Start / KI für Kanzleien
gerlinger.ai ist eine KI-Agentur für Rechtsanwaltskanzleien. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Kanzleien mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen dort an, wo die Zeit neben der Rechtsarbeit verschwindet: Posteingang sortieren, Akten durchsuchen, Anrufe annehmen, Erstanfragen aufnehmen, Unterlagen sichten. Die rechtliche Bewertung bleibt beim Anwalt, die Zuarbeit drumherum wird kürzer.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in die Kanzlei, sonst läuft alles per Video.
Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce.
TÜV Rheinland geprüftVerkaufspsychologie-Expert:in, ID 0217464581Den Schriftsatz kannst du. Teuer wird der Rest: ein Posteingang aus Papier, beA und Mail, Unterlagen, die jemand erst einmal durchsehen muss, Mandanten, die den Stand wissen wollen, und ein Telefon, das genau während des Termins klingelt.
KI für Kanzleien ersetzt keinen Anwalt und keine rechtliche Bewertung. Sie übernimmt die Zuarbeit: Posteingang sortieren und der richtigen Akte zuordnen, umfangreiche Unterlagen zusammenfassen, in den eigenen Akten suchen, Anrufe annehmen und Erstanfragen aufnehmen, ohne sie zu bewerten. Was hinausgeht, gibt ein Mensch frei.
Wir suchen den einen Ablauf, der jede Woche Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste.
Wenn deine Kanzleisoftware das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Zum 1. Januar 2026 waren in Deutschland 167.547 Rechtsanwälte zugelassen. Wie in der Kanzlei gearbeitet wird, misst die Erhebung STAR der Bundesrechtsanwaltskammer, und die Zahlen erklären, warum ein KI-Projekt hier klein anfangen muss.
Genaue Werte: 66,7 Prozent der selbstständigen Rechtsanwälte führten 2024 eine Einzelkanzlei, 48,9 Prozent der Kanzleien hatten genau einen tätigen Rechtsanwalt, die durchschnittliche Wochenarbeitszeit lag bei 43,4 Stunden und bei Selbstständigen bei 45,1 Stunden. Quelle: STAR 2025, Statistisches Berichtssystem für Rechtsanwälte, erhoben vom Institut für Freie Berufe Nürnberg im Auftrag der Bundesrechtsanwaltskammer, Erhebung von Mai bis Mitte September 2025 für das Wirtschaftsjahr 2024. Die Zahl der zugelassenen Rechtsanwälte stammt aus der BRAK-Mitgliederstatistik zum 1. Januar 2026. Eine geprüfte Erhebung, wie viele Stunden davon auf Aktenrecherche oder Fristenkontrolle entfallen, gibt es nicht, deshalb steht hier auch keine.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich in jedem Mandat, die nötigen Angaben liegen schon in der Akte, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen.
Post kommt über das besondere elektronische Anwaltspostfach, per Mail, als Fax und auf Papier. Eine Automation liest ein, erkennt Absender, Aktenzeichen und Gericht, ordnet der richtigen Akte zu und hebt hervor, was eine Frist auslösen könnte. Eingetragen und geprüft wird die Frist weiterhin von einem Menschen.
Eine Behördenakte, ein Konvolut aus dem Mandat, hundert Seiten Anlagen: Die erste Durchsicht kostet Stunden und findet oft nichts Neues. Ein Assistent fasst zusammen, listet Beteiligte und Daten auf und verweist bei jeder Aussage auf die Seitenzahl. Gelesen wird danach gezielt statt vollständig.
Welche Formulierung stand im Schriftsatz zu genau dieser Frage, wie hat das Gericht damals entschieden, welcher Vertragsbaustein wurde zuletzt verwendet? Eine Wissensdatenbank durchsucht die eigenen Akten und Muster, antwortet in Sekunden und zeigt die Fundstelle mit. Sie ersetzt keine juristische Recherche, sie kürzt die Suche im eigenen Haus ab.
Wer im Gerichtstermin sitzt oder in der Besprechung, geht nicht ans Telefon. Der Anrufer versucht es einmal und wählt dann die nächste Kanzlei. Ein Telefonassistent nimmt an, erfasst Anliegen, Aktenzeichen und Rückrufnummer, beantwortet Standardfragen zu Erreichbarkeit und Anfahrt und legt alles in eine Liste.
Ein großer Teil der Anfragen passt nicht zum Fachgebiet oder ist unvollständig. Ein Ablauf nimmt den Sachverhalt strukturiert auf, fragt die fehlenden Angaben nach und legt die Anfrage sortiert vor. Ob ein Mandat zustande kommt und was rechtlich gilt, entscheidet ausschließlich der Anwalt.
Wir haben in der Anwaltschaft keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien.
Zwei Dinge werden im Markt regelmäßig verwechselt. Die harte Pflicht steht im Berufsrecht und betrifft jeden Dienstleister, der Zugang zu Mandantsgeheimnissen bekommt. Der EU AI Act dagegen stuft eine Kanzlei nicht pauschal als Hochrisiko ein, auch wenn das gern behauptet wird.
§ 43e Absatz 3 der Bundesrechtsanwaltsordnung schreibt vor, was drinstehen muss: Der Dienstleister wird unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet, er darf sich nur so weit Kenntnis von fremden Geheimnissen verschaffen, wie das zur Vertragserfüllung erforderlich ist, und es muss festgelegt sein, ob er weitere Personen heranziehen darf. Dahinter steht § 203 Absatz 4 des Strafgesetzbuchs: Auch der Dienstleister selbst macht sich strafbar.
Nach § 43e Absatz 5 darf ein Anwalt bei Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, den Zugang zu fremden Geheimnissen nur eröffnen, wenn der Mandant darin eingewilligt hat. Genau darum geht es hier: Post der richtigen Akte zuordnen, ein Konvolut sichten, in den eigenen Akten suchen sind mandatsbezogene Leistungen. Absatz 6 stellt klar, dass sorgfältige Auswahl und Textformvertrag daneben bestehen bleiben, solange der Mandant darauf nicht ausdrücklich verzichtet. Und Absatz 4 lässt einen Dienstleister im Ausland nur zu, wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist. Deshalb bauen wir für Kanzleien auf europäischen Servern, und wo es enger sein muss, im eigenen Haus.
Anhang III Nummer 8 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2024/1689 nennt als hochriskant „KI-Systeme, die bestimmungsgemäß von einer oder im Namen einer Justizbehörde verwendet werden sollen, um eine Justizbehörde bei der Ermittlung und Auslegung von Sachverhalten und Rechtsvorschriften und bei der Anwendung des Rechts auf konkrete Sachverhalte zu unterstützen, oder die auf ähnliche Weise für die alternative Streitbeilegung genutzt werden sollen“. Eine Kanzlei, die KI für eigene Mandate einsetzt, fällt in aller Regel nicht darunter. Die Ausnahme steht im letzten Halbsatz: Wer als Mediator, Schlichter oder Schiedsrichter tätig wird und dort ein KI-System einsetzt, muss diesen Punkt prüfen. Was für jeden Betreiber gilt, sind zwei Pflichten: Artikel 4 verlangt seit dem 2. Februar 2025, in der seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung, Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Personals unterstützen, und Artikel 50 Absatz 1 verlangt seit dem 2. August 2026, dass ein System, das direkt mit Menschen interagiert, die Person darüber informiert, dass sie mit einem KI-System spricht, außer das ist ohnehin offensichtlich.
Quellen im Wortlaut: § 43a BRAO, § 43e BRAO, § 203 StGB, § 201 StGB und die Verordnung (EU) 2024/1689, alle abgerufen am 10. September 2026. Ein Mitschnitt des Telefonassistenten ist eine eigene Frage, und ein Hinweis am Gesprächsanfang genügt dafür nicht: Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Befugnis aufnimmt, macht sich nach § 201 Absatz 1 Nummer 1 StGB strafbar, in der Kanzlei kommt § 203 StGB dazu. Die Einwilligung muss deshalb vor dem Start der Aufnahme vorliegen, und wer nicht einwilligt, muss sein Anliegen ohne Aufnahme loswerden können. Transkripte klären wir gesondert, denn auch der Text aus einem Gespräch ist ein personenbezogenes Datum mit eigenem Zweck und eigener Löschfrist. Das ist keine Rechtsberatung, sondern die Grundlage, auf der wir bauen. Die berufsrechtliche Bewertung für deine Kanzlei triffst du selbst oder deine Kammer.
Ein Teil des Posteingangs ist längst elektronisch, die Akte aber oft nicht. Nach § 130d der Zivilprozessordnung sind vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, die durch einen Rechtsanwalt eingereicht werden, bei Gericht als elektronisches Dokument zu übermitteln. Was über das besondere elektronische Anwaltspostfach hereinkommt, ist damit digital, aber nicht durchsuchbar. Mandantenpost, Schreiben nicht vertretener Gegner und Post von Versicherern kommen weiter als Fax und auf Papier.
Deshalb fangen wir nicht mit einem Werkzeug an, sondern mit der Frage, welche Unterlagen bei dir wirklich jede Woche anfallen. Erst danach lohnt sich eine Dokumentenerkennung oder eine Wissensdatenbank.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst die Kanzleisoftware für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Aktenführung, Fristenkalender, beA-Anbindung, Zeiterfassung und Abrechnung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz sind gelöste Probleme. Dafür gibt es etablierte Branchensoftware, und für eine Kanzlei ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo die Kanzleisoftware endet, beginnt die Handarbeit: Scans ohne Textebene, Konvolute, das Telefon während des Termins, die Suche in alten Verfahren. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System auszutauschen.
Erst wenn ein Ablauf für deine Kanzlei typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Mandantenportale, Aufnahmestrecken für Erstanfragen und Auswertungen über mehrere Systeme hinweg.
Im kostenlosen Analysegespräch nehmen wir eine Woche in deiner Kanzlei auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt.
Weiter geht es je nach Fall mit einer Automation, einer KI-Lösung wie Telefonassistent oder Wissensdatenbank oder einer Web-App. Weil Artikel 4 des EU AI Act Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals verlangt, ist für viele Kanzleien eine KI-Schulung der sinnvollere erste Schritt als ein Werkzeug. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite Investition: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto.
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Vier Bausteine decken die meiste Handarbeit ab: eine Automation für den Posteingang, eine Dokumentenerkennung für Scans und Konvolute, eine Wissensdatenbank über die eigenen Akten und ein Telefonassistent für die Zeit im Termin. Juristische Recherche in Gesetzen und Rechtsprechung leisten die Fachdatenbanken deiner Wahl, dafür bauen wir nichts nach.
Ja, § 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung sieht das ausdrücklich vor, knüpft es aber an Bedingungen. Der Vertrag braucht nach Absatz 3 Textform. Darin wird der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet, er darf sich nur so weit Kenntnis von Geheimnissen verschaffen, wie es zur Vertragserfüllung erforderlich ist, und es muss festgelegt sein, ob er weitere Personen heranziehen darf. Für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, verlangt Absatz 5 zusätzlich die Einwilligung des Mandanten, und nach Absatz 6 bleiben sorgfältige Auswahl und Textformvertrag auch dann verbindlich, sofern der Mandant darauf nicht ausdrücklich verzichtet. Wird die Dienstleistung im Ausland erbracht, verlangt Absatz 4 einen dem Inland vergleichbaren Schutz der Geheimnisse.
In aller Regel nicht. Anhang III Nummer 8 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2024/1689 erfasst KI-Systeme, die bestimmungsgemäß von einer oder im Namen einer Justizbehörde verwendet werden sollen, um eine Justizbehörde bei der Ermittlung und Auslegung von Sachverhalten und Rechtsvorschriften und bei der Anwendung des Rechts auf konkrete Sachverhalte zu unterstützen, oder die auf ähnliche Weise für die alternative Streitbeilegung genutzt werden sollen. Eine Kanzlei, die KI für eigene Mandate einsetzt, fällt darunter normalerweise nicht. Wer als Mediator, Schlichter oder Schiedsrichter tätig wird, muss den letzten Halbsatz prüfen, denn die alternative Streitbeilegung ist ausdrücklich genannt. Was für jeden Betreiber gilt, sind zwei Pflichten: Artikel 4 verlangt seit dem 2. Februar 2025, in der seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung, Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Personals unterstützen, und Artikel 50 Absatz 1 verlangt seit dem 2. August 2026, dass ein System, das direkt mit Menschen interagiert, die Person darüber informiert, dass sie mit einem KI-System spricht.
Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Wo eine Kanzlei enger fahren will, ist auch ein Betrieb im eigenen Haus möglich. Vor dem Start legen wir schriftlich fest, welche Daten das System überhaupt sieht, wie lange sie bleiben und wie die Kanzlei jederzeit wieder herauskommt.
Nein. Ein Ablauf kann hervorheben, dass ein Dokument eine Frist auslösen könnte, und den Vorgang der richtigen Akte zuordnen. Eingetragen, geprüft und verantwortet wird die Frist weiter von einem Menschen. Alles andere wäre für eine Kanzlei ein unnötiges Risiko, und kein Zeitgewinn wäre das wert.
Entscheidend ist nicht die Zahl der Berufsträger, sondern wie oft ein Ablauf vorkommt. Nach der Erhebung STAR 2025 der Bundesrechtsanwaltskammer hatten 48,9 Prozent der Kanzleien genau einen tätigen Rechtsanwalt. Gerade dort zählt jede Stunde, die nicht in die Vorsichtung geht. Im Analysegespräch rechnen wir das an deinen Zahlen durch.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite Investition steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deiner Kanzlei sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.
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