Start / KI für Steuerberater
KI für Steuerberater übernimmt die Arbeit vor der eigentlichen Beratung: Sie fordert Belege nach, beantwortet wiederkehrende Mandantenfragen, nimmt Anrufe an und findet Wissen in alten Handakten wieder. Die fachliche Entscheidung bleibt beim Berufsträger. Wir sind eine KI-Agentur aus Backnang und bauen KI-Lösungen für Steuerkanzleien mit 10 bis 100 Mitarbeitern, die keine eigene IT haben.
45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in die Kanzlei, sonst läuft alles per Video.
Seit 2007: über 200 Kunden, über 500 Projekte.
TÜV-zertifiziert in Verkaufspsychologiedamit deine Lösung auch bei Kunden ankommtDie Steuererklärung selbst hat dein Team im Griff. Teuer wird alles davor: fehlende Belege einsammeln, Rückfragen dreimal stellen, ein Telefon, das während der Fristenphase durchklingelt, und die Suche nach dem Fall von vorletztem Jahr, den schon einmal jemand gelöst hat.
KI für Steuerberater ersetzt keinen Berufsträger und keine Prüfung. Sie übernimmt die Zuarbeit: Belege annehmen, lesen und zuordnen, fehlende Unterlagen von allein nachfordern, Mandantenpost vorsortieren, Anrufe annehmen und Antworten aus den eigenen Unterlagen finden. Bevor etwas rausgeht, prüft es ein Mensch.
Wir suchen den einen Ablauf, der jeden Monat Stunden frisst und immer gleich läuft. Den automatisieren wir zuerst, danach kommt der nächste.
Wenn deine Kanzleisoftware das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts.
Deshalb sollte der Einstieg klein sein. In einer Einzelpraxis gibt es keine IT-Abteilung, die ein Projekt begleitet, und niemanden, den man ein halbes Jahr dafür freistellt.
Genaue Werte: 67,1 Prozent Einzelpraxen von 53.932 Praxen insgesamt, Altersdurchschnitt im Berufsstand 53,7 Jahre (BStBK-Berufsstatistik 2025, Stichtag 1. Januar 2026). Die beiden KI-Werte stammen aus einer Bitkom-Umfrage unter 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten aller Branchen, veröffentlicht am 14. September 2026. Eine aktuelle Zahl nur für Steuerkanzleien gibt es nicht.
Alle fünf Aufgaben haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich jeden Monat, die nötigen Angaben liegen schon irgendwo in der Kanzlei, und heute trägt ein Mitarbeiter diese Angaben von Hand zusammen.
Belege kommen als Foto, als PDF im Postfach, als Papierstapel und aus dem Kassensystem. Eine Automation liest sie aus, erkennt Rechnungssteller, Betrag, Steuersatz und Leistungszeitraum, ordnet sie dem richtigen Mandanten zu und markiert, was unklar ist. Dein Team prüft nur noch die markierten Fälle. Der Zeitdruck kommt hier von außen: Nach § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes darf für die meisten inländischen B2B-Umsätze nur noch bis Ende 2026 auf Papier abgerechnet werden, für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV.
Die Nachfrage nach dem fehlenden Bewirtungsbeleg ist immer dieselbe, nur der Name ändert sich. Ein Ablauf prüft die Vollständigkeit, schreibt den Mandanten an, erinnert nach einer festgelegten Frist noch einmal und zeigt in der Kanzlei, welche Unterlagen bei welchem Mandanten noch fehlen. Das Nachtelefonieren fällt weg, der Überblick nicht.
Ein Teil der Post ist reine Weiterleitung, ein Teil ist eine Frage, die schon zwanzigmal dieselbe Antwort bekommen hat, und ein Teil ist echte Beratung. Ein Assistent liest mit, sortiert nach Mandant und Anliegen, schlägt für die wiederkehrenden Fälle einen Antwortentwurf vor und legt das Übrige dem Berufsträger vor.
Zwischen Mitte Februar und Ende Mai klingelt das Telefon ununterbrochen, und jeder Anruf reißt jemanden aus der Arbeit an einer Akte. Ein Telefonassistent nimmt den Anruf an, erfasst Anliegen, Mandantennummer und Rückrufwunsch, beantwortet Standardfragen zu Erreichbarkeit und Anfahrt und legt alles in eine Liste. Auskunft zum Stand einer Erklärung gibt er nicht: Dafür müsste er sicher wissen, wer am anderen Ende ist, und das lässt sich am Telefon nicht sicher prüfen. Wer den Stand wissen will, bekommt einen Rückruf von jemandem, der die Akte kennt. Dass er mit einem KI-System spricht, sagt der Assistent im ersten Satz, denn Artikel 50 Absatz 1 der KI-Verordnung verlangt das seit dem 2. August 2026.
Wie wurde der Fall bei diesem Mandanten im letzten Jahr behandelt, welche Formulierung stand im Einspruch, was hat das Finanzamt damals geantwortet? Eine Wissensdatenbank beantwortet solche Fragen in Sekunden und zeigt dazu die Fundstelle, damit der Mitarbeiter die Antwort am Original prüfen kann. Die fachliche Recherche bleibt bei dir, nur die Suche in den eigenen Akten geht schneller.
Referenzen aus dieser Branche können wir noch nicht öffentlich zeigen. Die Abläufe oben sind Beispiele dafür, was technisch machbar ist.
Für eine Steuerkanzlei ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO nur die halbe Miete. Die Verschwiegenheit ist strafbewehrt, und für externe Dienstleister steht im Berufsrecht ausdrücklich, was der Vertrag enthalten muss. Das ist der eigentliche Unterschied zu jedem anderen Betrieb.
§ 203 StGB stellt es unter Strafe, wenn ein Steuerberater ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart. Absatz 3 stellt klar: Kein Offenbaren liegt vor, wenn Personen eingebunden werden, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das erforderlich ist. Ein IT- oder KI-Dienstleister gehört genau zu diesen mitwirkenden Personen, und nach Absatz 4 macht er sich selbst strafbar, wenn er Geheimnisse ausplaudert.
§ 62a Absatz 3 StBerG schreibt für die Einbindung von Dienstleistern einen Vertrag in Textform vor. Darin muss der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, er darf sich nur so weit Kenntnis von Geheimnissen verschaffen, wie das zur Vertragserfüllung nötig ist, und es muss geregelt sein, ob er weitere Personen heranziehen darf.
Absatz 5 desselben Paragrafen verlangt für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, die Einwilligung des Mandanten. Und Absatz 4 lässt einen Dienstleister im Ausland nur zu, wenn der Schutz der Geheimnisse dort dem Schutz im Inland vergleichbar ist. Genau daran scheitern viele KI-Tools, die Daten einfach in einer amerikanischen Cloud speichern.
Quellen im Wortlaut: § 203 StGB und § 62a StBerG, abgerufen am 10. September 2026. Derselbe Paragraf verlangt in Absatz 2 außerdem eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und die unverzügliche Beendigung der Zusammenarbeit, wenn die Vorgaben nicht eingehalten werden. Die Bundessteuerberaterkammer hat dazu einen FAQ-Katalog zum KI-Einsatz im Berufsstand veröffentlicht, Stand 27. Januar 2026. Für den Telefonassistenten kommt eine Pflicht aus der Verordnung (EU) 2024/1689 dazu: Nach Artikel 50 Absatz 1 muss ein System, das direkt mit Menschen interagiert, die Person darüber informieren, dass sie mit einem KI-System spricht, außer das ist ohnehin offensichtlich. Diese Vorschrift gilt seit dem 2. August 2026. Ein Mitschnitt ist eine eigene Frage, und ein Hinweis am Gesprächsanfang genügt dafür nicht: Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Befugnis aufnimmt, macht sich nach § 201 Absatz 1 Nummer 1 StGB strafbar, in der Kanzlei kommt § 203 StGB dazu. Die Einwilligung muss deshalb vor dem Start der Aufnahme vorliegen, und wer nicht einwilligt, muss sein Anliegen ohne Aufnahme loswerden können. Transkripte klären wir gesondert, denn auch der Text aus einem Gespräch ist ein personenbezogenes Datum mit eigenem Zweck und eigener Löschfrist. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für deine Kanzlei trifft dein Berufsrechtler.
Die Rechnung ist einfach: Wie oft kommt der Ablauf vor, wie lange dauert er heute, und wie viel davon kann die KI übernehmen? Rechnet es sich nicht, sagen wir dir das vor dem Angebot.
Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst die Kanzleisoftware für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt.
Buchführung, Lohn, Jahresabschluss, Fristenkontrolle und die Schnittstelle zur Finanzverwaltung sind gelöste Probleme. Dafür gibt es etablierte Branchensoftware, und für eine Kanzlei ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung.
Dort, wo die Kanzleisoftware endet, beginnt die Handarbeit: Belege aus fünf Kanälen, das Nachfassen beim Mandanten, das Telefon in der Fristenphase, die Suche in alten Akten. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen.
Erst wenn es für deinen Ablauf keine Standardsoftware gibt, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Mandantenportale für den Belegupload, Auswertungen über mehrere Systeme und Dashboards für die Kanzleisteuerung.
Im kostenlosen Analysegespräch gehen wir einen typischen Monat in deiner Kanzlei durch und suchen den Ablauf, der am meisten Zeit kostet. Danach weißt du, wo KI bei dir am meisten Zeit spart und ob sich der erste Schritt lohnt.
Weiter geht es je nach Fall mit einer Automation, einer KI-Lösung wie Telefonassistent oder Wissensdatenbank oder einer Web-App. Wie weit KI in Steuerkanzleien schon ist und welche KI-Tools es gibt, liest du ausführlich im Beitrag KI für Steuerberater: Was 2026 wirklich lohnt. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den 50 KI-Abläufen die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Erste Ergebnisse siehst du meist innerhalb von vier Wochen. Was den Preis bestimmt, steht auf der Seite Investition.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
gerlinger.ai baut KI-Lösungen für Firmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, die keine eigene IT haben, auch für Steuerkanzleien. Unser Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis. Beratung und Umsetzung kommen aus einer Hand: Dieselbe Person nimmt den Ablauf auf und baut danach die Lösung. Öffentliche Referenzen aus der Steuerberatung haben wir noch nicht.
Ja, das Berufsrecht sieht diesen Fall ausdrücklich vor. § 62a StBerG erlaubt die Einbindung von Dienstleistern, verlangt dafür aber nach Absatz 3 einen Vertrag in Textform: Der Dienstleister wird unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet, er darf sich nur so weit Kenntnis verschaffen, wie es zur Vertragserfüllung nötig ist, und es muss geregelt sein, ob er weitere Personen heranziehen darf. Für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, kommt nach Absatz 5 die Einwilligung des Mandanten dazu, und ein Dienstleister im Ausland ist nach Absatz 4 nur zulässig, wenn der Schutz der Geheimnisse dort dem Schutz im Inland vergleichbar ist. Wie es in deinem Fall aussieht, klärst du mit deinem Berufsrechtler.
Für eine Kanzlei nicht allein. Die DSGVO regelt den Datenschutz, § 203 StGB regelt die strafbewehrte Verschwiegenheit, und § 62a StBerG regelt, was im Vertrag mit dem Dienstleister stehen muss. In der Praxis heißt das: Auftragsverarbeitungsvertrag und Verschwiegenheitsvereinbarung nebeneinander, dazu eine schriftliche Festlegung, welche Daten das System überhaupt sieht.
Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vor dem Start und nennen die Rechtsgrundlage, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Unterauftragnehmer legen wir ebenfalls vorher offen, denn schon ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO. Wo es nötig ist, läuft die KI auch direkt bei dir im Haus. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten die KI sehen darf, und dokumentieren das für deine Verfahrensdokumentation und deine Datenschutzerklärung.
Nein. Jedes Ergebnis geht als Vorschlag an einen Menschen, der es prüft und freigibt. Die fachliche Verantwortung bleibt beim Berufsträger, und die Systeme sind so gebaut, dass sie das sichtbar machen: unklare Belege werden markiert und nie stillschweigend gebucht, und jede Antwort aus der Wissensdatenbank zeigt dazu die Fundstelle.
Entscheidend ist, wie oft ein Ablauf vorkommt. Die Zahl der Mitarbeiter ist zweitrangig. Ein Beispiel: Eine Kanzlei mit sechs Mitarbeitern, die jeden Monat für achtzig Mandanten Belege nachfordert, hat einen größeren Hebel als eine Kanzlei mit vierzig Mitarbeitern und wenigen großen Mandaten. Im Analysegespräch rechnen wir das an deinen Zahlen durch.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den ersten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet.
In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deiner Kanzlei am meisten Arbeit abnimmt. Ehrlich, ohne Folien.
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