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KI für Logistik übernimmt die Arbeit im Speditionsbüro: Sie bereitet Frachtanfragen auf, beantwortet Statusanfragen von Kunden, liest Lieferscheine und Frachtpapiere aus, kündigt Lieferungen beim Empfänger an und geht ans Telefon. Die Disposition bleibt bei den Menschen, die den Fuhrpark kennen. Wir sind eine KI-Agentur aus Backnang und bauen KI-Lösungen für Speditionen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, die keine eigene IT haben.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in den Betrieb, sonst läuft alles per Video.
Seit 2007: über 200 Kunden, über 500 Projekte.
TÜV-zertifiziert in Verkaufspsychologiedamit deine Lösung auch bei Kunden ankommtDie Disposition hat dein Team im Griff. Teuer wird alles davor und danach: die Frachtanfrage, die als Mail mit Excel-Anhang kommt, der Kunde, der zum dritten Mal fragt, wo seine Sendung ist, der Lieferschein, den jemand vom Foto abtippt, die Avisierung beim Empfänger und ein Telefon, das ständig klingelt.
KI für Logistik ersetzt bei uns keinen Disponenten und keine Transportmanagement-Software. Sie übernimmt die Zuarbeit: Frachtanfragen lesen und strukturieren, Statusanfragen von Kunden beantworten, Frachtpapiere und Lieferscheine auslesen, Termine beim Empfänger avisieren, Anrufe annehmen und Antworten zu Zoll und Gefahrgut aus den eigenen Unterlagen finden. Bevor etwas rausgeht, prüft es ein Mensch.
Wir suchen den einen Ablauf, der jede Woche Stunden frisst und immer gleich läuft. Den automatisieren wir zuerst, danach kommt der nächste.
Wenn dein Transportmanagement-System das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Die Branche liegt beim KI-Einsatz weit hinten. Wer jetzt anfängt, sollte klein starten, damit sich schnell etwas bewegt. Erste Ergebnisse siehst du bei uns meist innerhalb von vier Wochen.
der Unternehmen in Verkehr und Lagerei nutzen mindestens eine KI-Technologie
Eurostat, IKT-Erhebung, Berichtsjahr 2025der Unternehmen über alle Branchen nutzen mindestens eine KI-Technologie
Eurostat, IKT-Erhebung, Berichtsjahr 2025Genaue Werte: 12,2 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten im Wirtschaftsabschnitt Verkehr und Lagerei setzten 2025 mindestens eine KI-Technologie ein. Das ist der niedrigste Wert aller Wirtschaftsabschnitte in Deutschland, der Durchschnitt über alle Bereiche lag bei 26,0 Prozent. 2,0 Prozent nutzten KI für die Logistik selbst, 6,3 Prozent für die Auswertung geschriebener Sprache und 5,6 Prozent für Spracherkennung (Eurostat, Erhebung über die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien in Unternehmen, Berichtsjahr 2025, Daten im Dezember 2025 veröffentlicht).
Alle fünf Aufgaben haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich jeden Tag, die nötigen Angaben liegen schon irgendwo im Betrieb, und heute trägt ein Mitarbeiter diese Angaben von Hand zusammen.
Eine Anfrage kommt als Mail, als Excel-Anhang, über ein Portal oder als PDF vom Auftraggeber, und jedes Format sieht anders aus. Eine Automation liest Abhol- und Lieferort, Termin, Gewicht, Lademeter, Ladehilfsmittel und besondere Anforderungen heraus, schreibt sie in eine einheitliche Form und legt sie der Disposition vor. Was fehlt, wird beim Kunden nachgefragt, bevor jemand rechnet.
„Wo ist meine Sendung?“ ist eine der häufigsten Fragen im Speditionsbüro, und an der Antwort verdienst du nichts. Ein Assistent erkennt die Sendungsnummer oder den Auftrag aus Mail, Chat oder Anruf, holt den Stand aus deinem System und antwortet mit dem, was tatsächlich bekannt ist, samt Zeitstempel. Was unklar ist, geht als markierter Vorgang an einen Menschen. Geraten wird nicht.
Der CMR-Frachtbrief kommt als Foto vom Fahrer, der Lieferschein als Scan, die Eingangsrechnung des Subunternehmers als PDF. Eine Dokumentenerkennung liest Absender, Empfänger, Sendungsnummer, Positionen, Gewichte und Unterschriftsfeld aus, ordnet das Dokument dem Auftrag zu und markiert, was unleserlich oder unstimmig ist. Dein Team prüft nur noch die markierten Fälle.
Zeitfenster beim Empfänger vereinbaren, Verspätungen durchgeben, Rückfragen vom Fahrer aufnehmen: Das sind kurze, sehr ähnliche Gespräche, die trotzdem jemanden aus der Arbeit reißen. Ein Telefonassistent nimmt den Anruf an, erfasst Anliegen, Auftrags- oder Kennzeichennummer und Rückrufwunsch und legt alles in eine Liste. Wer nur die Ankunftszeit wissen will, bekommt die Auskunft direkt, und niemand im Büro muss seine Arbeit unterbrechen.
Welche Papiere braucht diese Sendung in die Schweiz, was steht in unserer Verfahrensanweisung zu UN 1263, wie haben wir den Fall mit der verspäteten Ausfuhrbegleitung damals gelöst? Eine Wissensdatenbank beantwortet die Frage in Sekunden aus euren eigenen Unterlagen und zeigt dazu die Fundstelle, damit der Mitarbeiter sie am Original prüfen kann. Gefahrgutbeauftragter und Zollabteilung bleiben zuständig, nur die Suche geht schneller.
Referenzen aus dieser Branche können wir noch nicht öffentlich zeigen. Die Abläufe oben sind Beispiele dafür, was technisch machbar ist. Zur Disposition und Tourenplanung selbst haben wir einen eigenen Beitrag geschrieben, damit hier nichts doppelt steht: Disposition automatisieren, 4 KI-Bausteine für den Einstieg.
Für eine Spedition kommen zu den üblichen Datenschutzfragen drei Themen dazu, die andere Branchen so nicht haben: Aufbewahrungsfristen für Papiere, die Zweckbindung der Lenk- und Ruhezeiten, und die Gefahrgutvorschriften.
Nach § 147 der Abgabenordnung sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Wichtiger als die Frist ist Absatz 2: Digitale Fassungen müssen mit dem Original bildlich übereinstimmen, während der gesamten Frist jederzeit verfügbar sein und maschinell auswertbar bleiben. Eine Dokumentenerkennung darf also die Arbeit abnehmen, aber nicht das Original ersetzen.
Das Verkehrsunternehmen muss Schaublätter, Ausdrucke und heruntergeladene Fahrerkartendaten nach Artikel 33 der Verordnung (EU) 165/2014 mindestens ein Jahr aufbewahren und dem Fahrer auf Verlangen eine Kopie geben. Diese Daten sind für die Kontrolle der Lenkzeiten da. Für eine Bewertung von Fahrern sind sie nicht gedacht. Sobald ein System dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitern zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG mitzubestimmen, und zwar bereits bei der Einführung.
Wer gefährliche Güter befördert, braucht nach der Gefahrgutbeauftragtenverordnung einen bestellten Gefahrgutbeauftragten, mit engen Ausnahmen etwa unterhalb von 50 Tonnen netto im Kalenderjahr für bestimmte Rollen. Eine Wissensdatenbank darf die eigenen Verfahrensanweisungen und das ADR auffindbar machen. Die Einstufung und das Beförderungspapier übernimmt sie aber nicht: Nach § 18 GGVSEB hat sich der Absender vor dem Beförderungsauftrag zu vergewissern, dass die Güter klassifiziert sind, und dafür zu sorgen, dass das Beförderungspapier mitgegeben wird. Freigegeben wird deshalb von den dafür benannten, entsprechend geschulten Mitarbeitern im Betrieb. Der Gefahrgutbeauftragte berät, überwacht und berichtet nach § 8 GbV, er gibt nicht jede Sendung einzeln frei.
Quellen im Wortlaut: § 147 AO, § 257 HGB, § 87 BetrVG, die Gefahrgutbeauftragtenverordnung mit § 8 GbV und § 18 GGVSEB, abgerufen am 10. September 2026, dazu Artikel 33 der Verordnung (EU) 165/2014 über Fahrtenschreiber und die Verordnung (EG) 561/2006, die in Artikel 6 und 7 die tägliche Lenkzeit auf neun Stunden begrenzt, höchstens zweimal wöchentlich auf zehn, und nach viereinhalb Stunden Lenkzeit eine Pause von 45 Minuten verlangt. Das ist keine Rechtsberatung: Was für deinen Betrieb gilt, klärst du mit deinem Anwalt, deinem Datenschutzbeauftragten und deinem Betriebsrat.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft kommt der Ablauf vor, wie lange dauert er heute, und wie viel davon kann die KI übernehmen? Rechnet es sich nicht, sagen wir dir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst das Transportmanagement-System für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Auftragsverwaltung, Tourenplanung, Abrechnung, Telematik-Anbindung und die Schnittstellen zu Verladern und Frachtenbörsen sind gelöste Probleme. Dafür gibt es etablierte Branchensoftware, und für eine Spedition deiner Größe ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo das Transportmanagement endet, beginnt die Handarbeit: die Anfrage im Postfach, das Foto vom Frachtbrief, die Statusfrage im Chat, das Telefon während der Abholrunde. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen.
Erst wenn es für deinen Ablauf keine Standardsoftware gibt, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Kundenportale für Sendungsstatus und Papiere, Fahrer-Apps für Ablieferbelege und Auswertungen über mehrere Systeme hinweg.
Im kostenlosen Analysegespräch gehen wir eine typische Woche in deinem Betrieb durch und suchen den Ablauf, der am meisten Zeit kostet. Danach weißt du, wo KI bei dir am meisten Zeit spart und ob sich der erste Schritt lohnt.
Weiter geht es je nach Fall mit einer Automation, einer KI-Lösung wie Telefonassistent oder Wissensdatenbank oder einer Web-App. Wenn das Telefon der größte Störer ist, lohnt der Blick auf den KI-Telefonassistenten. Zur Disposition und Tourenplanung steht alles im Beitrag Disposition automatisieren, einen Überblick über die Branche gibt KI in der Logistik: 5 Use Cases für KMU. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Erste Ergebnisse siehst du meist innerhalb von vier Wochen. Was den Preis bestimmt, steht auf der Seite Investition.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
gerlinger.ai baut KI-Lösungen für Firmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, die keine eigene IT haben, auch für Speditionen. Unser Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis. Beratung und Umsetzung kommen aus einer Hand: Dieselbe Person nimmt den Ablauf auf und baut danach die Lösung. Öffentliche Referenzen aus der Logistik haben wir noch nicht.
Am meisten lohnen sich KI-Tools für Aufgaben, die täglich mehrfach vorkommen: Frachtanfragen strukturieren, Statusanfragen beantworten, Frachtpapiere und Lieferscheine auslesen, Avisierung und Telefonannahme, dazu eine Wissensdatenbank für Zoll- und Gefahrgutfragen. Du fängst mit einer davon an. Welche dir am meisten Zeit spart, hängt davon ab, wo bei dir heute die meiste Arbeit liegt. Das rechnen wir im Analysegespräch an deinen Zahlen durch.
Vollständig nicht, und wir versprechen das auch nicht. Was funktioniert, ist die Zuarbeit: Anfragen einheitlich aufbereiten, Restkapazitäten sichtbar machen, Reihenfolgen vorschlagen und Abweichungen melden. Die Entscheidung trifft weiter der Disponent, der den Fuhrpark, die Fahrer und die Kunden kennt. Wie das im Detail aussieht und wo die Grenzen liegen, steht im Beitrag zur Automatisierung der Disposition.
Nicht für eine Bewertung von Fahrern. Fahrtenschreiberdaten sind für die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten da; das Unternehmen muss sie nach Artikel 33 der Verordnung (EU) 165/2014 mindestens ein Jahr aufbewahren und dem Fahrer auf Verlangen eine Kopie aushändigen. Sobald ein System dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitern zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG mitzubestimmen. Wir bauen solche Auswertungen nur, wenn Zweck und Mitbestimmung vorher geklärt sind.
Sie bleiben liegen. § 147 der Abgabenordnung verlangt, dass Buchungsbelege acht Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre aufbewahrt werden, digitale Fassungen bildlich mit dem Original übereinstimmen und während der ganzen Frist jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind. Die Erkennung nimmt also das Abtippen ab und füllt dein System, sie ersetzt aber nicht die Ablage.
Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Wo es nötig ist, läuft die KI auch direkt bei dir im Haus. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten das System überhaupt sieht, und dokumentieren das für dein Verarbeitungsverzeichnis und deine Datenschutzerklärung.
Entscheidend ist, wie oft ein Ablauf vorkommt. Die Zahl der Fahrzeuge ist zweitrangig. Ein Beispiel: Ein Betrieb mit acht Lkw, der täglich vierzig Statusanfragen beantwortet, hat einen größeren Hebel als ein Betrieb mit dreißig Lkw und wenigen festen Linienverkehren. Im Analysegespräch rechnen wir das an deinen Zahlen durch.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den ersten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Betrieb am meisten Arbeit abnimmt. Ehrlich, ohne Folien.
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