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Eigene Software statt mehrerer SaaS-Abos: so rechnest du es aus.
Eigene Software lohnt sich gegenüber mehreren SaaS-Abos dann, wenn drei Dinge zusammenkommen: Die Abos laufen pro Nutzer, die Zahl der Nutzer wächst, und du benutzt von jeder Software nur einen kleinen Teil. Solange du wenige Nutzer hast und die Standardfunktionen wirklich brauchst, ist das Abo günstiger. Die Grenze lässt sich ausrechnen, und dafür braucht es nur zwei Zahlen aus deiner Buchhaltung.
45 Minuten, kostenlos. Wenn die Abos günstiger bleiben, sagen wir das.
Seit 2007: über 200 Kunden, über 500 Projekte.
Was an den kursierenden SaaS-Zahlen belegt ist.
Für kleine Firmen in Deutschland gibt es keine Erhebung. Die einzigen belastbaren Zahlen stammen aus verwalteten Lizenzdaten großer Organisationen, überwiegend aus den USA. Sie zeigen eine Richtung. Für deinen Betrieb musst du selbst rechnen.
Anwendungen verwaltet ein Unternehmen im Schnitt, im Median 240
Zylo, SaaS Management Index, 29. Januar 2026der Unternehmen in Deutschland ab 10 Beschäftigten nutzten 2025 kostenpflichtige Cloud-Dienste
Statistisches Bundesamt, 24. November 2025Die beiden ersten Werte stammen von Zylo, einem Anbieter für SaaS-Verwaltung, aus real verwalteten Lizenzdaten. Sie bilden überwiegend große US-Organisationen ab und lassen sich nicht auf kleine deutsche Firmen übertragen. Der dritte Wert stammt aus der amtlichen Erhebung des Statistischen Bundesamtes für 2025. Bei Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten nutzen 51 Prozent kostenpflichtige Cloud-Dienste, ERP- und CRM-Software jeweils 23 Prozent. Eine deutsche Erhebung zu Abo-Zahl und ungenutzten Lizenzen in deutschen Firmen gibt es nicht.
Die Rechnung besteht aus vier Posten.
Alle vier stehen in deiner Buchhaltung oder lassen sich in einer halben Stunde zusammentragen. Erst danach lässt sich die Frage beantworten.
- 01
Was die Abos heute im Jahr kosten
Liste alle Programme auf, die denselben Zweck erfüllen sollen, mit Preis pro Nutzer und Zahl der bezahlten Zugänge. Zähle alle bezahlten Zugänge, auch die, die niemand benutzt.
- 02
Wie diese Kosten mit dem Team wachsen
Abos laufen fast immer pro Nutzer. Eigene Software läuft pro Betrieb. Das ist der eigentliche Unterschied und der Grund, warum die Rechnung ab einer bestimmten Teamgröße kippt.
- 03
Was der Bau einmalig kostet
Der Bau ist ein einmaliger Betrag, das Abo ein dauerhafter. Ab wann sich der Eigenbau rechnet, hängt an Punkt 1 und 2 und lässt sich mit einer Division beantworten.
- 04
Was danach monatlich weiterläuft
Server, Zugänge, Wartung und Weiterentwicklung. Dieser Posten ist niedriger als die Abokosten, aber er ist nicht null. Wer sie weglässt, rechnet sich das Ergebnis schön.
Ein Beispiel mit ausgedachten Zahlen zeigen wir hier nicht. Die Rechnung machen wir im Analysegespräch mit deinen Beträgen, und wenn sie gegen den Eigenbau ausgeht, steht genau das im Ergebnis.
Wann der Wechsel sich lohnt und wann nicht.
Der häufigste Fehler ist, alle Abos gleichzeitig ersetzen zu wollen. Der zweithäufigste ist, eine Software zu ersetzen, deren Standardfunktionen ihr tatsächlich braucht.
Für den Eigenbau spricht
- ihr benutzt von drei Programmen jeweils nur einen kleinen Teil
- die Abos laufen pro Nutzer und das Team wächst
- Daten wandern von Hand zwischen den Programmen
- eine Software bildet euren Ablauf nur mit Umwegen ab
- bei Preiserhöhungen des Anbieters habt ihr keine Alternative
Für das Abo spricht
- wenige Nutzer und keine Wachstumspläne
- ihr nutzt die Standardfunktionen wirklich aus
- die Software bringt Aktualisierungen, die ihr selbst nie bauen würdet
- es geht um Buchhaltung, Lohn oder andere geprüfte Bereiche
- der Ablauf ändert sich noch häufig
Was der Ersatz bei uns kostet.
Wir ersetzen nie alles auf einmal. Wir beginnen mit der Software, deren Ablauf am klarsten beschrieben ist.
Der Preis hängt davon ab, wie viele Rollen die Anwendung kennt und an wie viele vorhandene Systeme sie andockt. Eine Preisliste steht hier nicht, weil jede Zahl ohne Kenntnis deines Betriebs geraten wäre. Du bekommst nach dem Analysegespräch ein Angebot mit Festpreis.
- Festpreis für die erste Software, die wir ersetzen
- Preistreiber sind die Anzahl der Rollen und die Schnittstellen zu vorhandener Software
- Server und die Nutzung der KI-Modelle laufen monatlich mit, je nachdem, wie stark die Lösung genutzt wird
Den Code schreibt bei uns die KI, wir prüfen ihn. Dadurch steckt weniger Arbeitszeit in einem Vorhaben, und es rechnen sich Lösungen, die für ein kleines Unternehmen bisher unbezahlbar waren.
Die laufenden Kosten nennen wir dir vor dem Start.
Du ersetzt zuerst eine einzige Software.
Im kostenlosen Analysegespräch tragen wir deine Abos zusammen, rechnen die Kosten pro Jahr und pro Nutzer aus und suchen die eine Software, deren Ersatz sich am schnellsten rechnet. Danach entscheidest du auf Basis echter Zahlen.
Womit wir die Abos ersetzen, steht unter Web-Apps und Automationen. Wovon der Preis abhängt, steht auf der Seite Investition.
Häufige Fragen zu eigener Software statt SaaS-Abos.
Deine Frage fehlt? Schreib uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Lohnt sich eigene Software statt mehrerer SaaS-Abos?
Sie lohnt sich, wenn die Abos pro Nutzer laufen, das Team wächst und ihr von jeder Software nur einen kleinen Teil benutzt. Bei wenigen Nutzern und voll ausgeschöpften Standardfunktionen bleibt das Abo günstiger. Die Grenze lässt sich mit den Jahreskosten der Abos und den einmaligen Kosten für die Entwicklung ausrechnen.
Wie viele Abos hat ein kleines deutsches Unternehmen im Schnitt?
Dazu gibt es keine belastbare Erhebung für Deutschland. Was kursiert, stammt aus Anbieter-Blogs ohne nachvollziehbare Quelle. Belegt ist nur, dass 54 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten 2025 kostenpflichtige Cloud-Dienste nutzten, bei kleinen Unternehmen 51 Prozent, so das Statistische Bundesamt.
Was passiert mit den Daten aus der alten Software?
Es sind deine Daten. Vor dem Wechsel klären wir, in welchem Format sie sich exportieren lassen und was davon übernommen wird. Das ist meistens der aufwendigste Teil und gehört deshalb vorher in die Rechnung.
Was ist, wenn wir das Team später vergrößern?
Eigene Software kostet pro Betrieb, egal wie viele Nutzer sie hat. Zusätzliche Mitarbeiter erhöhen die laufenden Kosten kaum. Genau das ist der Punkt, an dem die Rechnung gegenüber Abos kippt.
Wer kümmert sich später um Fehler und Aktualisierungen?
Das ist der ehrliche Nachteil gegenüber einem Abo: Bei eigener Software gibt es keinen Anbieter, der still im Hintergrund aktualisiert. Wartung und Weiterentwicklung sind eine eigene Position, und die Kosten dafür nennen wir dir vor dem Start.
Kostenloses Analysegespräch
45 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch. Danach kennst du die Rechnung für deinen eigenen Betrieb.