Start / KI für Kanzleien
KI für Kanzleien nimmt dir die Büroarbeit rund um das Mandat ab: Sie sortiert den Posteingang, durchsucht Akten, nimmt Anrufe an und erfasst Erstanfragen. Die rechtliche Bewertung bleibt beim Anwalt. Wir sind eine KI-Agentur aus Backnang und bauen solche Lösungen für Kanzleien mit 10 bis 100 Mitarbeitern, die keine eigene IT haben.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in die Kanzlei, sonst läuft alles per Video.
Seit 2007: über 200 Kunden, über 500 Projekte.
TÜV-zertifiziert in Verkaufspsychologiedamit deine Lösung auch bei Kunden ankommtDen Schriftsatz kannst du. Teuer wird der Rest: ein Posteingang aus Papier, beA und Mail, Unterlagen, die jemand erst einmal durchsehen muss, Mandanten, die den Stand wissen wollen, und ein Telefon, das genau während des Termins klingelt.
KI für Kanzleien ersetzt keinen Anwalt und keine rechtliche Bewertung. Sie übernimmt die Zuarbeit im Sekretariat: Posteingang sortieren und der richtigen Akte zuordnen, umfangreiche Unterlagen zusammenfassen, in den eigenen Akten suchen, Anrufe annehmen und Erstanfragen aufnehmen, ohne sie zu bewerten. Bevor etwas rausgeht, prüft es ein Mensch.
Wir suchen den einen Ablauf, der jede Woche Stunden frisst und immer gleich läuft. Den automatisieren wir zuerst, danach kommt der nächste.
Wenn deine Kanzleisoftware das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Zum 1. Januar 2026 waren in Deutschland 167.547 Rechtsanwälte zugelassen. Wie in Kanzleien gearbeitet wird, untersucht die Bundesrechtsanwaltskammer in der Studie STAR. Viele Anwälte arbeiten allein und haben lange Arbeitstage. Für ein großes KI-Projekt fehlt da die Zeit, deshalb fängt man besser mit einem einzigen Ablauf an.
Genaue Werte: 66,7 Prozent der selbstständigen Rechtsanwälte führten 2024 eine Einzelkanzlei, 48,9 Prozent der Kanzleien hatten genau einen tätigen Rechtsanwalt, die durchschnittliche Wochenarbeitszeit lag bei 43,4 Stunden und bei Selbstständigen bei 45,1 Stunden. Quelle: STAR 2025, Statistisches Berichtssystem für Rechtsanwälte, erhoben vom Institut für Freie Berufe Nürnberg im Auftrag der Bundesrechtsanwaltskammer, Erhebung von Mai bis Mitte September 2025 für das Wirtschaftsjahr 2024. Die Zahl der zugelassenen Rechtsanwälte stammt aus der BRAK-Mitgliederstatistik zum 1. Januar 2026. Eine geprüfte Erhebung, wie viele Stunden davon auf Aktenrecherche oder Fristenkontrolle entfallen, gibt es nicht, deshalb steht hier auch keine.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich in jedem Mandat, die nötigen Angaben liegen schon in der Akte, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen.
Post kommt über das besondere elektronische Anwaltspostfach, per Mail, als Fax und auf Papier. Eine Automation liest die Post ein, erkennt Absender, Aktenzeichen und Gericht, ordnet sie der richtigen Akte zu und markiert, was eine Frist auslösen könnte. Eingetragen und geprüft wird die Frist weiterhin von einem Menschen.
Eine Behördenakte, ein Konvolut aus dem Mandat, hundert Seiten Anlagen: Die erste Durchsicht kostet Stunden und findet oft nichts Neues. Ein Assistent fasst zusammen, listet Beteiligte und Daten auf und verweist bei jeder Aussage auf die Seitenzahl. Danach liest du nur noch die Stellen, auf die es ankommt.
Welche Formulierung stand im Schriftsatz zu genau dieser Frage, wie hat das Gericht damals entschieden, welcher Vertragsbaustein wurde zuletzt verwendet? Eine Wissensdatenbank durchsucht die eigenen Akten und Muster, antwortet in Sekunden und zeigt dazu die Fundstelle. Für die juristische Recherche nutzt du weiter deine Fachdatenbanken. Die Suche in den eigenen Akten geht damit deutlich schneller.
Wer im Gerichtstermin sitzt oder in der Besprechung, geht nicht ans Telefon. Der Anrufer versucht es einmal und wählt dann die nächste Kanzlei. Ein Telefonassistent nimmt den Anruf an, erfasst Anliegen, Aktenzeichen und Rückrufnummer, beantwortet Standardfragen zu Erreichbarkeit und Anfahrt und legt alles in eine Liste.
Ein großer Teil der Anfragen passt nicht zum Fachgebiet oder ist unvollständig. Ein KI-Assistent nimmt den Sachverhalt geordnet auf, fragt die fehlenden Angaben nach und legt die Anfrage sortiert vor. Ob ein Mandat zustande kommt und was rechtlich gilt, entscheidet ausschließlich der Anwalt.
Referenzen aus dieser Branche können wir noch nicht öffentlich zeigen. Die Abläufe oben sind Beispiele dafür, was technisch machbar ist.
Zwei Dinge werden im Markt regelmäßig verwechselt. Die strengen Pflichten stehen im Berufsrecht und betreffen jeden Dienstleister, der Zugang zu Mandatsgeheimnissen bekommt. Der EU AI Act dagegen stuft eine Kanzlei nicht pauschal als Hochrisiko ein, auch wenn das gern behauptet wird.
§ 43e Absatz 3 der Bundesrechtsanwaltsordnung schreibt vor, was drinstehen muss: Der Dienstleister wird unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet, er darf sich nur so weit Kenntnis von fremden Geheimnissen verschaffen, wie das zur Vertragserfüllung erforderlich ist, und es muss festgelegt sein, ob er weitere Personen heranziehen darf. Dahinter steht § 203 Absatz 4 des Strafgesetzbuchs: Auch der Dienstleister selbst macht sich strafbar.
Nach § 43e Absatz 5 darf ein Anwalt bei Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, den Zugang zu fremden Geheimnissen nur eröffnen, wenn der Mandant darin eingewilligt hat. Genau darum geht es hier: Post der richtigen Akte zuordnen, ein Konvolut sichten, in den eigenen Akten suchen sind mandatsbezogene Leistungen. Absatz 6 stellt klar, dass sorgfältige Auswahl und Textformvertrag daneben bestehen bleiben, solange der Mandant darauf nicht ausdrücklich verzichtet. Und Absatz 4 lässt einen Dienstleister im Ausland nur zu, wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist. Deshalb läuft die KI für Kanzleien, wo es nötig ist, auf europäischen Servern oder direkt bei dir im Haus.
Anhang III Nummer 8 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2024/1689 nennt als hochriskant „KI-Systeme, die bestimmungsgemäß von einer oder im Namen einer Justizbehörde verwendet werden sollen, um eine Justizbehörde bei der Ermittlung und Auslegung von Sachverhalten und Rechtsvorschriften und bei der Anwendung des Rechts auf konkrete Sachverhalte zu unterstützen, oder die auf ähnliche Weise für die alternative Streitbeilegung genutzt werden sollen“. Eine Kanzlei, die KI für eigene Mandate einsetzt, fällt in aller Regel nicht darunter. Die Ausnahme steht im letzten Halbsatz: Wer als Mediator, Schlichter oder Schiedsrichter tätig wird und dort ein KI-System einsetzt, muss diesen Punkt prüfen. Für jeden Betreiber gelten zwei Pflichten. Artikel 4 verlangt seit dem 2. Februar 2025 Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Personals unterstützen. So steht es in der Fassung, die seit dem 27. Juli 2026 gilt. Und Artikel 50 Absatz 1 verlangt seit dem 2. August 2026, dass ein System, das direkt mit Menschen spricht, die Person darüber informiert, außer das ist ohnehin offensichtlich.
Quellen im Wortlaut: § 43a BRAO, § 43e BRAO, § 203 StGB, § 201 StGB und die Verordnung (EU) 2024/1689, alle abgerufen am 10. September 2026. Ein Mitschnitt des Telefonassistenten ist eine eigene Frage, und ein Hinweis am Gesprächsanfang genügt dafür nicht: Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Befugnis aufnimmt, macht sich nach § 201 Absatz 1 Nummer 1 StGB strafbar, in der Kanzlei kommt § 203 StGB dazu. Die Einwilligung muss deshalb vor dem Start der Aufnahme vorliegen, und wer nicht einwilligt, muss sein Anliegen ohne Aufnahme loswerden können. Transkripte klären wir gesondert, denn auch der Text aus einem Gespräch ist ein personenbezogenes Datum mit eigenem Zweck und eigener Löschfrist. Das ist keine Rechtsberatung. Auf dieser Grundlage bauen wir. Ob das für deine Kanzlei berufsrechtlich passt, beurteilst du selbst oder deine Kammer.
Ein Teil des Posteingangs ist längst elektronisch, die Akte aber oft nicht. Nach § 130d der Zivilprozessordnung sind vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, die durch einen Rechtsanwalt eingereicht werden, bei Gericht als elektronisches Dokument zu übermitteln. Was über das besondere elektronische Anwaltspostfach hereinkommt, ist damit digital, aber nicht durchsuchbar. Mandantenpost, Schreiben nicht vertretener Gegner und Post von Versicherern kommen weiter als Fax und auf Papier.
Deshalb klären wir zuerst, welche Unterlagen bei dir wirklich jede Woche anfallen. Erst danach lohnt sich eine Dokumentenerkennung oder eine Wissensdatenbank.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft kommt der Ablauf vor, wie lange dauert er heute, und wie viel davon kann die KI übernehmen? Rechnet es sich nicht, sagen wir dir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst die Kanzleisoftware für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Aktenführung, Fristenkalender, beA-Anbindung, Zeiterfassung und Abrechnung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz sind gelöste Probleme. Dafür gibt es etablierte Branchensoftware, und für eine Kanzlei ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo die Kanzleisoftware endet, beginnt die Handarbeit: Scans ohne Textebene, Konvolute, das Telefon während des Termins, die Suche in alten Verfahren. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System auszutauschen.
Erst wenn es für deinen Ablauf keine Standardsoftware gibt, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Mandantenportale, Online-Formulare für Erstanfragen und Auswertungen über mehrere Systeme hinweg.
Im kostenlosen Analysegespräch gehen wir eine typische Woche in deiner Kanzlei durch und suchen den Ablauf, der am meisten Zeit kostet. Danach weißt du, wo KI bei dir am meisten Zeit spart und ob sich der erste Schritt lohnt.
Weiter geht es je nach Fall mit einer Automation, einer KI-Lösung wie Telefonassistent oder Wissensdatenbank oder einer Web-App. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Erste Ergebnisse siehst du meist innerhalb von vier Wochen. Was den Preis bestimmt, steht auf der Seite Investition.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Vier Bausteine decken die meiste Handarbeit ab: eine Automation für den Posteingang, eine Dokumentenerkennung für Scans und Konvolute, eine Wissensdatenbank über die eigenen Akten und ein Telefonassistent für die Zeit im Termin. Juristische Recherche in Gesetzen und Rechtsprechung leisten die Fachdatenbanken deiner Wahl, dafür bauen wir nichts nach.
Ja, § 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung sieht das ausdrücklich vor, knüpft es aber an Bedingungen. Der Vertrag braucht nach Absatz 3 Textform. Darin wird der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet, er darf sich nur so weit Kenntnis von Geheimnissen verschaffen, wie es zur Vertragserfüllung erforderlich ist, und es muss festgelegt sein, ob er weitere Personen heranziehen darf. Für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, verlangt Absatz 5 zusätzlich die Einwilligung des Mandanten, und nach Absatz 6 bleiben sorgfältige Auswahl und Textformvertrag auch dann verbindlich, sofern der Mandant darauf nicht ausdrücklich verzichtet. Wird die Dienstleistung im Ausland erbracht, verlangt Absatz 4 einen dem Inland vergleichbaren Schutz der Geheimnisse.
In aller Regel nicht. Anhang III Nummer 8 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2024/1689 erfasst KI-Systeme, die bestimmungsgemäß von einer oder im Namen einer Justizbehörde verwendet werden sollen, um eine Justizbehörde bei der Ermittlung und Auslegung von Sachverhalten und Rechtsvorschriften und bei der Anwendung des Rechts auf konkrete Sachverhalte zu unterstützen, oder die auf ähnliche Weise für die alternative Streitbeilegung genutzt werden sollen. Eine Kanzlei, die KI für eigene Mandate einsetzt, fällt darunter normalerweise nicht. Wer als Mediator, Schlichter oder Schiedsrichter tätig wird, muss den letzten Halbsatz prüfen, denn die alternative Streitbeilegung ist ausdrücklich genannt. Was für jeden Betreiber gilt, sind zwei Pflichten: Artikel 4 verlangt seit dem 2. Februar 2025, in der seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung, Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Personals unterstützen, und Artikel 50 Absatz 1 verlangt seit dem 2. August 2026, dass ein System, das direkt mit Menschen interagiert, die Person darüber informiert, dass sie mit einem KI-System spricht.
Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Wo es nötig ist, läuft die KI auch direkt bei dir im Haus. Vor dem Start legen wir schriftlich fest, welche Daten das System überhaupt sieht, wie lange sie bleiben und wie die Kanzlei jederzeit wieder herauskommt.
Nein. Ein Ablauf kann hervorheben, dass ein Dokument eine Frist auslösen könnte, und den Vorgang der richtigen Akte zuordnen. Eingetragen, geprüft und verantwortet wird die Frist weiter von einem Menschen. Alles andere wäre für eine Kanzlei ein unnötiges Risiko, und kein Zeitgewinn wäre das wert.
Entscheidend ist, wie oft ein Ablauf vorkommt. Die Zahl der Berufsträger ist zweitrangig. Nach der Erhebung STAR 2025 der Bundesrechtsanwaltskammer hatten 48,9 Prozent der Kanzleien genau einen tätigen Rechtsanwalt. Gerade dort zählt jede Stunde, die nicht in die Vorsichtung geht. Im Analysegespräch rechnen wir das an deinen Zahlen durch.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den ersten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deiner Kanzlei am meisten Arbeit abnimmt. Ehrlich, ohne Folien.
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