Start / KI für Steuerberater
gerlinger.ai ist eine KI-Agentur, die mit Steuerkanzleien arbeitet. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Kanzleien mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen dort an, wo die Zeit vor der eigentlichen Arbeit versickert: Belege nachfordern, Mandantenrückfragen beantworten, Anrufe annehmen, Wissen aus Handakten wiederfinden. Die fachliche Entscheidung bleibt beim Berufsträger, die Zuarbeit drumherum wird leiser.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in die Kanzlei, sonst läuft alles per Video.
TÜV-zertifiziertVerkaufspsychologie, TÜV RheinlandDie Deklaration ist geübt. Teuer wird alles davor: fehlende Belege einsammeln, Rückfragen dreimal stellen, ein Telefon, das während der Fristenphase durchklingelt, und die Suche nach dem Fall von vorletztem Jahr, den einmal jemand schon gelöst hat.
KI für Steuerberater ersetzt keinen Berufsträger und keine Prüfung. Sie übernimmt die Zuarbeit: Belege annehmen, lesen und zuordnen, fehlende Unterlagen von allein nachfordern, Mandantenpost vorsortieren, Anrufe annehmen und Antworten aus den eigenen Unterlagen finden. Freigegeben wird weiter von einem Menschen.
Wir suchen den einen Ablauf, der jeden Monat Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste.
Wenn deine Kanzleisoftware das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Das erklärt, warum der Einstieg klein sein muss. In einer Einzelpraxis gibt es keine IT-Abteilung, die ein Projekt begleitet, und keine Stelle, die man für ein halbes Jahr freistellt.
der offenen Stellen blieben in Einzelkanzleien unbesetzt
STAX 2024, veröffentlicht 25. Januar 2025Genaue Werte: 67,1 Prozent Einzelpraxen von 53.932 Praxen insgesamt, Altersdurchschnitt im Berufsstand 53,7 Jahre (BStBK-Berufsstatistik 2025, Stand 1. Januar 2026). KI-Chatbots nutzten 12,2 Prozent der Einzelkanzleien und 27,4 Prozent der Berufsausübungsgesellschaften, die Nichtbesetzungsquote offener Stellen lag bei 59,1 Prozent gegenüber 29,1 Prozent (STAX 2024, Erhebung Frühjahr 2024 für das Bezugsjahr 2023, 5.815 Antworten, Rücklauf 25,1 Prozent). Eine neuere STAX-Erhebung gibt es bisher nicht, die Zahlen sind also älter als ein Jahr.
Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich jeden Monat, die nötigen Angaben liegen schon irgendwo in der Kanzlei, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen.
Belege kommen als Foto, als PDF im Postfach, als Papierstapel und aus dem Kassensystem. Eine Automation liest sie aus, erkennt Rechnungssteller, Betrag, Steuersatz und Leistungszeitraum, ordnet sie dem richtigen Mandanten zu und markiert, was unklar ist. Der Mitarbeiter prüft die markierten Fälle statt alle. Der Zeitdruck kommt hier von außen: Nach § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes darf zwischen Unternehmen im Inland nur noch bis Ende 2026 auf Papier abgerechnet werden, für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
Die Nachfrage nach dem fehlenden Bewirtungsbeleg ist immer dieselbe, nur der Name ändert sich. Ein Ablauf prüft die Vollständigkeit, schreibt den Mandanten an, erinnert nach einer festgelegten Frist noch einmal und zeigt in der Kanzlei an, wer wobei hängt. Das Nachtelefonieren fällt weg, der Überblick nicht.
Ein Teil der Post ist reine Weiterleitung, ein Teil ist eine Frage, die dieselbe Antwort bekommt wie schon zwanzigmal, und ein Teil ist echte Beratung. Ein Assistent liest mit, sortiert nach Mandant und Anliegen, schlägt für die wiederkehrenden Fälle einen Antwortentwurf vor und legt das Übrige dem Berufsträger vor.
Zwischen Mitte Februar und Ende Mai klingelt es durch, und jeder Anruf reißt jemanden aus einer Akte. Ein Telefonassistent nimmt an, erfasst Anliegen, Mandantennummer und Rückrufwunsch und legt beides in eine Liste. Wer nur den Stand seiner Erklärung wissen wollte, bekommt die Auskunft, ohne dass jemand aufsteht.
Wie wurde der Fall bei diesem Mandanten im letzten Jahr behandelt, welche Formulierung stand im Einspruch, was hat das Finanzamt damals geantwortet? Eine Wissensdatenbank beantwortet die Frage in Sekunden und zeigt die Fundstelle mit, damit der Mitarbeiter die Antwort am Original prüfen kann. Sie ersetzt keine Recherche, sie kürzt die Suche ab.
Wir haben in diesen Branchen keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien.
Für eine Steuerkanzlei ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO nur die halbe Miete. Die Verschwiegenheit ist strafbewehrt, und für externe Dienstleister steht im Berufsrecht ausdrücklich, was der Vertrag enthalten muss. Das ist der eigentliche Unterschied zu jedem anderen Betrieb.
§ 203 StGB stellt es unter Strafe, wenn ein Steuerberater ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart. Absatz 3 stellt klar: Kein Offenbaren liegt vor, wenn Personen eingebunden werden, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das erforderlich ist. Ein IT- oder KI-Dienstleister fällt in genau diese Rolle, und nach Absatz 4 macht er sich selbst strafbar, wenn er ausplaudert.
§ 62a StBerG schreibt für die Einbindung von Dienstleistern einen Vertrag in Textform vor. Darin muss der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, er darf sich nur so weit Kenntnis von Geheimnissen verschaffen, wie das zur Vertragserfüllung nötig ist, und es muss geregelt sein, ob er weitere Personen heranziehen darf.
Absatz 5 desselben Paragrafen verlangt für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, die Einwilligung des Mandanten. Und Absatz 4 lässt einen Dienstleister im Ausland nur zu, wenn der Schutz der Geheimnisse dort dem Schutz im Inland vergleichbar ist. Genau daran scheitern die meisten Werkzeuge, die einfach in eine amerikanische Cloud schreiben.
Quellen im Wortlaut: § 203 StGB und § 62a StBerG, abgerufen am 10. September 2026. Derselbe Paragraf verlangt in Absatz 2 außerdem eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und die unverzügliche Beendigung der Zusammenarbeit, wenn die Vorgaben nicht eingehalten werden. Die Bundessteuerberaterkammer hat dazu einen FAQ-Katalog zum KI-Einsatz im Berufsstand veröffentlicht, Stand 27. Januar 2026. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für deine Kanzlei trifft dein Berufsrechtler.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst die Kanzleisoftware für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Buchführung, Lohn, Jahresabschluss, Fristenkontrolle und die Schnittstelle zur Finanzverwaltung sind gelöste Probleme. Dafür gibt es etablierte Branchensoftware, und für eine Kanzlei ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo die Kanzleisoftware endet, beginnt die Handarbeit: Belege aus fünf Kanälen, das Nachfassen beim Mandanten, das Telefon in der Fristenphase, die Suche in alten Akten. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen.
Erst wenn ein Ablauf für deine Kanzlei typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Mandantenportale für den Belegupload, Auswertungen über mehrere Systeme und Dashboards für die Kanzleisteuerung.
Im kostenlosen KI-Ready-Check nehmen wir einen Monat in deiner Kanzlei auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt.
Weiter geht es je nach Fall mit einer Automation, einer KI-Lösung wie Telefonassistent oder Wissensdatenbank oder einer Web-App. Wie der Markt für Steuerkanzleien gerade steht und welche Werkzeuge es dort schon gibt, steht ausführlich im Beitrag KI für Steuerberater: Was 2026 wirklich lohnt. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite Investition: Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
gerlinger.ai arbeitet mit kleinen und mittleren Unternehmen von 5 bis 250 Mitarbeitern, darunter Kanzleien und Beratungsbetriebe. Der Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis. Beratung und Umsetzung kommen aus einer Hand: Dieselbe Person nimmt den Ablauf auf und baut anschließend die Lösung. Öffentliche Referenzen aus der Steuerberatung haben wir nicht, und wir behaupten auch keine.
Ja, das Berufsrecht sieht diesen Fall ausdrücklich vor. § 62a StBerG erlaubt die Einbindung von Dienstleistern, verlangt dafür aber einen Vertrag in Textform: Der Dienstleister wird unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet, er darf sich nur so weit Kenntnis verschaffen, wie es zur Vertragserfüllung nötig ist, und es muss geregelt sein, ob er weitere Personen heranziehen darf. Für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, kommt nach Absatz 5 die Einwilligung des Mandanten dazu, und ein Dienstleister im Ausland ist nach Absatz 4 nur zulässig, wenn der Schutz der Geheimnisse dort dem Schutz im Inland vergleichbar ist. Die Bewertung für deinen Fall trifft dein Berufsrechtler, nicht wir.
Für eine Kanzlei nicht allein. Die DSGVO regelt den Datenschutz, § 203 StGB regelt die strafbewehrte Verschwiegenheit, und § 62a StBerG regelt, was im Vertrag mit dem Dienstleister stehen muss. In der Praxis heißt das: Auftragsverarbeitungsvertrag und Verschwiegenheitsvereinbarung nebeneinander, dazu eine schriftliche Festlegung, welche Daten das System überhaupt sieht.
Wir bauen die Lösungen so, dass sie auf europäischen Servern laufen und Mandantendaten die EU nicht verlassen. Wo eine Kanzlei noch enger fahren will, ist auch ein Betrieb im eigenen Haus möglich. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten die KI sehen darf, und dokumentieren das für deine Verfahrensdokumentation und deine Datenschutzerklärung.
Nein. Jedes Ergebnis geht als Vorschlag an einen Menschen, der freigibt. Die fachliche Verantwortung bleibt beim Berufsträger, und die Systeme sind so gebaut, dass sie das sichtbar machen: unklare Belege werden markiert statt stillschweigend gebucht, und jede Antwort aus der Wissensdatenbank zeigt die Fundstelle mit.
Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeiter, sondern wie oft ein Ablauf vorkommt. Eine Kanzlei mit sechs Mitarbeitern, die jeden Monat für achtzig Mandanten Belege nachfordert, hat einen größeren Hebel als eine Kanzlei mit vierzig Mitarbeitern und wenigen großen Mandaten. Im KI-Ready-Check rechnen wir das an deinen Zahlen durch.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite Investition steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. Nach dem kostenlosen KI-Ready-Check bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet.
Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deiner Kanzlei sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.
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