Start / KI-Telefonassistent
Ein KI-Telefonassistent geht ans Telefon, wenn bei dir gerade alle beschäftigt sind. Er führt ein normales Gespräch, erkennt das Anliegen, notiert Name und Rückrufnummer, bucht auf Wunsch einen Termin und gibt an einen Menschen weiter, sobald es nötig wird. Gefragt ist er vor allem in Arztpraxen, Hausverwaltungen, Hotels, Kanzleien und Handwerksbetrieben. Wir bauen ihn und binden ihn an die Software an, die du schon nutzt.
45 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch.
Seit 2007: über 200 Kunden, über 500 Projekte.
TÜV-zertifiziert in Verkaufspsychologiedamit deine Lösung auch bei Kunden ankommtDer Anrufbeantworter nimmt eine Nachricht auf, die jemand später abhören muss. Das Sprachmenü lässt den Anrufer Zahlen drücken. Ein KI-Telefonassistent spricht.
Ein KI-Telefonassistent nimmt den Anruf entgegen, versteht gesprochene Sprache, erkennt das Anliegen, trägt die Angaben in dein System ein und verbindet weiter oder legt einen Rückruf an. Was heute auf einem Zettel neben dem Telefon landet, landet danach direkt in deiner Liste, mit Uhrzeit, Nummer und Anliegen.
Der Assistent sagt auf Nachfrage, dass er eine Maschine ist, und er bringt jeden Anrufer zu einem Menschen, der das möchte. Ohne diese beiden Punkte schalten wir keinen scharf.
Kommen bei dir nur zehn Anrufe in der Woche an, raten wir ab. Dann rechnet es sich nicht.
Die amtliche Statistik zeigt, wie viele Firmen KI einsetzen und wofür. Kleine Firmen sind dabei noch zurückhaltend: Von den Firmen mit 10 bis 49 Beschäftigten nutzt nicht einmal jede vierte KI, ab 250 Beschäftigten mehr als jede zweite.
Quelle: Statistisches Bundesamt, Tabelle zur Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen, Berichtsjahr 2025, veröffentlicht am 24. November 2025. Der Wert von 42 Prozent bezieht sich auf die Unternehmen, die KI nutzen, nicht auf alle Unternehmen. Die Statistik erfasst Spracherkennung allgemein und weist Telefonassistenten nicht gesondert aus.
Überall dasselbe Problem: Das Team ist mit der eigentlichen Arbeit beschäftigt, und genau dann kommen die Aufträge übers Telefon.
Wer auf dem Dach steht oder im Kriechkeller liegt, geht nicht ans Telefon. Der Assistent nimmt Anliegen, Adresse und Rückrufnummer auf, fragt nach, ob es ein Notfall ist, und schreibt alles in die Liste, die abends jemand durchgeht. Zusätzlich kann er den frühesten freien Termin nennen, wenn dein Kalender angebunden ist.
Zwischen acht und neun klingelt das Telefon durchgehend, während am Tresen eine Schlange steht. Der Assistent nimmt Terminwünsche, Rezeptbestellungen und Rückfragen auf und leitet alles weiter, was nach Dringlichkeit klingt. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, deshalb legen wir vor dem Start schriftlich fest, was er überhaupt aufnehmen darf.
Dieselben Meldungen kommen jede Woche: Heizung, Wasser, Schlüssel, Nebenkostenabrechnung. Der Assistent fragt Objekt, Wohnung und Schaden ab, trägt alles sauber ein und gibt Notfälle direkt an die Bereitschaft weiter.
An der Rezeption steht ein Gast, gleichzeitig ruft jemand an. Der Assistent beantwortet die immer gleichen Fragen zu Anreise, Parkplatz, Frühstückszeiten und Stornierung, nimmt Reservierungswünsche auf und stellt alles andere zur Rezeption durch, sobald dort jemand frei ist.
Mandanten und Interessenten rufen ausgerechnet dann an, wenn eine Frist drängt oder ein Termin läuft. Der Assistent nimmt Anliegen und Rechtsgebiet auf und sortiert vor. Eine rechtliche Einschätzung gibt er nie. Wegen der Schweigepflicht legen wir vorher fest, was aufgezeichnet und was nur weitergereicht wird.
Dasselbe gilt für Werkstätten, Friseure, Restaurants, Autohäuser und Versicherungsmakler. Wer dort nicht rangeht, verliert oft einen Auftrag, ohne je davon zu erfahren.
Gerechnet wird wie bei jeder Automation: Wie viele Anrufe kommen, wie viel Zeit kosten sie heute, und wie viel davon spart der Assistent?
Ein Telefonassistent spricht im Namen deiner Firma mit deinen Kunden. Deshalb bauen wir ihn vorsichtiger als eine Automation im Hintergrund.
Bevor wir eine Zeile schreiben, notiert dein Team eine Woche lang mit, wer anruft und was er will. Erst diese Liste zeigt, ob drei Anliegen achtzig Prozent der Anrufe ausmachen oder ob jeder Anruf anders ist.
Jeder Satz, den der Assistent sagen kann, steht vorher schriftlich da: Begrüßung, Rückfragen, Übergabe, Verabschiedung. Du liest es, streichst und änderst. Erst danach schalten wir den Assistenten auf deine Nummer.
Jeder Anrufer kommt auf Wunsch zu einem Menschen. Und mit einem Schalter machst du den Assistenten jederzeit aus, dann klingelt alles wieder wie vorher. Beides ist bei der Übergabe dabei, ohne Aufpreis.
Nach dem Preis fragen fast alle zuerst. Hier steht, wovon er abhängt.
Der Preis hängt davon ab, wie viele Anliegen der Assistent kennen muss und an welche Software wir ihn anbinden. Deshalb nennen wir hier weder Paketpreise noch Stundensätze.
Im kostenlosen Analysegespräch schauen wir uns deine Anrufe an und rechnen mit deinen Zahlen. Danach bekommst du eine feste Preisspanne für den ersten Schritt. Die laufenden Kosten für Telefonie und KI sind darin schon enthalten.
Was ein Projekt bei uns mindestens kostet und woraus sich der Preis zusammensetzt, steht auf der Seite Investition.
Meistens hängt am Anruf noch mehr: eine Anfrage, die erfasst werden muss, ein Angebot, das jemand schreibt, eine Frage, deren Antwort in einem alten Dokument steht. Der Assistent nimmt den Anruf an. Den Rest kann eine Automation im Hintergrund erledigen.
Wie er technisch funktioniert und wo seine Grenzen liegen, steht ausführlich im Blogartikel KI-Telefonassistent: keine Anrufe verpassen. Er gehört zu unseren KI-Lösungen, genau wie Chatbot, Wissensdatenbank und Dokumentenerkennung. Was danach im Hintergrund weiterläuft, findest du unter Automationen. Für Handwerksbetriebe gibt es eine eigene Seite zu KI im Handwerk, und wer nur Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Eine Software, die eingehende Anrufe selbst annimmt und ein Gespräch führt. Sie versteht gesprochene Sprache, erkennt das Anliegen, notiert Name und Nummer, kann Termine anbieten und an einen Mitarbeiter übergeben. Auf einem Anrufbeantworter bleibt eine Nachricht zum Abhören. Der KI-Telefonassistent legt einen fertigen Eintrag in deiner Liste an.
Das hängt davon ab, wie viele Anliegen er kennen muss und an welche Software wir ihn anbinden. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Preisspanne für den ersten Schritt, die laufenden Kosten für Telefonie und KI eingerechnet. Was ein Projekt bei uns mindestens kostet, steht auf der Seite Investition.
Vor allem für Arztpraxen, Hausverwaltungen, Hotels, Kanzleien und Handwerksbetriebe, dazu Werkstätten, Friseure, Restaurants, Autohäuser und Versicherungsmakler. Überall ist das Team mit der eigentlichen Arbeit beschäftigt, während die Aufträge übers Telefon kommen. Am Ende entscheidet die Zahl der Anrufe, die heute niemand annimmt.
Viele merken es nicht gleich. Deshalb sagt unser Assistent offen, dass er eine KI ist, sobald jemand fragt. Wir bauen keinen, der so tut, als wäre er ein Mensch. Jeder Anrufer kommt außerdem auf Wunsch zu einem Mitarbeiter, ohne dass er dafür ein Stichwort kennen muss.
Dann übergibt er. Entweder stellt er direkt zu deinem Team durch, oder er notiert Anliegen und Rückrufnummer und markiert den Fall als offen. Er rät nie: Ist er sich bei einer Angabe unsicher, markiert er sie.
Gesundheitsdaten und Mandantenangaben unterliegen besonderen Anforderungen, deshalb legen wir vor dem Start schriftlich fest, welche Angaben der Assistent überhaupt aufnehmen darf und was nur weitergereicht wird. Wo es nötig ist, läuft die KI auf europäischen Servern oder direkt bei dir im Haus. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Auch die Dienstleister, die ein Anbieter selbst einsetzt, legen wir vorher offen. Schon ein Zugriff von außerhalb der EU gilt nach der DSGVO als Datenübermittlung. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten die KI sehen darf, und dokumentieren das für deine Datenschutzerklärung. Die rechtliche Bewertung für deinen Fall übernimmt dein Anwalt oder dein Datenschutzbeauftragter.
Das hängt vom Umfang ab. Zuerst schreibt dein Team eine Woche lang auf, wer anruft und was er will. Erste Ergebnisse siehst du meist innerhalb von vier Wochen. Wir starten bewusst mit wenigen Anliegen, hören die ersten echten Gespräche gemeinsam durch und erweitern erst dann.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Unternehmen am meisten Arbeit abnimmt. Ehrlich, ohne Folien.
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