Start / KI für Arztpraxen
gerlinger.ai ist eine KI-Agentur, die mit Arztpraxen arbeitet. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen dort an, wo in der Praxis der Tag zerfällt: am Telefon. Terminwünsche, Absagen, Rezeptanforderungen und die Frage nach dem Befund binden am Vormittag die komplette Anmeldung. Wir bauen die Organisation drumherum. Medizin machen wir nicht, und Diagnostik erst recht nicht.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in die Praxis, sonst läuft alles per Video.
TÜV-zertifiziertVerkaufspsychologie, TÜV RheinlandJeder Anruf reißt eine medizinische Fachangestellte aus dem, was sie gerade tut, und die Patienten am Tresen warten mit. Terminwunsch, Absage, Rezeptanforderung und die Frage nach dem Befund kommen alle über dieselbe Leitung, und was nicht durchkommt, landet als Rückrufwunsch auf dem Anrufbeantworter.
KI für Arztpraxen ersetzt keine ärztliche Entscheidung und keine Diagnostik. Sie übernimmt die Organisation: Anrufe annehmen, Termine vergeben und absagen, Rezeptanforderungen aufnehmen, Post und Arztbriefe erfassen und Antworten zu Praxisabläufen finden. Freigegeben wird weiter von einem Menschen.
Wir suchen den einen Ablauf, der jede Woche Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste.
Wenn dein Praxisverwaltungssystem das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Was nicht online läuft, läuft über das Telefon und über den Tresen. Genau deshalb ist das Telefon in einer Praxis kein Nebenthema, sondern der Engpass, an dem der ganze Vormittag hängt.
der Arztpraxen boten eine Online-Terminvereinbarung an
PraxisBarometer Digitalisierung 2025 für die KBV, September 2025der Arztpraxen boten eine Online-Rezeptbestellung an
PraxisBarometer Digitalisierung 2025 für die KBV, September 2025der Arztpraxen bekamen Entlassbriefe tatsächlich digital
PraxisBarometer Digitalisierung 2025 für die KBV, September 2025Alle drei Werte stammen aus dem PraxisBarometer Digitalisierung 2025, das das IGES Institut im Auftrag der Kassenärztlichen Bundesvereinigung erhoben hat: 1.719 vertragsärztliche und -psychotherapeutische Praxen, Befragung von Mai bis Juli 2025, Kurzbericht Berlin, September 2025. Online-Rezeptbestellung und Online-Terminvereinbarung legten gegenüber dem Vorjahr um jeweils sieben Prozentpunkte zu. Bei den Entlassbriefen fällt die Lücke besonders auf: 85 Prozent der Arztpraxen halten die digitale Übertragung für nützlich, für 15 Prozent ist sie Realität. Alles andere kommt weiter als Papier oder Fax in die Praxis und muss von Hand erfasst werden.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich jeden Tag, die nötigen Angaben liegen schon in der Praxis, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen.
Ein KI-Telefonassistent für die Arztpraxis nimmt ab, wenn alle Leitungen belegt sind, und fragt strukturiert ab, worum es geht: Name, Geburtsdatum, Anliegen, Rückrufwunsch. Terminwunsch, Rezeptanforderung, Absage und Rückfrage landen getrennt in der jeweils richtigen Liste, statt zusammen auf dem Anrufbeantworter. Alles, was nach Notfall oder akuter Beschwerde klingt, wird sofort an einen Menschen durchgestellt und nicht selbst beantwortet. Diese Grenze ziehen wir bewusst hart.
Die Dauerverordnung ist der häufigste Anruf und der immer gleiche. Ein Ablauf nimmt die Anforderung entgegen, gleicht ab, ob der Patient bekannt ist und welches Präparat gemeint ist, und legt eine fertig vorbereitete Liste für die Praxis an. Ausgestellt und signiert wird die Verordnung weiterhin ärztlich. Was die Automation spart, ist das Notieren, Nachfragen und Sortieren davor.
Absagen kommen kurzfristig, oft telefonisch, und der freie Platz bleibt leer, weil niemand Zeit hat, die Warteliste durchzutelefonieren. Ein Ablauf nimmt die Absage an, gibt den Slot frei, benachrichtigt den nächsten passenden Patienten und erinnert vorher automatisch an den Termin. Nach welchen Regeln nachbesetzt wird, legst du fest, nicht das System.
Befunde, Entlassbriefe und Überweisungen kommen als Fax, als Brief und als PDF. Eine Dokumentenerkennung liest aus, von wem das Dokument stammt, um welchen Patienten es geht, welches Datum und welche Art von Dokument vorliegt, und schlägt die Zuordnung zur Akte vor. Die medizinische Bewertung des Inhalts macht sie nicht, sie sortiert. Unklare Fälle werden markiert statt stillschweigend abgelegt.
Wie läuft die Vorbereitung für diese Untersuchung, welches Formular braucht die Kasse dafür, was gilt bei uns für Hausbesuche? Neue medizinische Fachangestellte fragen das dreimal am Tag, und jede Frage kostet zwei Menschen Zeit. Eine Wissensdatenbank aus euren eigenen Ablaufbeschreibungen antwortet in Sekunden und zeigt die Fundstelle mit, damit die Antwort am Original geprüft werden kann.
Wir haben in diesen Branchen keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien.
In einer Arztpraxis reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO nicht aus. Die Schweigepflicht ist strafbewehrt, Patientendaten fallen unter die strengste Kategorie der DSGVO, und es gibt eine klare Linie, ab der Software zum Medizinprodukt wird. Diese Linie überschreiten wir nicht.
§ 203 Absatz 1 Nummer 1 StGB stellt es unter Strafe, wenn ein Arzt ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart. Absatz 3 Satz 2 erlaubt ausdrücklich, Geheimnisse gegenüber sonstigen mitwirkenden Personen zu offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Ein IT- oder KI-Dienstleister ist genau so eine mitwirkende Person. Nach Absatz 4 macht er sich selbst strafbar, wenn er ausplaudert, und der Arzt macht sich strafbar, wenn er nicht dafür gesorgt hat, dass der Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Deshalb steht diese Verpflichtung bei uns im Vertrag, nicht in einer Fußnote.
Gesundheitsdaten stehen unter einem grundsätzlichen Verarbeitungsverbot mit engen Ausnahmen. Für einen Auftragsverarbeiter heißt das: Auftragsverarbeitungsvertrag, festgelegte Zwecke, dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen und keine Verarbeitung, die über den Auftrag hinausgeht. Wir bauen die Lösungen so, dass Patientendaten die EU nicht verlassen und auf europäischen Servern verarbeitet werden. Vor dem Start legen wir schriftlich fest, welche Felder ein System überhaupt sieht, und was für dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten daraus folgt.
Nach Artikel 2 Nummer 1 der EU-Medizinprodukteverordnung wird eine Software zum Medizinprodukt, wenn der Hersteller sie für Menschen bestimmt und sie einen medizinischen Zweck erfüllen soll, etwa Diagnose, Verhütung, Überwachung, Vorhersage, Prognose, Behandlung oder Linderung von Krankheiten. Entscheidend ist also die Zweckbestimmung. Genau das machen wir nicht: keine Diagnose, keine Therapieempfehlung, keine Triage, keine Befundbewertung. Terminvergabe, Telefonannahme, Dokumentensortierung und Wissenssuche haben keinen medizinischen Zweck. Wir schreiben das in die Zweckbestimmung des Systems und halten uns daran.
Quellen im Wortlaut: § 203 StGB, Artikel 9 DSGVO und Artikel 2 der Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte, abgerufen am 10. September 2026. Die Bundesärztekammer beschreibt in ihrem Thesenpapier „Künstliche Intelligenz in der Gesundheitsversorgung“ vom März 2025 dieselbe Beobachtung: KI komme „über das Versprechen der Effektivitätsverbesserung in die administrativen Prozesse der Gesundheitsversorgung, weniger über eine gezielte Verbesserung der konkreten medizinischen Versorgung selbst“. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für deine Praxis trifft dein Rechtsanwalt oder dein Datenschutzbeauftragter.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst das Praxisverwaltungssystem für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Dokumentation, Abrechnung, Terminbuch und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur sind gelöste und zugelassene Probleme. Dafür gibt es zertifizierte Branchensoftware, und für eine Praxis ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo das Praxisverwaltungssystem endet, beginnt die Handarbeit: das Telefon am Vormittag, die Rezeptliste, die Warteliste nach einer Absage, der Faxstapel, die immer gleiche Frage der neuen Mitarbeiterin. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen.
Erst wenn ein Ablauf für deine Praxis typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Portale für Rezeptanforderung und Dokumentenupload, Auswertungen über mehrere Systeme und Dashboards für die Praxissteuerung, alles ohne medizinische Zweckbestimmung.
Im kostenlosen KI-Ready-Check nehmen wir eine Woche in deiner Praxis auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt.
Weiter geht es je nach Fall mit einer Automation, einer KI-Lösung wie Wissensdatenbank oder Dokumentenerkennung oder einer Web-App. Weil in einer Praxis fast immer das Telefon der Engpass ist, lohnt sich zuerst ein Blick auf die Seite KI-Telefonassistent: Dort steht, wie Annahme, Weiterleitung und Übergabe an einen Menschen im Detail funktionieren. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite Investition: Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Er nimmt Anrufe an, wenn alle Leitungen belegt sind, und fragt strukturiert ab, worum es geht: Name, Geburtsdatum, Anliegen, Rückrufwunsch. Terminwunsch, Absage, Rezeptanforderung und Rückfrage landen getrennt in der jeweils passenden Liste. Auskünfte gibt er nur zu organisatorischen Dingen wie Öffnungszeiten oder dem Ablauf einer Untersuchung. Alles, was nach Notfall oder akuter Beschwerde klingt, stellt er sofort an einen Menschen durch, statt es selbst zu beantworten.
Ja, das Strafrecht sieht diesen Fall ausdrücklich vor. § 203 Absatz 3 Satz 2 StGB erlaubt es, Geheimnisse gegenüber sonstigen mitwirkenden Personen zu offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Ein IT- oder KI-Dienstleister ist so eine mitwirkende Person. Nach Absatz 4 macht sich der Arzt allerdings selbst strafbar, wenn er nicht dafür gesorgt hat, dass diese Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO braucht es also eine ausdrückliche Verschwiegenheitsverpflichtung. Die Bewertung für deinen Fall trifft dein Rechtsanwalt, nicht wir.
Nein, und das ist keine Vorsichtsformel. Nach Artikel 2 Nummer 1 der EU-Medizinprodukteverordnung wird Software zum Medizinprodukt, sobald sie einen medizinischen Zweck erfüllen soll, etwa Diagnose, Überwachung, Vorhersage oder Behandlung. Ein Medizinprodukt zu bauen und in Verkehr zu bringen ist ein eigener regulatorischer Weg mit Konformitätsbewertung, den wir nicht gehen. Wir bauen die Organisation drumherum: Telefon, Termine, Rezeptannahme, Dokumentensortierung, Wissenssuche. Wenn ein Wunsch diese Linie überschreitet, sagen wir das und bauen es nicht.
Wir bauen die Lösungen so, dass sie auf europäischen Servern laufen und Patientendaten die EU nicht verlassen. Wo eine Praxis noch enger fahren will, ist auch ein Betrieb im eigenen Haus möglich. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten das System überhaupt sieht, und dokumentieren das für dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und deine Datenschutzerklärung. Gesundheitsdaten fallen unter Artikel 9 DSGVO, deshalb ist die Datensparsamkeit hier kein Ideal, sondern die Bauvorgabe.
Nein, und das wäre auch die falsche Reihenfolge. Dokumentation, Abrechnung, Terminbuch und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur sind gelöste Probleme, dafür gibt es zertifizierte Branchensoftware. Wir setzen daneben an, dort wo heute Handarbeit läuft, und binden uns an das an, was du schon hast. Wenn dein System den Fall bereits abdeckt, sagen wir das und bauen nichts.
Ja, und das ist Absicht. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er ein automatischer Assistent der Praxis ist, und er sagt auch, wie man einen Menschen erreicht. Damit auch ältere Patienten zurechtkommen, bauen wir die Fragen kurz und in einfacher Sprache und halten den Weg zum Menschen jederzeit offen. Wie die Ansage bei euch genau lautet, legt ihr fest.
Entscheidend ist nicht die Zahl der Ärzte, sondern wie oft ein Ablauf vorkommt. Eine Hausarztpraxis mit zwei Ärzten und dreihundert Anrufen am Tag hat einen größeren Hebel als eine größere Facharztpraxis mit langen, planbaren Terminen. Im KI-Ready-Check zählen wir die Vorgänge und rechnen es an deinen Zahlen durch, bevor irgendjemand ein Angebot schreibt.
Das hängt davon ab, wie viele Anliegen er unterscheiden muss, an welche Systeme er angebunden wird und wie viele Ausnahmen es gibt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite Investition steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. Nach dem kostenlosen KI-Ready-Check bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server, Telefonie und Modelle eingerechnet.
Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deiner Praxis sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.
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