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Eine KI-Wissensdatenbank beantwortet Fragen aus den Unterlagen, die dein Unternehmen ohnehin hat: Handbücher, Verträge, alte Projekte, Angebote, Protokolle. Statt in fünf Ordnern zu suchen, fragst du in einem Satz und bekommst die Antwort mit der Fundstelle dazu. Wer nach einer eigenen oder einer lokalen KI-Wissensdatenbank sucht, will meist eines wissen: Verlassen meine Firmendaten dabei das Haus? Diese Frage beantworten wir zuerst, weil alles andere davon abhängt.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Die schriftliche Einschätzung behältst du, auch wenn wir nicht zusammenarbeiten.
Seit 2007: über 200 Kunden, über 500 Projekte.
TÜV-zertifiziert in Verkaufspsychologiedamit deine Lösung auch bei Kunden ankommtIn den meisten Betrieben liegt die Antwort auf die Frage von heute schon irgendwo: im Angebot von vorletztem Jahr, im Prüfprotokoll, im Mailverlauf mit dem Lieferanten, im Kopf des Kollegen, der gerade im Urlaub ist. Gesucht wird trotzdem jedes Mal neu.
Eine KI-Wissensdatenbank ersetzt deine Ablage nicht. Sie greift auf deine vorhandenen Dokumente zu, macht sie in normaler Sprache durchsuchbar und antwortet mit der Fundstelle. Fachlich heißt das Vorgehen Retrieval: erst die passende Stelle im Dokument suchen, dann daraus formulieren. Damit ist jede Antwort am Original nachprüfbar.
Jede Antwort zeigt, aus welchem Dokument und welcher Stelle sie stammt. Und jeder Mitarbeiter bekommt nur Antworten aus Dokumenten, die er auch ohne KI öffnen dürfte. Ohne diese beiden Punkte geht bei uns keine Wissensdatenbank live.
Wenn dein Wissen in fünf gepflegten Dateien steht, die jeder kennt, raten wir ab. Dann rechnet sie sich nicht.
Das Statistische Bundesamt fragt Unternehmen, die den Einsatz von KI erwogen und dann gelassen haben, nach ihren Gründen. An erster Stelle steht fehlendes Wissen, dahinter folgen Unklarheit über die rechtlichen Folgen und Bedenken beim Datenschutz. Kosten stehen weit unten. Warum jemand konkret nach einer eigenen Wissensdatenbank sucht, sagt die Erhebung nicht. Sie zeigt aber, was zuerst kommt: zu verstehen, was KI im eigenen Betrieb leisten kann.
nennen fehlendes Wissen, das ist mit Abstand der häufigste Grund
Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025sehen Probleme mit ihren Geräten, Programmen und Systemen
Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025Quelle: Statistisches Bundesamt, Tabelle zu den Gründen gegen die Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen, Berichtsjahr 2025, veröffentlicht am 24. November 2025. Bezugsgröße sind die Unternehmen, die den Einsatz von KI in Betracht gezogen, ihn bisher aber nicht umgesetzt haben. Das sind 20 Prozent aller Unternehmen ab 10 Beschäftigten. Die Anteile der acht abgefragten Gründe summieren sich auf 356 Prozent, je Unternehmen wurde also mehr als ein Grund gezählt. Die weiteren Werte: Schwierigkeiten mit Verfügbarkeit und Qualität der Daten 44 Prozent, zu hohe Kosten 32 Prozent, ethische Überlegungen 23 Prozent, nicht sinnvoll 18 Prozent. Insgesamt nutzen 26 Prozent aller Unternehmen ab 10 Beschäftigten KI, bei 10 bis 49 Beschäftigten sind es 23 Prozent (zweite Tabelle derselben Erhebung).
Hinter den Suchbegriffen eigene Wissensdatenbank und lokale Wissensdatenbank steckt dieselbe Frage: Was verlässt das Haus? Es gibt drei Stufen, und keine passt für jeden. Sie unterscheiden sich in Aufwand, Tempo und Antwortqualität.
Deine Dokumente und der daraus gebaute Suchindex liegen in einem Speicher, den wir für dich einrichten. Für die Formulierung der Antwort geht der jeweils gefundene Textausschnitt an ein Sprachmodell eines großen Anbieters. Wo es nötig ist, läuft das Modell auf europäischen Servern. Dass der Anbieter nicht mit deinen Inhalten trainiert, halten wir im Auftragsverarbeitungsvertrag fest. Klar gesagt: Auf dieser Stufe verlassen deine Daten das Haus. Der Dokumentenspeicher steht bei einem Dienstleister, der passende Ausschnitt geht an den Modellanbieter, und dieser Anbieter kann ein Unternehmen außerhalb Europas sein, auch wenn die Verarbeitung in der EU stattfindet. Damit ist die Sache aber nicht erledigt: Nach der Praxis der Aufsichtsbehörden genügt schon die Zugriffsmöglichkeit einer Konzernmutter aus einem Drittland, um eine Übermittlung anzunehmen, und dann gelten Artikel 44 und folgende DSGVO. Das ist der Weg mit den besten Antworten und dem geringsten Aufwand, und für die meisten Betriebe ist er der richtige.
Das Sprachmodell läuft hier bei einem europäischen Betreiber oder auf einem Server, den wir für dich mieten. Damit bleiben Dokumente und Ausschnitte im europäischen Rechtsraum, und die Kette der Beteiligten ist kürzer. Die Antwortqualität liegt je nach Modell nah an Stufe 1, der Betrieb kostet etwas mehr. Wie nah, prüfen wir vor der Entscheidung an deinen eigenen Fragen. Für Betriebe mit sensiblen Verträgen, Personalakten oder Konstruktionsunterlagen ist das oft die richtige Stufe.
Das Modell läuft auf deiner eigenen Hardware, im Serverraum oder auf einer Maschine mit passender Grafikkarte. Nichts verlässt das Gebäude, auch kein Ausschnitt. Das hat aber seinen Preis: Frei verfügbare Modelle, die auf solcher Hardware laufen, sind langsamer und in der Antwortqualität schwächer als die großen Anbieter, und jemand muss sie betreiben, aktualisieren und absichern. Das lohnt sich, wenn eine Vorgabe es verlangt oder die Unterlagen so heikel sind, dass ein Ausschnitt schon zu viel wäre. Für die meisten Betriebe kostet das nur mehr, ohne dass sie mehr davon haben.
Was wir zu Tempo und Antwortqualität lokaler Modelle schreiben, ist unsere Einschätzung, ohne eigene Messung oder Studie. Wir prüfen sie vor der Entscheidung an deinen eigenen Fragen. Welche Stufe zu dir passt, hängt von der Art deiner Dokumente ab. Rechtlicher Rahmen für Stufe 1 und 2 ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Weil an so einer Kette zwei Dienstleister hängen, zählen dort vor allem Absatz 2 und Absatz 4: Ein weiterer Auftragsverarbeiter darf nur mit vorheriger Genehmigung hinzukommen, und ihm müssen dieselben Pflichten auferlegt werden. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für deinen Fall trifft dein Anwalt oder dein Datenschutzbeauftragter. Personalbezogene Unterlagen und Systeme, mit denen sich Leistung oder Verhalten von Mitarbeitern auswerten ließe, gehören zusätzlich vor den Betriebsrat, wo es einen gibt. Einschlägig sind § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG (Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen zur Überwachung), § 90 Absatz 1 Nummer 3 BetrVG (Unterrichtung über die Planung von Arbeitsverfahren einschließlich des Einsatzes von künstlicher Intelligenz) und § 80 Absatz 3 BetrVG (Sachverständiger, der bei KI als erforderlich gilt).
Die Reihenfolge ist wichtiger als die Software. Wer mit dem Hochladen anfängt und erst danach fragt, wofür, baut ein Archiv, das niemand benutzt.
Fang mit einer Art von Frage an: Wie haben wir das bei diesem Kunden gemacht, was steht in dem Rahmenvertrag zur Haftung, welche Einstellung braucht diese Maschine, was haben wir dem Prüfer letztes Jahr geantwortet. Die Sammlung wächst später. Zuerst muss die Wissensdatenbank diese Art von Frage besser beantworten als die Suche in der Dateiablage.
Handbücher und Arbeitsanweisungen, Verträge und Rahmenvereinbarungen, abgeschlossene Projekte samt Nachträgen, alte Angebote und Kalkulationen, Protokolle aus Besprechungen und Abnahmen, Prüfberichte, Mailverläufe zu wiederkehrenden Fällen. Gescanntes Papier wird vorher mit Texterkennung lesbar gemacht, sonst ist es für die Suche nicht vorhanden.
Diesen Punkt unterschätzen viele. Liegen Gehaltsdaten, Abmahnungen oder die Kalkulation eines Angebots im selben Topf wie das Maschinenhandbuch, zeigt die Wissensdatenbank irgendwann jemandem eine Antwort, die er nie hätte sehen dürfen. Deshalb bekommt jedes Dokument seinen Kreis von Berechtigten, und die Antwort greift nur auf das zu, was der Fragende ohnehin öffnen dürfte.
Jede Antwort nennt Dokument, Abschnitt und Datum. Der Mitarbeiter kann mit einem Klick ins Original springen und prüfen. Genau deshalb trauen Mitarbeiter dem System auch nach Wochen noch. Findet die Wissensdatenbank keine passende Stelle, sagt sie das, statt etwas Plausibles zu formulieren.
Eine Wissensdatenbank ist kein Projekt mit Enddatum. Neue Verträge kommen dazu, alte Anweisungen gelten nicht mehr, ein Ansprechpartner wechselt. Es braucht eine benannte Person, ein festes Zeitfenster im Monat und eine Liste der Fragen, auf die das System schlecht geantwortet hat. Ohne das wird sie mit jedem Monat schlechter.
Für diese Abläufe haben wir noch keine öffentlichen Referenzen. Deshalb beschreiben wir hier, wie wir bauen, und zeigen keine Fallstudien.
Selten an der Technik. Die vier Gründe unten kommen immer wieder vor, und drei davon lassen sich schon vor dem Projektstart ausschließen.
Erstens: alles auf einmal hineinkippen, ohne mit einer Art von Frage anzufangen. Zweitens: Rechte nachträglich regeln wollen, wenn die Dokumente schon im selben Topf liegen. Drittens: veraltete Unterlagen mitnehmen, sodass das System korrekt aus einem Stand von 2019 antwortet. Viertens: niemanden benennen, der die Sammlung pflegt.
Wir starten mit einer Sorte Frage und einer überschaubaren Auswahl an Dokumenten, klären die Rechte vor dem ersten Import und geben jedem Dokument ein Gültigkeitsdatum. Nach vier Wochen sehen wir gemeinsam die Fragen durch, bei denen die Antwort schlecht war, und entscheiden dann über die nächste Erweiterung.
Wenn die Unterlagen so alt sind, dass sie erst aufgeräumt werden müssten, sagen wir das vor dem Angebot.
Die Rechnung ist dieselbe wie bei jeder Automation: wie oft gesucht wird, wie lange die Suche heute dauert und wie viel Zeit die Wissensdatenbank davon einspart.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst prüfen wir, ob deine vorhandene Software schon eine KI-Suche mitbringt. Dann ergänzen wir einzelne KI-Bausteine, und eine eigene Lösung bauen wir nur, wo beides nicht passt.
Dokumentenmanagement, Dateiablage und Intranet haben inzwischen oft eine eigene KI-Suche eingebaut, und die zahlst du mit dem Abo oft schon mit. Wenn sie deine Fragen abdeckt und die Zugriffsrechte sauber übernimmt, ist sie fast immer die günstigere Wahl. Wir schauen zuerst dort nach, bevor wir etwas bauen.
Dort, wo das Wissen über mehrere Systeme verteilt liegt, endet die eingebaute Suche: Dateiablage hier, Projektordner dort, Postfach daneben, gescanntes Papier im Archiv. Unsere Wissensdatenbank durchsucht alle diese Ablagen zusammen, ohne dass du sie umbauen musst.
Erst wenn die Wissensdatenbank mehr tun soll als antworten, etwa Freigaben einholen, Stände vergleichen oder Ergebnisse in ein Formular übertragen, lohnt sich eine eigene Web-App dazu. Typisch sind Prüfmasken, Angebotsassistenten und Portale für Monteure.
Im kostenlosen Analysegespräch gehen wir durch, wonach in deinem Betrieb wirklich gesucht wird, wo diese Unterlagen liegen und wer sie sehen darf. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt lohnt.
Als Leistung gehört die Wissensdatenbank zu den KI-Lösungen, zusammen mit Chatbot, Telefonassistent und Dokumentenerkennung. Sollen dieselben Antworten auch nach außen gehen, ist der KI-Chatbot für die Website der passende Baustein, für Anrufe gibt es den KI-Telefonassistenten. Was danach im Hintergrund weiterläuft, steht unter Automationen. Wird aus der Auskunft ein eigener Ablauf, bauen wir eine Web-App dazu. Damit dein Team die Wissensdatenbank auch benutzt, gehört meist eine KI-Schulung für Mitarbeiter dazu. Wer erst Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert, und wie eine Wissensdatenbank beim Einarbeiten hilft, steht im Beitrag KI-Wissensdatenbank für das Onboarding. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite Investition.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Eine Software, die deine vorhandenen Dokumente durchsucht und Fragen in normaler Sprache beantwortet. Sie sucht die passende Stelle in Handbüchern, Verträgen, Projekten, Angeboten und Protokollen, formuliert daraus eine Antwort und nennt die Fundstelle. Sie ersetzt keine Recherche und keine fachliche Entscheidung, sie kürzt die Suche ab.
Bei den beiden üblichen Stufen ja, und diese Entscheidung triffst du bewusst. In der üblichen Variante liegen deine Dokumente und der Suchindex in einem eigenen Speicher, und nur der zur Frage passende Textausschnitt geht an das Sprachmodell. Wo es nötig ist, läuft das Modell auf europäischen Servern, und dass der Anbieter nicht mit deinen Inhalten trainiert, halten wir im Auftragsverarbeitungsvertrag fest. Sitzt der Anbieter außerhalb Europas, prüfen wir zusätzlich, ob ein Zugriff aus einem Drittland möglich ist, denn schon das gilt als Übermittlung nach Artikel 44 und folgende DSGVO. Wer auch den Modellanbieter in Europa haben will, lässt das Modell bei einem europäischen Betreiber laufen. Wirklich im Haus bleiben die Daten nur, wenn das Modell auf deiner eigenen Hardware läuft. Wir legen vor dem Start schriftlich fest, was wohin geht.
Wenn eine Vorgabe den Betrieb im eigenen Haus verlangt oder die Unterlagen so heikel sind, dass schon ein einzelner Textausschnitt nicht nach außen darf. Dann ist ein lokales Modell die richtige Wahl, und dafür nimmst du langsamere und fachlich schwächere Antworten in Kauf, dazu den Aufwand, die Hardware zu betreiben und aktuell zu halten. Wer sich nur besser fühlen will, zahlt dafür ohne Gegenwert.
In fünf Schritten: festlegen, welche Art von Frage sie beantworten soll, die dazu passenden Quellen zusammentragen, die Zugriffsrechte vor dem ersten Import klären, Antworten immer mit Fundstelle ausgeben und vorher benennen, wer sie pflegt. Die meiste Arbeit steckt in der Entscheidung, welche Dokumente hineingehören und welche nicht.
Alles, wonach mehrmals gesucht wird und was schriftlich vorliegt: Handbücher und Arbeitsanweisungen, Verträge und Rahmenvereinbarungen, abgeschlossene Projekte samt Nachträgen, alte Angebote und Kalkulationen, Protokolle und Prüfberichte, wiederkehrende Mailverläufe. Gescanntes Papier braucht vorher eine Texterkennung. Nicht hinein gehören Unterlagen, deren Stand niemand mehr verantworten kann.
Nein. Diesen Punkt unterschätzen viele. Jedes Dokument bekommt seinen Kreis von Berechtigten, und die Antwort greift nur auf das zu, was der Fragende auch ohne KI öffnen dürfte. Wir richten das vor dem ersten Import ein, weil es sich nachträglich kaum sauber trennen lässt. Wo Personaldaten betroffen sind oder sich Leistung und Verhalten auswerten ließen, gehört das Vorhaben zusätzlich vor den Betriebsrat: § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG regelt die Mitbestimmung bei technischen Überwachungseinrichtungen, § 90 Absatz 1 Nummer 3 BetrVG die Unterrichtung über den Einsatz künstlicher Intelligenz und § 80 Absatz 3 BetrVG den Sachverständigen.
Weil jede Antwort Dokument, Abschnitt und Datum nennt und du mit einem Klick ins Original springst. Findet das System keine passende Stelle, sagt es das, statt etwas Plausibles zu formulieren. Damit bleibt die Prüfung möglich, und genau deshalb vertrauen Mitarbeiter dem System auch nach Monaten noch.
Das hängt davon ab, wie viele Quellen angebunden werden, in welchem Zustand die Dokumente sind und wie fein die Rechte getrennt werden müssen. Deshalb steht hier keine Pauschale. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du ein Angebot mit Festpreis und eine Schätzung der laufenden Kosten für Server und Modelle.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Unternehmen am meisten Arbeit abnimmt. Ehrlich, ohne Folien.
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