betrieb von allein läuft, auch wenn die Angaben jedes Mal etwas anders aussehen: das Postfach, die Angebote, die Belege, die Übergabe zwischen zwei Programmen. Gefragt ist sie vor allem bei kleinen Unternehmen und KMU, bei Handwerkern und bei Immobilienmaklern. gerlinger.ai sucht dafür den einen Ablauf mit dem größten Hebel, baut ihn und misst nach, bevor der nächste drankommt.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Die schriftliche Einschätzung gehört dir, auch wenn wir nicht zusammenarbeiten.
TÜV-zertifiziertVerkaufspsychologie, TÜV RheinlandKlassische Automatisierung braucht immer dieselbe Form: Feld A wandert nach Feld B. Sobald etwas anders aussieht, bleibt sie stehen. Genau an dieser Stelle beginnt KI-Automatisierung.
KI-Automatisierung übernimmt Abläufe, in denen die Angaben in wechselnder Form ankommen: eine Mail in freiem Text, ein Lieferschein als Foto, eine Anfrage übers Formular, eine Rechnung im fremden Layout. Die KI liest, ordnet zu und trägt ein. Die Regeln drumherum bleiben fest, entschieden wird weiter im Betrieb.
Ein Ablauf zuerst, gemessen, dann der nächste. Wer alle Abteilungen gleichzeitig umstellt, hat nach drei Monaten viele halbfertige Dinge und keine Zahl, die den Nutzen belegt.
Wenn eine einfache Regel ohne KI reicht, bauen wir die einfache Regel. Sie ist billiger und geht seltener kaputt.
Die meisten fangen beim Texten und beim Bildermachen an. Der Ablauf, der wirklich Zeit spart, kommt später, und im Handwerk hat er meist noch gar nicht angefangen.
der KI nutzenden Unternehmen automatisieren damit Arbeitsabläufe oder stützen Entscheidungen
Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025aller Unternehmen ab 10 Beschäftigten nutzen überhaupt KI
Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025der deutschen Handwerksbetriebe setzten KI ein, weitere 9 Prozent planten es
Bitkom, 28. August 2025Die ersten beiden Werte stammen aus der amtlichen Erhebung des Statistischen Bundesamtes zur Nutzung von KI-Technologien nach Beschäftigtengrößenklassen, Berichtsjahr 2025, veröffentlicht am 24. November 2025. Die 27 Prozent beziehen sich auf die Unternehmen, die KI nutzen, nicht auf alle. Der dritte Wert stammt aus einer repräsentativen Bitkom-Befragung von 504 Handwerksunternehmen ab einem Beschäftigten, erhoben in den Kalenderwochen 23 bis 29 des Jahres 2025. Die beiden Erhebungen haben unterschiedliche Grundlagen und lassen sich nicht direkt verrechnen.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich, die Angaben liegen schon irgendwo im Betrieb, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen.
Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Bewerbungen und Werbung landen in derselben Ablage. Eine Automation liest jede Mail, erkennt, worum es geht, hängt sie an den richtigen Vorgang und legt an, was fehlt. Du siehst morgens eine Liste statt eines Postfachs. Das ist bei kleinen Unternehmen fast immer der erste Ablauf.
Aus der Anfrage entsteht ein Entwurf mit deinen Positionen, deinen Preisen und deinen Textbausteinen. Geprüft und freigegeben wird er von einem Menschen. Für Handwerker ist das der Ablauf mit dem größten Hebel, weil er heute abends nach der Baustelle passiert.
Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Tankquittungen und Aufmaßblätter kommen als Foto oder PDF und landen als saubere Daten im System. Werte, bei denen sich die KI nicht sicher ist, werden markiert statt stillschweigend übernommen.
Zwischen Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kalender und Kundenverzeichnis sitzt oft ein Mensch mit zwei geöffneten Fenstern. Für Immobilienmakler ist das der klassische Fall: Exposé, Portal, Interessentenliste und Terminkalender halten sich nicht von selbst auf demselben Stand.
Der Wochenbericht, die Erinnerung an ein offenes Angebot, die Rückfrage zu einer fehlenden Unterlage: Dinge, die niemand vergisst, weil sie wichtig sind, sondern weil der Tag voll war. Eine Automation erledigt sie zur festen Zeit und legt dir nur vor, was eine Entscheidung braucht.
Ein Beispiel aus einem Projekt im Garten- und Landschaftsbau: Der Kunde stellt seinen Auftrag über die Website selbst zusammen, die Kalkulation steht sofort im Dashboard, und das Angebot geht nach der Freigabe mit einem Klick als PDF hinaus.
Die Frage entscheidet über den Preis. Eine feste Regel kostet einen Bruchteil und läuft zuverlässiger. KI lohnt sich erst, wenn die Eingangsdaten nicht immer gleich aussehen.
Ausführlich mit Entscheidungshilfe steht das im Artikel KI oder klassische Automatisierung.
Eine Automation, die im Hintergrund arbeitet, ist erst dann gut, wenn ein Mensch jederzeit sehen kann, was sie getan hat, und sie anhalten kann. Das ist der Teil, den wir vor dem eigentlichen Ablauf bauen.
Für jeden Vorgang steht in normalen Sätzen da, was hereinkam, wie es zugeordnet wurde und was daraus wurde. Nicht als technisches Log für Entwickler, sondern als Liste, die dein Büro morgens überfliegen kann.
Alles, was hinausgeht oder Geld kostet, geht über eine Freigabe. Unsichere Werte werden markiert statt stillschweigend übernommen. Wir legen vor dem Bau gemeinsam fest, wo dieser Punkt liegt, und verschieben ihn erst, wenn die Zahlen dafür sprechen.
Du hast einen Schalter, mit dem die Automation aus ist und der frühere Ablauf wieder greift. Solange das nicht funktioniert, geht sie bei uns nicht in Betrieb. Kein Betrieb soll von einer Lösung abhängen, die er nicht anhalten kann.
Gebaut wird mit Agentic Coding, also Softwareentwicklung mit KI-Agenten. Dadurch rechnen sich Automationen, die für ein kleines Unternehmen bisher zu teuer waren, und was als einzelner Ablauf beginnt, wächst über die Jahre zusammen statt in viele Insellösungen auseinander.
Die Kostenfrage kommt fast immer im selben Satz wie die Frage nach dem Ablauf. Deshalb steht sie hier und nicht am Ende eines Angebots.
Auf der Seite Investition steht die einzige Preisaussage der Website: Ein Projekt geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. Stundensätze und Paketpreise nennen wir hier bewusst nicht, weil der Preis davon abhängt, wie viele Ausnahmen der Ablauf hat und an wie viele Systeme er angebunden wird.
Im kostenlosen KI-Ready-Check messen wir den Ablauf an deinen Zahlen: wie oft er vorkommt, wie lange er heute dauert, was übrig bliebe. Danach bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, die laufenden Kosten für Server und Modelle eingerechnet.
Trägt die Rechnung nicht, sagen wir das vor dem Angebot. Woraus sich der Preis zusammensetzt, steht auf der Seite Investition.
Wir arbeiten mit Betrieben von 5 bis 250 Mitarbeitern aus Handwerk, Handel und Industrie. Unser Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis, für den Auftakt und die Aufnahme der Abläufe kommen wir im Umkreis von etwa 60 Kilometern in den Betrieb, also unter anderem nach Waiblingen, Ludwigsburg, Stuttgart und Heilbronn. Außerhalb der Region läuft alles per Video.
Die Leistung im Detail steht unter Automationen. Was daneben an KI-Bausteinen dazugehört, findest du unter KI-Lösungen, dazu zählen Chatbot, Wissensdatenbank, KI-Telefonassistent und Dokumentenerkennung. Für Handwerksbetriebe gibt es eine eigene Seite zu KI im Handwerk, für die Region die Seite KI-Agentur Stuttgart. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert, und zum Einstieg passt die KI-Schulung für Mitarbeiter.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Ein wiederkehrender Ablauf läuft von allein, obwohl die Angaben jedes Mal etwas anders ankommen. Die KI liest freien Text, Fotos oder fremde Layouts, ordnet zu und trägt ein. Der Unterschied zur klassischen Automatisierung ist die Unordnung: Eine feste Regel bleibt stehen, sobald etwas anders aussieht als erwartet.
Das hängt davon ab, wie viele Ausnahmen der Ablauf hat und an wie viele Systeme er angebunden wird. Auf der Seite Investition steht die einzige feste Aussage: Ein Projekt geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. Nach dem kostenlosen KI-Ready-Check bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, die laufenden Kosten für Server und Modelle eingerechnet. Stundensätze und Paketpreise nennen wir bewusst nicht.
Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeiter, sondern die Häufigkeit des Ablaufs. Ein Betrieb mit acht Mitarbeitern, der jede Woche zwanzig Anfragen von Hand erfasst, hat einen größeren Hebel als ein Betrieb mit fünfzig Mitarbeitern und drei Anfragen. Wir rechnen das im KI-Ready-Check an deinen Zahlen durch, bevor irgendetwas gebaut wird.
Bei Handwerkern ist es fast immer die Vorbereitung von Angeboten aus der eigenen Preisliste und das Auslesen von Belegen und Aufmaßblättern per Foto. Bei Immobilienmaklern sind es die Übergaben zwischen Exposé, Portal, Interessentenliste und Terminkalender, weil sich diese vier Stellen nicht von selbst auf demselben Stand halten. In beiden Fällen ist der erste Schritt aber das Postfach.
Wenn die Angaben immer im selben Feld und im selben Format ankommen und es genau einen richtigen Folgeschritt gibt, reicht eine feste Regel. Sie kostet einen Bruchteil und geht seltener kaputt. KI lohnt sich, sobald Texte frei formuliert sind, Informationen in Fotos oder fremden Layouts stecken oder der Ablauf Ausnahmen hat, die man nicht alle vorher aufschreiben kann.
Zu jeder Automation gehören bei uns drei Dinge: ein Protokoll in normalen Sätzen, das dein Büro morgens überfliegen kann, ein Haltepunkt, an dem ein Mensch freigibt, bevor etwas hinausgeht oder Geld kostet, und ein Ausschalter, mit dem der frühere Ablauf sofort wieder greift. Solange die Abschaltung nicht funktioniert, geht bei uns nichts in Betrieb.
Ein abgegrenzter erster Ablauf ist meist eine Sache von Wochen, nicht von Monaten. Wir bauen bewusst klein und messbar, damit im Betrieb jemand den Nutzen sieht, bevor größeres Budget gebunden wird. Erst wenn der erste Ablauf gemessen ist, kommt der nächste.
Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Unternehmen sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.
KI-Ready-Check buchen