Start / KI für Hausverwaltungen
gerlinger.ai ist eine KI-Agentur für Hausverwaltungen und Immobilienverwaltungen. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Verwaltungen mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen dort an, wo der Tag zerfällt: beim Telefon. Ein Wasserschaden, eine Frage zur Nebenkostenabrechnung, ein Handwerker, der nicht gekommen ist, und schon ist die Abrechnung, an der jemand gerade saß, wieder liegen geblieben. Die Entscheidung bleibt beim Verwalter, die Zuarbeit drumherum wird leiser.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt ins Büro, sonst läuft alles per Video.
Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce.
TÜV Rheinland geprüftVerkaufspsychologie-Expert:in, ID 0217464581Die Abrechnung selbst ist geübt. Teuer wird, was ständig dazwischenkommt: das Telefon, in dem ein Mieter einen Schaden meldet, dieselbe Frage zur Betriebskostenabrechnung von zwölf Parteien im selben Haus, ein Handwerker, den niemand erreicht, und die Suche nach dem Beschluss von 2019, den ein Eigentümer gerade wissen will.
KI für Hausverwaltungen ersetzt keinen Verwalter und keine Entscheidung. Sie übernimmt die Zuarbeit: Anrufe und Schadensmeldungen annehmen und weiterleiten, Handwerkertermine nachhalten, Mieteranfragen vorsortieren, Beschlüsse und Verträge durchsuchbar machen und Angaben aus Dokumenten auslesen. Freigegeben wird weiter von einem Menschen.
Wir suchen den einen Ablauf, der jeden Monat Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste.
Wenn deine Verwaltersoftware das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Das ist kein Gefühl, sondern das Ergebnis der größten Jahresumfrage der Branche. Der Grund, den die Befragten am häufigsten nennen, ist nicht die Menge der Objekte, sondern dass sich der Aufwand pro Objekt nicht vorhersagen lässt.
der befragten Verwaltungen bezeichnen sich als überlastet
VDIV-Branchenbarometer 2026, 19. August 2026nennen den schwer vorhersehbaren Zeitaufwand pro Objekt als größte Hürde
VDIV-Branchenbarometer 2026, 19. August 2026nehmen mehr als die Hälfte der Anfragen von Eigentümergemeinschaften nicht an
VDIV-Branchenbarometer 2026, 19. August 2026Genaue Werte: 62,1 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, überlastet zu sein, und mehr als die Hälfte kann offene Stellen nicht besetzen. Als größte Herausforderung im Arbeitsalltag nennen 64,7 Prozent den schwer vorhersehbaren Zeitaufwand pro Objekt, 38,2 Prozent nicht kalkulierbare Zusatzaufgaben. Bei 45,9 Prozent der Befragten wurde mehr als die Hälfte der eingehenden Gesuche von Eigentümergemeinschaften abgelehnt, nicht weiterverfolgt oder mit einem Abwehrangebot beantwortet. Quelle ist das VDIV-Branchenbarometer 2026, die vierzehnte Jahresumfrage des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland, erhoben vom 4. März bis 11. Mai 2026 unter 1.078 teilnehmenden Unternehmen, davon 476 mit vollständig beantwortetem Fragebogen. Zur Größenordnung: Der VDIV zählt nach eigenen Angaben rund 4.300 Mitgliedsunternehmen mit 8,7 Millionen verwalteten Einheiten, davon 7,2 Millionen WEG-Einheiten und 1,5 Millionen Mieteinheiten, abgerufen am 10. September 2026.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich jeden Monat, die nötigen Angaben liegen schon irgendwo im Haus, und heute trägt sie ein Mensch von Hand zusammen.
Ein Telefonassistent nimmt Anrufe an, auch außerhalb der Sprechzeiten. Wie viele Gespräche er gleichzeitig annimmt, hängt an deiner Telefonanlage, den freigeschalteten Leitungen und den Regeln, die ihr festlegt. Er fragt strukturiert ab, was für eine Schadensmeldung nötig ist: Objekt, Wohnung, Name, Rückrufnummer, was genau passiert ist und seit wann. Dringende Fälle wie Wasser oder Heizungsausfall im Winter leitet er sofort weiter, alles andere legt er als Vorgang mit vollständigen Angaben ab. Die Rückfrage, in welchem Haus der Schaden eigentlich war, entfällt.
Nach der Meldung beginnt das Hinterhertelefonieren: Wer ist zuständig, hat er den Auftrag bekommen, war er da, ist der Mieter erreichbar gewesen. Eine Automation stellt den Auftrag mit allen Angaben für den passenden Betrieb zusammen, legt ihn zur Freigabe vor und verschickt ihn erst danach, erinnert nach einer festgelegten Frist, fragt den Termin beim Mieter an und zeigt in einer Liste, welcher Vorgang wo hängt. Die Vergabe selbst bleibt beim Verwalter: Sie ist eine Willenserklärung für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, und § 27 Absatz 1 WEG deckt allein Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung sowie das, was zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils nötig ist. Der Überblick bleibt, das Nachtelefonieren fällt weg.
Nach dem Versand der Betriebskostenabrechnung kommen die Fragen gebündelt und ähneln sich stark: Warum ist die Heizung teurer, wie kommt der Verteilerschlüssel zustande, wo ist meine Vorauszahlung berücksichtigt. Ein Assistent liest mit, sortiert nach Objekt und Anliegen, schlägt für die wiederkehrenden Fälle einen Antwortentwurf mit den Zahlen aus der Abrechnung vor und legt echte Einwendungen dem Verwalter vor.
Was wurde 2019 zur Fassade beschlossen, wie lautete der Wortlaut, wurde er angefochten? Eine Wissensdatenbank aus Beschluss-Sammlung, Protokollen und Teilungserklärung beantwortet die Frage in Sekunden und zeigt die Fundstelle mit, damit dein Team die Antwort am Original prüfen kann. Für die Eigentümerversammlung entsteht daraus die Zuarbeit: Tagesordnung aus offenen Punkten, Zusammenfassung der Vorgeschichte, Entwurf für Beschlussvorlagen.
Verwalterverträge, Versorgerverträge, Wartungsverträge, Heizkostenabrechnungen und Handwerkerrechnungen kommen als PDF und als Papier. Eine Dokumentenerkennung liest heraus, was man immer wieder sucht: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Preisgleitklauseln, Zählernummern, Rechnungsbeträge und Leistungszeiträume, ordnet sie dem Objekt zu und markiert, was unklar ist. Geprüft werden die markierten Fälle statt alle.
Wir haben in diesen Branchen keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien.
In der Verwaltung hängen an fast jedem Ablauf eine Frist und eine Pflicht, die im Gesetz steht. Eine KI kann die Zuarbeit übernehmen, aber sie kann die Pflicht nicht tragen. Verantwortlich bleibt der Verwalter, und genau daran richten wir den Zuschnitt aus.
§ 556 Absatz 3 BGB verlangt, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt wird. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Der Mieter wiederum muss Einwendungen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen, auch hier mit der Ausnahme, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Das gehört zur Mietverwaltung. Der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer schuldet der Verwalter dagegen die Jahresabrechnung nach § 28 WEG, das ist eine andere Pflicht mit eigenen Fristen. Eine Automation kann diese Fristen überwachen und rechtzeitig erinnern. Rechnen und freigeben muss weiter ein Mensch.
§ 24 Absatz 7 WEG schreibt vor, was in die Beschluss-Sammlung gehört: der Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse, schriftliche Beschlüsse und die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen, fortlaufend nummeriert und datiert, mit Vermerk bei Anfechtung oder Aufhebung. Nach Absatz 8 führt sie der Verwalter. Eine Wissensdatenbank darf diese Sammlung durchsuchbar machen und Fundstellen zeigen. Sie ersetzt die Sammlung nicht, denn deren Führung bleibt eine gesetzliche Pflicht.
Name, Anschrift, Wohnung, Zahlungsverhalten, Schadensmeldung und Verbrauchswerte fallen unter die DSGVO. Wer ein KI-System einsetzt, braucht deshalb zuerst eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO, meist die Erfüllung des Verwalter- oder Mietvertrags, dazu einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister, eine schriftliche Festlegung, welche Daten das System überhaupt sieht, und eine Aussage dazu, wo sie liegen und wie lange. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ersetzt die Rechtsgrundlage nicht, er regelt nur das Verhältnis zum Dienstleister. Bei einem Telefonassistenten ist ein Mitschnitt eine eigene Frage, und ein Hinweis am Gesprächsanfang genügt dafür nicht: Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Befugnis aufnimmt, macht sich nach § 201 Absatz 1 Nummer 1 StGB strafbar. Die Einwilligung muss deshalb vor dem Start der Aufnahme vorliegen, und wer nicht einwilligt, muss sein Anliegen ohne Aufnahme loswerden können. Transkripte klärst du gesondert: Auch der Text aus einem Gespräch ist ein personenbezogenes Datum und braucht Zweck, Rechtsgrundlage und Löschfrist.die Verarbeitung in der EU stattfindet. Unterauftragnehmer und mögliche Zugriffe aus Drittländern legen wir vor dem Start offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO.
Quellen im Wortlaut: § 556 BGB, § 24 WEG, § 27 WEG, § 28 WEG und § 201 StGB, abgerufen am 11. September 2026. § 27 WEG beschreibt, welche Maßnahmen der Verwalter selbst treffen darf: solche von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen und solche, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Die Wohnungseigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss einschränken oder erweitern. Ein KI-System bereitet in diesem Rahmen vor, es entscheidet nicht. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für deine Verwaltung trifft dein Anwalt.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst die Verwaltersoftware für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Buchhaltung, Sollstellung, Betriebskostenabrechnung, Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan und Mahnwesen sind gelöste Probleme. Dafür gibt es etablierte Branchensoftware, und für eine Verwaltung ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo die Verwaltersoftware endet, beginnt die Handarbeit: das Telefon außerhalb der Sprechzeiten, das Hinterhertelefonieren beim Handwerker, die zwölf ähnlichen Fragen nach der Abrechnung, die Suche im Beschlussordner. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen.
Erst wenn ein Ablauf für deine Verwaltung typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Mieter- und Eigentümerportale für Meldungen und Dokumente, Auswertungen über mehrere Systeme hinweg und Dashboards für offene Vorgänge und Fristen.
Im kostenlosen Analysegespräch nehmen wir einen Monat in deiner Verwaltung auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Meistens ist es das Telefon oder das Nachfassen beim Handwerker. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt.
Weiter geht es je nach Fall mit einem KI-Telefonassistenten, einer Automation für die Handwerkerkoordination, einer weiteren KI-Lösung wie der Wissensdatenbank aus Beschlüssen und Protokollen oder einer Web-App für ein Mieterportal. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite Investition: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
gerlinger.ai arbeitet mit kleinen und mittleren Unternehmen von 5 bis 250 Mitarbeitern. Der Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis. Beratung und Umsetzung kommen aus einer Hand: Dieselbe Person nimmt den Ablauf auf und baut anschließend die Lösung. Öffentliche Referenzen aus der Immobilienverwaltung haben wir nicht, und wir behaupten auch keine.
Er nimmt Anrufe an, auch außerhalb der Sprechzeiten, und führt ein normales Gespräch in gesprochener Sprache. Bei einer Schadensmeldung fragt er ab, was der Vorgang braucht: Objekt, Wohnung, Name, Rückrufnummer, Art des Schadens und seit wann er besteht. Dringende Fälle leitet er sofort an die hinterlegte Rufnummer weiter, alles andere legt er als vollständigen Vorgang ab. Auskünfte, die eine Bewertung erfordern, gibt er nicht, sondern vermerkt einen Rückrufwunsch.
Ja, wenn die Voraussetzungen der DSGVO erfüllt sind. In der Praxis heißt das: eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO, meist die Erfüllung des Verwalter- oder Mietvertrags, dazu ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister, der die Rechtsgrundlage nicht ersetzt, eine schriftliche Festlegung, welche Daten das System sieht, ein Zweck, der zur Verwaltung des Objekts passt, und festgelegte Löschfristen. Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Ein Mitschnitt braucht mehr als einen Hinweis: Die Einwilligung des Anrufers muss vor dem Start der Aufnahme vorliegen, sonst berührt die Aufnahme § 201 StGB, und wer nicht einwilligt, bekommt den Weg ohne Aufnahme. Transkripte klären wir gesondert, denn auch der Text aus einem Gespräch ist ein personenbezogenes Datum mit eigenem Zweck und eigener Löschfrist.
Rechnen sollte weiter deine Verwaltersoftware, dafür ist sie gebaut. Sinnvoll ist KI an den Rändern: Belege und Rechnungen auslesen und dem Objekt zuordnen, Verbrauchswerte aus Abrechnungen der Messdienstleister übernehmen, die Zwölfmonatsfrist nach § 556 Absatz 3 BGB überwachen und nach dem Versand die Rückfragen der Mieter vorsortieren und mit Antwortentwürfen versehen. Freigegeben wird jede Abrechnung von einem Menschen.
Nein. Die Beschluss-Sammlung ist nach § 24 Absatz 7 und 8 WEG vom Verwalter zu führen, mit Wortlaut, fortlaufender Nummer, Datum und Vermerken zu Anfechtung oder Aufhebung. Eine Wissensdatenbank legt sich daneben und macht den Bestand durchsuchbar: Sie beantwortet Fragen aus Beschlüssen, Protokollen und Teilungserklärung und zeigt immer die Fundstelle, damit dein Team am Original prüfen kann. Sie kürzt die Suche ab, sie übernimmt keine Pflicht.
Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeiter, sondern wie oft ein Ablauf vorkommt. Eine Verwaltung mit sechs Mitarbeitern und 1.200 Einheiten, bei der täglich zwanzig Anrufe hereinkommen, hat einen größeren Hebel als eine größere Verwaltung mit wenigen, ruhigen Objekten. Im Analysegespräch rechnen wir das an deinen Zahlen durch, und wenn es sich nicht trägt, sagen wir das.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite Investition steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server, Telefonie und Modelle eingerechnet.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deiner Verwaltung sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.
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