Analysegespräch buchenStart / Eigene Software statt SaaS-Abos
Eigene Software statt mehrerer SaaS-Abos: eine Rechnung, keine Glaubensfrage.
Eigene Software lohnt sich gegenüber mehreren SaaS-Abos dann, wenn drei Dinge zusammenkommen: Die Abos laufen pro Nutzer, die Zahl der Nutzer wächst, und du benutzt von jedem Werkzeug nur einen kleinen Teil. Solange du wenige Nutzer hast und die Standardfunktionen wirklich brauchst, ist das Abo günstiger. Die Grenze lässt sich ausrechnen, und dafür braucht es nur zwei Zahlen aus deiner Buchhaltung.
45 Minuten, kostenlos. Wenn die Abos günstiger bleiben, sagen wir das.
Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce.
Was an den kursierenden SaaS-Zahlen belegt ist.
Für deutsche KMU existiert keine Erhebung. Die einzigen belastbaren Zahlen stammen aus verwalteten Lizenzdaten großer Organisationen, überwiegend aus den USA. Sie zeigen die Richtung, nicht deinen Fall.
Anwendungen verwaltet ein Unternehmen im Schnitt, im Median 240
Zylo, SaaS Management Index, 29. Januar 2026der Unternehmen in Deutschland ab 10 Beschäftigten nutzten 2025 kostenpflichtige Cloud-Dienste
Statistisches Bundesamt, 24. November 2025Die beiden ersten Werte stammen von Zylo, einem Anbieter für SaaS-Verwaltung, aus real verwalteten Lizenzdaten. Sie bilden überwiegend große US-Organisationen ab und lassen sich nicht auf deutsche KMU übertragen. Der dritte Wert ist die amtliche Erhebung des Statistischen Bundesamtes für 2025, bei Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten liegt er bei 51 Prozent, ERP- und CRM-Software jeweils bei 23 Prozent. Eine deutsche Erhebung zu Abo-Zahl und ungenutzten Lizenzen im Mittelstand gibt es nicht.
Die Rechnung besteht aus vier Posten.
Alle vier stehen in deiner Buchhaltung oder lassen sich in einer halben Stunde zusammentragen. Erst danach lässt sich die Frage beantworten.
- 01
Was die Abos heute im Jahr kosten
Alle Werkzeuge, die denselben Zweck erfüllen sollen, mit Preis pro Nutzer und Zahl der bezahlten Zugänge. Wichtig ist die Zahl der bezahlten, nicht der benutzten Zugänge.
- 02
Wie diese Kosten mit dem Team wachsen
Abos laufen fast immer pro Nutzer. Eigene Software läuft pro Betrieb. Das ist der eigentliche Unterschied und der Grund, warum die Rechnung ab einer bestimmten Teamgröße kippt.
- 03
Was der Bau einmalig kostet
Der Bau ist ein einmaliger Betrag, das Abo ein dauerhafter. Ab wann sich das dreht, hängt an Punkt 1 und 2 und lässt sich mit einer Division beantworten.
- 04
Was danach monatlich weiterläuft
Server, Zugänge, Wartung und Weiterentwicklung. Diese Position ist niedriger als die Abos, aber sie ist nicht null. Wer sie weglässt, rechnet sich das Ergebnis schön.
Wir setzen an dieser Stelle bewusst kein Beispiel mit erfundenen Zahlen. Die Rechnung machen wir im Erstgespräch mit deinen Beträgen, und wenn sie gegen den Eigenbau ausgeht, steht genau das im Ergebnis.
Wann der Wechsel sich lohnt und wann nicht.
Der häufigste Fehler ist, alle Abos gleichzeitig ersetzen zu wollen. Der zweithäufigste ist, ein Werkzeug zu ersetzen, dessen Standardfunktionen ihr tatsächlich braucht.
Für den Eigenbau spricht
- ihr benutzt von drei Werkzeugen jeweils nur einen kleinen Teil
- die Abos laufen pro Nutzer und das Team wächst
- Daten wandern von Hand zwischen den Werkzeugen
- ein Werkzeug bildet euren Ablauf nur mit Umwegen ab
- Preiserhöhungen des Anbieters treffen euch ohne Alternative
Für das Abo spricht
- wenige Nutzer und keine Wachstumspläne
- ihr nutzt die Standardfunktionen wirklich aus
- das Werkzeug bringt Aktualisierungen, die ihr selbst nie bauen würdet
- es geht um Buchhaltung, Lohn oder andere geprüfte Bereiche
- der Ablauf ändert sich noch häufig
Was der Ersatz bei uns kostet.
Wir ersetzen nie alles auf einmal, sondern beginnen mit dem Werkzeug, dessen Ablauf am klarsten beschrieben ist.
Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet bei uns ab 4.500 € netto. Nach oben hängt der Preis daran, wie viele Rollen die Anwendung kennt und an wie viele vorhandene Systeme sie andockt. Eine vollständige Preisliste steht hier bewusst nicht: Jede Zahl ohne Kenntnis deines Betriebs wäre geraten, und geratene Zahlen halten nicht.
- ab 4.500 € netto, um ein erstes Werkzeug zu ersetzen
- Preistreiber sind die Anzahl der Rollen und die Schnittstellen zu vorhandener Software
- Server und die Nutzung der KI-Modelle laufen monatlich mit, abhängig davon wie viel die Lösung arbeitet
Wir entwickeln mit KI-Agenten. Dadurch steckt weniger Arbeitszeit in einem Vorhaben, und es rechnen sich Werkzeuge, die für ein kleines Unternehmen bisher unbezahlbar waren.
Der laufende Anteil steht bei uns vor dem Start in der Spanne, nicht erst in der zweiten Rechnung.
Ein Werkzeug zuerst, nicht alle auf einmal.
Im kostenlosen Analysegespräch tragen wir deine Abos zusammen, rechnen die Kosten pro Jahr und pro Nutzer aus und suchen das eine Werkzeug, dessen Ersatz sich am schnellsten trägt. Danach entscheidest du mit Zahlen.
Was an die Stelle tritt, steht unter Web-Apps und Automationen. Die Preistreiber stehen auf Investition.
Häufige Fragen zu eigener Software statt SaaS-Abos.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Lohnt sich eigene Software statt mehrerer SaaS-Abos?
Sie lohnt sich, wenn die Abos pro Nutzer laufen, das Team wächst und ihr von jedem Werkzeug nur einen kleinen Teil benutzt. Bei wenigen Nutzern und voll ausgeschöpften Standardfunktionen bleibt das Abo günstiger. Die Grenze lässt sich mit den Jahreskosten der Abos und der einmaligen Bausumme ausrechnen.
Wie viele Abos hat ein deutsches KMU im Schnitt?
Dazu gibt es keine belastbare Erhebung für Deutschland. Was kursiert, stammt aus Anbieter-Blogs ohne nachvollziehbare Quelle. Belegt ist nur, dass 54 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten 2025 kostenpflichtige Cloud-Dienste nutzten, bei kleinen Unternehmen 51 Prozent, so das Statistische Bundesamt.
Was passiert mit den Daten aus den alten Werkzeugen?
Sie gehören dir. Vor dem Wechsel klären wir, in welchem Format sie sich exportieren lassen und was davon übernommen wird. Das ist meistens der aufwendigste Teil und gehört deshalb vorher in die Rechnung.
Was ist, wenn wir das Team später vergrößern?
Eigene Software kostet pro Betrieb, nicht pro Nutzer. Zusätzliche Mitarbeiter erhöhen die laufenden Kosten kaum. Genau das ist der Punkt, an dem die Rechnung gegenüber Abos kippt.
Wer kümmert sich später um Fehler und Aktualisierungen?
Das ist der ehrliche Nachteil gegenüber einem Abo: Bei eigener Software gibt es keinen Anbieter, der still im Hintergrund aktualisiert. Wartung und Weiterentwicklung sind eine eigene Position, und sie stehen bei uns vor dem Start in der Spanne.
Kostenloses Analysegespräch
45 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch. Danach kennst du die Rechnung für deinen Betrieb, nicht eine allgemeine.