Start / KI für Arztpraxen
KI für Arztpraxen fängt meistens am Telefon an. Terminwünsche, Absagen, Rezeptanforderungen und die Frage nach dem Befund binden am Vormittag die ganze Anmeldung. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an und sortiert sie für dein Team. Medizin und Diagnostik machen wir nicht. Wir sind eine KI-Agentur aus Backnang und bauen KI-Lösungen für Praxen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, die keine eigene IT haben.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in die Praxis, sonst läuft alles per Video.
Seit 2007: über 200 Kunden, über 500 Projekte.
TÜV-zertifiziert in Verkaufspsychologiedamit deine Lösung auch bei Kunden ankommtJeder Anruf reißt eine medizinische Fachangestellte aus dem, was sie gerade tut, und die Patienten am Tresen warten mit. Terminwunsch, Absage, Rezeptanforderung und die Frage nach dem Befund kommen alle über dieselbe Leitung, und was nicht durchkommt, landet als Rückrufwunsch auf dem Anrufbeantworter.
KI für Arztpraxen ersetzt keine ärztliche Entscheidung und keine Diagnostik. Sie übernimmt die Organisation: Anrufe annehmen, Termine vergeben und absagen, Rezeptanforderungen aufnehmen, Post und Arztbriefe erfassen und Antworten zu Praxisabläufen finden. Bevor etwas rausgeht, prüft es ein Mensch.
Wir suchen den einen Ablauf, der jede Woche Stunden frisst und immer gleich läuft. Den automatisieren wir zuerst, danach kommt der nächste.
Wenn dein Praxisverwaltungssystem das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Was nicht online läuft, läuft über das Telefon und über den Tresen. Deshalb ist das Telefon in vielen Praxen der Engpass, an dem der ganze Vormittag hängt.
der Arztpraxen boten eine Online-Terminvereinbarung an
PraxisBarometer Digitalisierung 2025 für die KBV, September 2025der Arztpraxen boten eine Online-Rezeptbestellung an
PraxisBarometer Digitalisierung 2025 für die KBV, September 2025der Arztpraxen bekamen Entlassbriefe tatsächlich digital
PraxisBarometer Digitalisierung 2025 für die KBV, September 2025Alle drei Werte stammen aus dem PraxisBarometer Digitalisierung 2025, das das IGES Institut im Auftrag der Kassenärztlichen Bundesvereinigung erhoben hat: Befragung im Juni/Juli 2025, insgesamt 1.719 vertragsärztliche und -psychotherapeutische Praxen, Kurzbericht Berlin, September 2025. Die drei Prozentwerte weist der Kurzbericht für die Arztpraxen aus, also für die vertragsärztliche Teilgruppe. Bei den psychotherapeutischen Praxen liegt die Online-Terminvereinbarung bei 14 Prozent. Online-Rezeptbestellung und Online-Terminvereinbarung legten gegenüber dem Vorjahr um jeweils sieben Prozentpunkte zu. Bei den Entlassbriefen fällt die Lücke besonders auf: 85 Prozent der Arztpraxen halten die digitale Übertragung für nützlich, für 15 Prozent ist sie Realität. Alles andere kommt weiter als Papier oder Fax in die Praxis und muss von Hand erfasst werden.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich jeden Tag, die nötigen Angaben liegen schon in der Praxis, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen.
Ein KI-Telefonassistent für die Arztpraxis nimmt ab, wenn alle Leitungen belegt sind, und fragt strukturiert ab, worum es geht: Name, Geburtsdatum, Anliegen, Rückrufwunsch. Terminwunsch, Rezeptanforderung, Absage und Rückfrage landen getrennt in der jeweils richtigen Liste. Der Assistent ordnet nur organisatorisch ein: Er bewertet keine Beschwerden und stuft keine Dringlichkeit ein. Sagt ein Anrufer von sich aus, es sei dringend, stellt er ohne eigene Bewertung an die Praxis durch. Ist dort gerade niemand erreichbar, sagt er das offen. Er nennt die von euch hinterlegten Nummern für dringende Fälle, den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117 und im Notfall die 112. Danach nimmt er den Rückrufwunsch auf. Diese Grenze ziehen wir bewusst hart. Wie viele Gespräche gleichzeitig laufen können und wohin er weiterleitet, hängt von deiner Telefonanlage, den freigeschalteten Leitungen und den Regeln ab, die wir vorher festlegen.
Der Anruf wegen einer Dauerverordnung kommt jeden Tag und läuft immer gleich ab. Wie groß der Anteil dieser Anrufe in deiner Praxis ist, schauen wir uns im Analysegespräch an deinen Zahlen an. Ein Ablauf nimmt die Anforderung entgegen, ordnet sie dem bekannten Patienten zu, hält fest, welches Präparat der Patient nennt, und legt eine fertig vorbereitete Liste für die Praxis an. Gegen Medikationsdaten gleicht er nichts ab und die Verordnung prüft er nicht. Ausgestellt und signiert wird sie weiterhin ärztlich. Was die Automation spart, ist das Notieren, Nachfragen und Sortieren davor.
Absagen kommen kurzfristig, oft telefonisch, und der freie Platz bleibt leer, weil niemand Zeit hat, die Warteliste durchzutelefonieren. Ein Ablauf nimmt die Absage an, gibt den Slot frei, benachrichtigt den nächsten passenden Patienten. Außerdem erinnert er jeden Patienten rechtzeitig an seinen Termin. Nach welchen Regeln nachbesetzt wird, legst du fest.
Befunde, Entlassbriefe und Überweisungen kommen als Fax, als Brief und als PDF. Eine Dokumentenerkennung liest aus, von wem das Dokument stammt, um welchen Patienten es geht, von wann es ist und um welche Art Dokument es sich handelt, und schlägt die Zuordnung zur Akte vor. Den Inhalt bewertet sie medizinisch nicht, sie sortiert nur. Unklare Fälle markiert sie, damit niemand sie übersieht.
Wie läuft die Vorbereitung für diese Untersuchung, welches Formular braucht die Kasse dafür, was gilt bei uns für Hausbesuche? Neue medizinische Fachangestellte fragen das dreimal am Tag, und jede Frage kostet zwei Menschen Zeit. Eine Wissensdatenbank aus euren eigenen Ablaufbeschreibungen antwortet in Sekunden und zeigt dazu die Fundstelle, damit die Antwort am Original geprüft werden kann.
Referenzen aus dieser Branche können wir noch nicht öffentlich zeigen. Die Abläufe oben sind Beispiele dafür, was technisch machbar ist.
In einer Arztpraxis reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO nicht aus. Die Schweigepflicht ist strafbewehrt, Patientendaten fallen unter die strengste Kategorie der DSGVO, und es gibt eine klare Linie, ab der Software zum Medizinprodukt wird. Diese Linie überschreiten wir nicht.
§ 203 Absatz 1 Nummer 1 StGB stellt es unter Strafe, wenn ein Arzt ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart. Absatz 3 Satz 2 erlaubt ausdrücklich, fremde Geheimnisse gegenüber sonstigen Personen zu offenbaren, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit dies für die Inanspruchnahme der Tätigkeit der sonstigen mitwirkenden Personen erforderlich ist. Ein IT- oder KI-Dienstleister ist genau so eine mitwirkende Person. Nach Absatz 4 Satz 1 macht sich die mitwirkende Person selbst strafbar, wenn sie ein Geheimnis unbefugt offenbart. Den Arzt trifft die Pflicht, den Dienstleister zur Geheimhaltung zu verpflichten. Fehlt diese Verpflichtung, ist das zuerst ein Haftungs- und berufsrechtliches Risiko. Strafbar nach Absatz 4 Satz 2 Nummer 1 wird der Arzt erst, wenn die nicht verpflichtete Person zusätzlich ein Geheimnis unbefugt offenbart. Deshalb steht diese Verpflichtung bei uns ausdrücklich im Vertrag.
Gesundheitsdaten stehen unter einem grundsätzlichen Verarbeitungsverbot mit engen Ausnahmen. Für einen Auftragsverarbeiter heißt das: Auftragsverarbeitungsvertrag, festgelegte Zwecke, dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen und keine Verarbeitung, die über den Auftrag hinausgeht. Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Vor dem Start legen wir schriftlich fest, welche Felder ein System überhaupt sieht, und was für dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten daraus folgt.
Nach Artikel 2 Nummer 1 der EU-Medizinprodukteverordnung wird eine Software zum Medizinprodukt, wenn der Hersteller sie für Menschen bestimmt und sie einen medizinischen Zweck erfüllen soll, etwa Diagnose, Verhütung, Überwachung, Vorhersage, Prognose, Behandlung oder Linderung von Krankheiten. Entscheidend ist also die Zweckbestimmung. Genau das machen wir nicht: keine Diagnose, keine Therapieempfehlung, keine Triage, keine Befundbewertung. Auch der Telefonassistent bewertet keine Symptome und stuft keine Dringlichkeit ein, er nimmt Anliegen organisatorisch auf. Terminvergabe, Telefonannahme, die Annahme einer Rezeptanforderung, Dokumentensortierung und Wissenssuche haben keinen medizinischen Zweck. Bei der Rezeptanforderung nimmt der Ablauf nur auf, was der Patient selbst nennt. Gegen Medikationsdaten gleicht er nichts ab, und die Verordnung prüft und unterschreibt der Arzt. Zur Zweckbestimmung zählen nach Artikel 2 Nummer 12 derselben Verordnung auch Angaben in Werbe- und Verkaufsmaterialien, deshalb sagen wir auch in der Werbung nichts zu, was auf eine medizinische Einstufung hinausläuft. Wir schreiben das in die Zweckbestimmung des Systems und halten uns daran.
Quellen im Wortlaut: § 203 StGB, Artikel 9 DSGVO und Artikel 2 der Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte, abgerufen am 10. September 2026. Die Bundesärztekammer beschreibt in ihrem Thesenpapier „Künstliche Intelligenz in der Gesundheitsversorgung“ vom März 2025 dieselbe Beobachtung: KI komme „über das Versprechen der Effektivitätsverbesserung in die administrativen Prozesse der Gesundheitsversorgung, weniger über eine gezielte Verbesserung der konkreten medizinischen Versorgung selbst“. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für deine Praxis trifft dein Rechtsanwalt oder dein Datenschutzbeauftragter.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft kommt der Ablauf vor, wie lange dauert er heute, und wie viel davon kann die KI übernehmen? Rechnet es sich nicht, sagen wir dir das vor dem Angebot.
Was wir gar nicht anfassen: Diagnose, Triage, Befundbewertung und die ärztliche Entscheidung selbst. Sie haben eine medizinische Zweckbestimmung, und diese Linie überschreiten wir auch dann nicht, wenn es sich rechnen würde. Was das im Einzelnen heißt, steht oben unter „Wir bauen keine Medizinprodukte“.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst das Praxisverwaltungssystem für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Dokumentation, Abrechnung, Terminbuch und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur sind gelöste Probleme. Dafür gibt es zertifizierte Branchensoftware, und für eine Praxis ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo das Praxisverwaltungssystem endet, beginnt die Handarbeit: das Telefon am Vormittag, die Rezeptliste, die Warteliste nach einer Absage, der Faxstapel, die immer gleiche Frage der neuen Mitarbeiterin. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen.
Erst wenn es für deinen Ablauf keine Standardsoftware gibt, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Portale für Rezeptanforderung und Dokumentenupload, Auswertungen über mehrere Systeme und Dashboards für die Praxissteuerung, alles ohne medizinische Zweckbestimmung.
Im kostenlosen Analysegespräch gehen wir eine typische Woche in deiner Praxis durch und suchen den Ablauf, der am meisten Zeit kostet. Danach weißt du, wo KI bei dir am meisten Zeit spart und ob sich der erste Schritt lohnt.
Weiter geht es je nach Fall mit einer Automation, einer KI-Lösung wie Wissensdatenbank oder Dokumentenerkennung oder einer Web-App. Weil in einer Praxis fast immer das Telefon der Engpass ist, lohnt sich zuerst ein Blick auf die Seite KI-Telefonassistent: Dort steht, wie Annahme, Weiterleitung und Übergabe an einen Menschen im Detail funktionieren. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Erste Ergebnisse siehst du meist innerhalb von vier Wochen. Was den Preis bestimmt, steht auf der Seite Investition.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Er nimmt Anrufe an, wenn alle Leitungen belegt sind, und fragt strukturiert ab, worum es geht: Name, Geburtsdatum, Anliegen, Rückrufwunsch. Terminwunsch, Absage, Rezeptanforderung und Rückfrage landen getrennt in der jeweils passenden Liste. Auskünfte gibt er nur zu organisatorischen Dingen wie Öffnungszeiten, Anfahrt und mitzubringenden Unterlagen. Beschwerden bewertet er nicht und eine Dringlichkeit stuft er nicht ein. Sagt ein Anrufer von sich aus, es sei dringend, stellt er ohne eigene Bewertung an die Praxis durch. Ist dort gerade niemand erreichbar, sagt er das offen. Er nennt die hinterlegten Nummern für dringende Fälle, den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117 und im Notfall die 112. Danach nimmt er den Rückrufwunsch auf. Wie viele Gespräche gleichzeitig laufen können und wohin er weiterleitet, hängt von deiner Telefonanlage, den freigeschalteten Leitungen und den Regeln ab, die wir vorher festlegen.
Ja, das Strafrecht sieht diesen Fall ausdrücklich vor. § 203 Absatz 3 Satz 2 StGB erlaubt es, fremde Geheimnisse gegenüber sonstigen Personen zu offenbaren, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit dies für die Inanspruchnahme der Tätigkeit der sonstigen mitwirkenden Personen erforderlich ist. Ein IT- oder KI-Dienstleister ist so eine mitwirkende Person. Der Arzt muss den Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichten. Fehlt die Verpflichtung, ist das zuerst ein Haftungs- und berufsrechtliches Risiko. Strafbar nach Absatz 4 Satz 2 Nummer 1 wird der Arzt erst, wenn die nicht verpflichtete Person zusätzlich ein Geheimnis unbefugt offenbart. Neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO braucht es deshalb eine ausdrückliche Verschwiegenheitsverpflichtung. Die Bewertung für deinen Fall trifft dein Rechtsanwalt, nicht wir.
Nein. Nach Artikel 2 Nummer 1 der EU-Medizinprodukteverordnung wird Software zum Medizinprodukt, sobald sie einen medizinischen Zweck erfüllen soll, etwa Diagnose, Überwachung, Vorhersage oder Behandlung. Ein Medizinprodukt zu bauen und in Verkehr zu bringen ist ein eigener regulatorischer Weg mit Konformitätsbewertung, den wir nicht gehen. Wir bauen die Organisation drumherum: Telefon, Termine, Rezeptannahme, Dokumentensortierung, Wissenssuche. Wenn ein Wunsch diese Linie überschreitet, sagen wir das und bauen es nicht.
Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Wo es nötig ist, läuft die KI auch direkt bei dir im Haus. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten das System überhaupt sieht, und dokumentieren das für dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und deine Datenschutzerklärung. Gesundheitsdaten fallen unter Artikel 9 DSGVO. Deshalb sieht das System nur die Daten, die es für seine Aufgabe braucht.
Nein. Dokumentation, Abrechnung, Terminbuch und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur sind gelöste Probleme, dafür gibt es zertifizierte Branchensoftware. Wir setzen dort an, wo dein Team heute noch von Hand arbeitet, und binden die Lösung an das System an, das du schon hast. Wenn dein System den Fall bereits abdeckt, sagen wir das und bauen nichts.
Ja, und das ist seit dem 2. August 2026 auch Pflicht: Artikel 50 Absatz 1 der KI-Verordnung verlangt, dass ein KI-System, das direkt mit Menschen spricht, so gebaut ist, dass die Person erfährt, mit einem KI-System zu sprechen. Ausgenommen ist, was ohnehin offensichtlich ist. Wir würden es auch ohne diese Pflicht so bauen. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er ein automatischer Assistent der Praxis ist, und er sagt auch, wie man einen Menschen erreicht. Damit auch ältere Patienten zurechtkommen, stellt der Assistent kurze Fragen in einfacher Sprache, und der Weg zum Menschen bleibt jederzeit offen. Wie die Ansage bei euch genau lautet, legt ihr fest.
Entscheidend ist, wie oft ein Ablauf vorkommt. Die Zahl der Ärzte ist zweitrangig. Ein Beispiel: Eine Hausarztpraxis mit zwei Ärzten und dreihundert Anrufen am Tag hat einen größeren Hebel als eine größere Facharztpraxis mit langen, planbaren Terminen. Im Analysegespräch zählen wir die Vorgänge und rechnen es an deinen Zahlen durch, bevor irgendjemand ein Angebot schreibt.
Das hängt davon ab, wie viele Anliegen er unterscheiden muss, an welche Systeme er angebunden wird und wie viele Ausnahmen es gibt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den ersten Schritt, laufende Kosten für Server, Telefonie und Modelle eingerechnet.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deiner Praxis am meisten Arbeit abnimmt. Ehrlich, ohne Folien.
Analysegespräch buchen