Analysegespräch buchenStart / Individualsoftware oder Standardsoftware
Individualsoftware oder Standardsoftware: die Antwort ist meistens beides.
Für ein KMU lohnt sich Standardsoftware überall dort, wo der Ablauf branchenüblich ist: Angebot, Rechnung, Buchhaltung, Zeiterfassung. Individualsoftware lohnt sich genau dort, wo dein Ablauf anders ist als bei allen anderen und dieser Unterschied dein Geld verdient. Die Frage lautet also nicht „entweder oder", sondern „wo genau die Grenze verläuft".
45 Minuten, kostenlos. Wenn eine Standardsoftware dein Problem löst, sagen wir das und bauen nichts.
Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce.
Nur 29 Prozent der deutschen Softwarekäufer sind mit ihrem Kauf zufrieden.
Die Zahl spricht nicht gegen Standardsoftware. Sie spricht dagegen, eine Software zu kaufen, bevor der eigene Ablauf beschrieben ist.
der Unternehmen ab 10 Beschäftigten nutzten 2025 kostenpflichtige Cloud-Dienste
Statistisches Bundesamt, 24. November 2025Capterra, Studie „Software Buying Trends 2026", erhoben im August 2025 unter 3.385 Befragten weltweit, davon 279 in Deutschland, Unternehmen ab fünf Mitarbeitern. Häufigste Gründe für Kaufreue: Softwarefehler und Abstürze 29 Prozent, Leistung unter den Erwartungen 28 Prozent, schlechter Support des Anbieters 28 Prozent. Der Cloud-Wert ist die amtliche Erhebung des Statistischen Bundesamtes für 2025, bei kleinen Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten liegt er bei 51 Prozent.
Woran die Entscheidung wirklich hängt.
Nicht am Preis und nicht an der Firmengröße, sondern an drei Fragen zum Ablauf selbst.
- 01
Ist der Ablauf branchenüblich oder eigen
Rechnungen schreiben macht jeder gleich. Wie du kalkulierst, welche Sonderpreise deine Stammkunden haben oder wie eure Aufträge in die Planung wandern, ist oft eigen. Genau dort liegt der Unterschied.
- 02
Wie viel Anpassung die Standardsoftware bräuchte
Je mehr Sonderwünsche in ein Standardprodukt hineinkonfiguriert werden, desto teurer wird jedes Update und desto schwerer der spätere Wechsel. Ab einem gewissen Punkt zahlst du Anpassung und Lizenz gleichzeitig.
- 03
Wie lange der Ablauf so bleibt
Ein Ablauf, der sich alle sechs Monate ändert, gehört nicht in eine Eigenentwicklung. Ein Ablauf, der seit Jahren gleich läuft und das Geschäft trägt, dagegen schon.
Die Grenze verläuft mitten durch den Betrieb.
In der Praxis läuft es fast immer auf eine Kombination hinaus: Standardsoftware für die Kernabläufe, eigene Bausteine an den Rändern.
Standardsoftware für
- Angebot, Auftrag, Rechnung
- Buchhaltung und Lohn
- Zeiterfassung und Urlaubsplanung
- Material und Lager
- alles, wofür es eine Branchenlösung gibt
Eigene Lösung für
- den Ablauf, der nur bei dir so läuft
- Übergaben zwischen zwei Systemen, die keiner kennt
- Auswertungen über mehrere Systeme hinweg
- Kundenportale und Konfiguratoren
- Aufgaben, die heute per Hand zwischen Systemen wandern
Was es bei uns kostet, den eigenen Teil zu bauen.
Wir bauen nur den Teil, für den es keine sinnvolle Standardlösung gibt. Was das kostet, steht hier.
Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet bei uns ab 4.500 € netto. Nach oben hängt der Preis daran, wie viele Rollen die Anwendung kennt und an wie viele vorhandene Systeme sie andockt. Eine vollständige Preisliste steht hier bewusst nicht: Jede Zahl ohne Kenntnis deines Betriebs wäre geraten, und geratene Zahlen halten nicht.
- ab 4.500 € netto für einen ergänzenden Baustein
- Preistreiber sind die Anzahl der Rollen und die Schnittstellen zu vorhandener Software
- Server und die Nutzung der KI-Modelle laufen monatlich mit, abhängig davon wie viel die Lösung arbeitet
Wir entwickeln mit KI-Agenten. Dadurch steckt weniger Arbeitszeit in einem Vorhaben, und es rechnen sich Werkzeuge, die für ein kleines Unternehmen bisher unbezahlbar waren.
Eigene Bausteine ersetzen die Standardsoftware nicht, sie schließen deren Lücken.
Erst den Ablauf beschreiben, dann entscheiden.
Wer zuerst eine Software auswählt und danach den Ablauf daran anpasst, zahlt zweimal. Im kostenlosen Analysegespräch nehmen wir den Ablauf auf und sagen dir, welcher Teil in eine Standardlösung gehört und welcher nicht.
Was wir selbst bauen, steht unter Web-Apps und Automationen. Die Preistreiber stehen auf Investition.
Häufige Fragen zu Individual- und Standardsoftware.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Individualsoftware oder Standardsoftware, was lohnt sich für ein KMU?
Für branchenübliche Abläufe wie Angebot, Rechnung, Buchhaltung und Zeiterfassung lohnt sich Standardsoftware. Für den Ablauf, der nur in deinem Betrieb so läuft und dein Geld verdient, lohnt sich eine eigene Lösung. In der Praxis ist es meistens eine Kombination aus beidem.
Woran merke ich, dass die Standardsoftware nicht mehr passt?
An drei Zeichen: Mitarbeiter tippen dieselben Daten in mehrere Systeme, es gibt für jeden zweiten Vorgang einen Umweg, und Auswertungen entstehen in einer Tabelle daneben. Dann ist der Ablauf aus der Software herausgewachsen.
Ist Individualsoftware teurer als ein Abo?
Am Anfang ja, weil die Bauzeit auf einmal anfällt. Danach entfällt die laufende Lizenzgebühr pro Nutzer, es bleiben Server, Wartung und Weiterentwicklung. Ab welcher Nutzerzahl und Laufzeit sich das dreht, lässt sich für deinen Fall ausrechnen.
Was passiert mit unseren Daten beim Wechsel?
Die Daten gehören dir. Vor jedem Wechsel klären wir, in welchem Format sie aus dem alten System herauskommen und was davon übernommen wird. Das ist regelmäßig der aufwendigste Teil eines Wechsels und gehört deshalb vorher in die Rechnung.
Könnt ihr auch bei der Auswahl einer Standardsoftware helfen?
Wir beraten zur Frage, welcher Teil des Ablaufs in ein Standardprodukt gehört, und benennen die Anforderungen dafür. Die Auswahl und Einführung einer Branchensoftware selbst gehört nicht zu unserem Angebot.
Kostenloses Analysegespräch
45 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch. Danach weißt du, wo die Grenze zwischen Standard und eigener Lösung in deinem Betrieb verläuft.