Start / KI-Telefonassistent
Ein KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe an, die sonst niemand annimmt. Er führt ein normales Gespräch, erkennt das Anliegen, notiert Name und Rückrufnummer, bucht auf Wunsch einen Termin und gibt an einen Menschen weiter, sobald es nötig wird. Gefragt ist er vor allem bei Handwerkern, Arztpraxen, Hausverwaltungen, Hotels und Anwälten, also dort, wo das Telefon klingelt, während alle beschäftigt sind. gerlinger.ai baut ihn und bindet ihn an das an, was bei dir schon läuft.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Die schriftliche Einschätzung gehört dir, auch wenn wir nicht zusammenarbeiten.
Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce.
TÜV Rheinland geprüftVerkaufspsychologie-Expert:in, ID 0217464581Der Anrufbeantworter nimmt eine Nachricht auf, die jemand später abhören muss. Das Sprachmenü lässt den Anrufer Zahlen drücken. Ein KI-Telefonassistent spricht.
Ein KI-Telefonassistent nimmt den Anruf entgegen, versteht gesprochene Sprache, erkennt das Anliegen, trägt die Angaben in dein System ein und verbindet weiter oder legt einen Rückruf an. Was heute auf einem Zettel neben dem Telefon landet, landet danach direkt in deiner Liste, mit Uhrzeit, Nummer und Anliegen.
Der Assistent sagt auf Nachfrage, dass er eine Maschine ist, und er bringt jeden Anrufer zu einem Menschen, der das möchte. Ohne diese beiden Punkte schalten wir keinen scharf.
Wenn bei dir zehn Anrufe in der Woche eingehen, raten wir ab. Dann trägt die Rechnung nicht.
Die amtliche Erhebung zählt, welche KI-Technologien Unternehmen tatsächlich einsetzen. Sprache steht dabei weit oben, und der Abstand zwischen kleinen und großen Betrieben ist der eigentliche Befund.
der KI nutzenden Unternehmen setzen Spracherkennung ein
Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025aller Unternehmen ab 10 Beschäftigten nutzen überhaupt KI
Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025Quelle: Statistisches Bundesamt, Tabelle zur Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen, Berichtsjahr 2025, veröffentlicht am 24. November 2025. Der Wert von 42 Prozent bezieht sich auf die Unternehmen, die KI nutzen, nicht auf alle Unternehmen. Die Statistik erfasst Spracherkennung allgemein und weist Telefonassistenten nicht gesondert aus.
Sie haben dasselbe Problem in unterschiedlicher Kleidung: Die Arbeit findet nicht am Telefon statt, aber das Geschäft kommt darüber herein.
Wer auf dem Dach steht oder im Kriechkeller liegt, geht nicht ans Telefon. Der Assistent nimmt Anliegen, Adresse und Rückrufnummer auf, fragt nach, ob es ein Notfall ist, und legt beides in die Liste, die abends jemand durchgeht. Zusätzlich kann er den frühesten freien Termin nennen, wenn dein Kalender angebunden ist.
Zwischen acht und neun klingelt das Telefon durchgehend, während am Tresen eine Schlange steht. Der Assistent nimmt Terminwünsche, Rezeptbestellungen und Rückfragen auf und leitet alles weiter, was nach Dringlichkeit klingt. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, deshalb legen wir vor dem Start schriftlich fest, was er überhaupt aufnehmen darf.
Dieselben Meldungen kommen jede Woche: Heizung, Wasser, Schlüssel, Nebenkostenabrechnung. Der Assistent erfasst Objekt, Wohnung und Schaden strukturiert, statt sie in einer Mailbox zu sammeln, und gibt Notfälle direkt an die Bereitschaft weiter.
An der Rezeption steht ein Gast, gleichzeitig ruft jemand an. Der Assistent beantwortet die immer gleichen Fragen zu Anreise, Parkplatz, Frühstückszeiten und Stornierung, nimmt Reservierungswünsche auf und verbindet alles Weitere an die Rezeption, sobald jemand frei ist.
Mandanten und Anrufer, die noch keine sind, rufen mitten in Fristen und Terminen an. Der Assistent nimmt Anliegen und Rechtsgebiet auf, prüft nichts und bewertet nichts, sondern sortiert vor. Der anwaltlichen Verschwiegenheit wegen legen wir vorher fest, was aufgezeichnet und was nur weitergereicht wird.
Die Liste ist nicht abschließend. Werkstätten, Friseure, Restaurants, Autohäuser und Versicherungsmakler stellen dieselbe Frage, meist mit demselben Auslöser: Es geht Umsatz verloren, bevor jemand weiß, dass es ihn gab.
Die Rechnung ist dieselbe wie bei jeder Automation: Wie oft passiert es, wie lange dauert es heute, und wie viel davon bleibt danach übrig.
Ein Telefonassistent ist die einzige Lösung, die im Namen deines Betriebs mit Fremden spricht. Deshalb bauen wir ihn anders als eine Automation im Hintergrund.
Bevor wir eine Zeile schreiben, notiert dein Team eine Woche lang mit, wer anruft und was er will. Erst diese Liste zeigt, ob drei Anliegen achtzig Prozent der Anrufe ausmachen oder ob jeder Anruf anders ist.
Jeder Satz, den der Assistent sagen kann, steht vorher schriftlich da: Begrüßung, Rückfragen, Übergabe, Verabschiedung. Du liest es, streichst und änderst. Erst danach schalten wir eine Nummer darauf.
Jeder Anrufer kommt auf Wunsch zu einem Menschen. Und du hast einen Schalter, mit dem der Assistent sofort aus ist und alles wieder klingelt wie vorher. Beides gehört zur Übergabe, nicht zu einem Zusatzpaket.
Die Kostenfrage wird fast immer zusammen mit der Lösung gestellt, deshalb steht sie hier und nicht im Kleingedruckten.
Auf der Seite Investition steht die einzige Preisaussage der Website: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Paketpreise und Stundensätze nennen wir hier bewusst nicht, weil der Preis davon abhängt, wie viele Anliegen der Assistent können muss und an welche Systeme er angebunden wird.
Im kostenlosen Analysegespräch gehen wir deine Anrufliste durch und rechnen den Fall an deinen Zahlen durch. Danach bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, die laufenden Kosten für Telefonie und Modell eingerechnet.
Was ein Vorhaben grundsätzlich kostet und woraus sich der Preis zusammensetzt, steht auf der Seite Investition.
Meistens hängt hinter dem Anruf noch etwas: eine Anfrage, die erfasst werden muss, ein Angebot, das jemand schreibt, eine Frage, deren Antwort in einem alten Dokument steht. Der Assistent nimmt den Anruf an, den Rest übernehmen die Bausteine daneben.
Wie er technisch funktioniert und wo seine Grenzen liegen, steht ausführlich im Blogartikel KI-Telefonassistent: keine Anrufe verpassen. Als Leistung gehört er zu den KI-Lösungen, zusammen mit Chatbot, Wissensdatenbank und Dokumentenerkennung. Was danach im Hintergrund weiterläuft, findest du unter Automationen. Für Handwerksbetriebe gibt es eine eigene Seite zu KI im Handwerk, und wer nur Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Eine Software, die eingehende Anrufe selbst entgegennimmt und ein Gespräch führt. Sie versteht gesprochene Sprache, erkennt das Anliegen, nimmt Name, Nummer und Anliegen auf, kann Termine anbieten und an einen Mitarbeiter übergeben. Anders als ein Anrufbeantworter hinterlässt sie keine Nachricht zum Abhören, sondern einen fertigen Eintrag in deiner Liste.
Das hängt davon ab, wie viele Anliegen er beherrschen muss und an welche Systeme er angebunden wird. Auf der Seite Investition steht die einzige feste Aussage: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, die laufenden Kosten für Telefonie und Modell eingerechnet. Stundensätze und Paketpreise nennen wir bewusst nicht.
Am häufigsten fragen ihn Handwerker, Arztpraxen, Hausverwaltungen, Hotels und Anwälte nach. Dazu kommen Werkstätten, Friseure, Restaurants, Autohäuser und Versicherungsmakler. Gemeinsam ist ihnen, dass die eigentliche Arbeit nicht am Telefon stattfindet, das Geschäft aber darüber hereinkommt. Entscheidend ist nicht die Branche, sondern die Zahl der Anrufe, die heute niemand annimmt.
Viele merken es nicht sofort, und genau deshalb sagt unser Assistent es auf Nachfrage von sich aus. Wir bauen keinen, der so tut, als wäre er ein Mensch. Jeder Anrufer kommt außerdem auf Wunsch zu einem Mitarbeiter, ohne dass er dafür ein Stichwort kennen muss.
Dann übergibt er. Entweder verbindet er sofort an dein Team, oder er nimmt Anliegen und Rückrufnummer auf und markiert den Fall als offen. Was er nicht tut, ist raten. Angaben, bei denen er sich nicht sicher ist, werden markiert statt stillschweigend eingetragen.
Gesundheitsdaten und Mandantenangaben unterliegen besonderen Anforderungen, deshalb legen wir vor dem Start schriftlich fest, welche Angaben der Assistent überhaupt aufnehmen darf und was nur weitergereicht wird. Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten die KI sehen darf, und dokumentieren das für deine Datenschutzerklärung. Die rechtliche Bewertung für deinen Fall übernimmt dein Anwalt oder dein Datenschutzbeauftragter.
Das hängt vom Umfang ab. Vorweg läuft eine Woche, in der dein Team die eingehenden Anrufe mitschreibt. Ein abgegrenzter erster Stand ist danach meist eine Sache von Wochen, nicht von Monaten. Wir starten bewusst mit wenigen Anliegen, hören die ersten echten Gespräche gemeinsam durch und erweitern erst dann.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Unternehmen sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.
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