Analysegespräch buchenWas Microsoft Copilot genau ist
Microsoft Copilot ist der Name, unter dem Microsoft seine KI-Assistenten anbietet, und zugleich der Name der kostenpflichtigen Copilot-Lizenz für Unternehmen. Laut Microsoft koordiniert Copilot drei Bausteine: große Sprachmodelle, die Inhalte in Microsoft Graph wie E-Mails, Chats und Dokumente, auf die der Nutzer zugreifen darf, und die Microsoft-365-Apps wie Word und PowerPoint (Microsoft Learn, Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot, Juli 2026).
Wer nach Copilot sucht, stößt auf viele ähnliche Namen. Das liegt auch an einer Umbenennung: Aus Microsoft 365 Copilot wurde Microsoft Copilot, aus Microsoft 365 Copilot Chat wurde Microsoft Copilot Chat. Microsoft weist darauf hin, dass Lizenzen und Funktionen in der Übergangszeit teils noch die alten Namen tragen (Microsoft Learn, Juli 2026).
Welche Varianten von Microsoft Copilot es gibt
Für ein Unternehmen sind vier Varianten wichtig. Sie unterscheiden sich darin, auf welche Daten Copilot zugreift und mit welchem Konto du dich anmeldest.
- Copilot Chat: der KI-Chat, der in berechtigten Microsoft-365-Plänen enthalten ist. Er arbeitet vor allem mit Webdaten und mit Dateien, die du hochlädst. In Outlook greift er zusätzlich auf Posteingang, Kalender und Besprechungen zu (Microsoft Learn, Übersicht über Microsoft Copilot Chat, September 2026).
- Microsoft Copilot als Lizenz: eine Zusatzlizenz je Nutzer. Sie bringt Copilot mit vollem Zugriff in Word, Excel, PowerPoint und Outlook und bezieht E-Mails, Besprechungen, Chats und Dokumente ein, auf die der Nutzer zugreifen kann. Für Microsoft-365-Business-Pläne heißt die Stufe Microsoft Copilot Business (Microsoft Learn, Lizenzoptionen für Microsoft Copilot, September 2026).
- Copilot Studio: ein grafisches Low-Code-Werkzeug, mit dem ein Unternehmen eigene Agenten und Workflows baut und mit seinen Daten und Systemen verbindet (Microsoft Learn, Übersicht Microsoft Copilot Studio, September 2026).
- Copilot mit privatem Microsoft-Konto: die Copilot-App und copilot.microsoft.com, wenn du dich mit einem persönlichen Konto anmeldest. Microsoft rät Unternehmen, dass sich Mitarbeiter mit ihrem Geschäftskonto (Microsoft Entra) anmelden, damit sie die Variante für die Arbeit nutzen (Microsoft Learn, Was ist Microsoft Copilot?, September 2026).
Daneben verkauft Microsoft weitere Copilots mit eigener Lizenz, etwa Microsoft Security Copilot für Sicherheitsteams (Microsoft Learn, September 2026). Was die einzelnen Stufen kosten und was Microsoft beim Datenschutz zusagt, steht auf unserer Seite Copilot für Unternehmen.
Copilot Chat oder Copilot-Lizenz: der Unterschied
Der wichtigste Unterschied liegt darin, woher Copilot seine Antworten nimmt. Copilot Chat nutzt ohne Lizenz keine Organisationsdaten über Microsoft Graph. Firmeninhalte kommen nur hinein, wenn du eine Datei hochlädst, mit geöffneten Inhalten in Outlook oder Teams arbeitest oder einen Agenten mit nutzungsbasierter Abrechnung einsetzt. Mit der Lizenz sucht Copilot selbst in E-Mails, Dateien, Besprechungen und Kalendern (Microsoft Learn, Was ist Microsoft Copilot?, September 2026).
Beide Varianten zeigen laut Microsoft nur Inhalte an, für die der einzelne Nutzer mindestens Leserechte hat (Microsoft Learn, Juli 2026). Das klingt beruhigend, hat aber eine Kehrseite: Liegt eine Gehaltsliste in einem Ordner, den versehentlich alle öffnen dürfen, kann Copilot sie in einer Antwort verwenden. Vor der Lizenz lohnt deshalb ein Blick auf die Freigaben in SharePoint und Teams. Wie das geht, erklärt der Eintrag Zugangskontrolle bei KI.
Was Copilot Studio ist
Copilot Studio ist das Werkzeug, mit dem du Copilot erweiterst oder eigene Agenten baust, etwa einen Assistenten für interne Richtlinien oder einen Helpdesk. Laut Microsoft lassen sich solche Agenten über Teams, Microsoft 365 Copilot, Webseiten, mobile Apps und weitere Kanäle nutzen, und du beschreibst einen Agenten in klarer Sprache, bevor du ihn testest (Microsoft Learn, September 2026). Wie so ein Agent Schritt für Schritt entsteht und wann andere Werkzeuge besser passen, zeigt der Artikel KI-Agent erstellen.
Microsoft Copilot und GitHub Copilot
GitHub Copilot ist trotz des gleichen Namens ein anderes Produkt. GitHub beschreibt es als KI-Assistenten, der beim Schreiben, Verstehen und Ausliefern von Software hilft (GitHub Docs, Was ist GitHub Copilot?, abgerufen am 29.09.2026). Er richtet sich an Softwareentwickler und wird separat lizenziert, eine Copilot-Lizenz für Microsoft 365 ist dafür nicht nötig (Microsoft Learn, September 2026). Für die Büroarbeit in Outlook, Word und Teams ist Microsoft Copilot gemeint, für das Programmieren GitHub Copilot.
Was das für dein Unternehmen bedeutet
Für kleine und mittlere Unternehmen, die schon mit Microsoft 365 arbeiten, ist Copilot Chat ein naheliegender erster Schritt, weil er in berechtigten Plänen bereits enthalten ist. Die bezahlte Lizenz spielt ihre Stärke aus, wenn viel Arbeit in Mails, Besprechungen und Dokumenten steckt und die Berechtigungen geklärt sind. Klare Regeln, welche Variante mit welchem Konto erlaubt ist, gehören in eine KI-Richtlinie. Warum Mitarbeiter sonst auf private Konten ausweichen, beschreibt der Artikel Schatten-KI im Unternehmen. gerlinger.ai berät bei der Auswahl, schult das Team (KI-Schulung für Mitarbeiter) und baut eigene Lösungen dort, wo die Daten nicht in Microsoft 365 liegen, etwa eine KI-Wissensdatenbank.
Beispiele aus der Praxis
- Einen langen Mailverlauf in Outlook zusammenfassen lassen, bevor du antwortest
- Aus einer Teams-Besprechung ein Protokoll mit offenen Aufgaben ziehen
- In Word einen Entwurf aus mehreren vorhandenen Dokumenten erstellen
- In Excel Daten auswerten und Formeln oder Diagramme vorschlagen lassen
- Mit Copilot Studio einen Agenten bauen, der Fragen zu internen Abläufen beantwortet
Vorteile und Grenzen
Das spricht dafür
- Arbeitet direkt in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams, ohne neues Programm
- Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten
- Hält sich an die Berechtigungen, die in Microsoft 365 bereits gesetzt sind
- Mit Copilot Studio lassen sich eigene Agenten ohne tiefe Programmierkenntnisse bauen
Das solltest du einplanen
- Zu weit gesetzte Freigaben in SharePoint und Teams werden über Copilot sichtbar
- Die Lizenz kostet je Nutzer und lohnt sich nur, wo die Arbeit in Microsoft 365 stattfindet
- Daten in einem ERP, einer Branchensoftware oder auf einem Laufwerk im Haus sieht Copilot nicht ohne Anbindung
- Antworten können Fehler enthalten und müssen vor der Weitergabe geprüft werden
Quellen
- Was ist Microsoft Copilot?, September 2026Microsoft Learn
- Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot, Juli 2026Microsoft Learn
- Übersicht über Microsoft Copilot Chat, September 2026Microsoft Learn
- Lizenzoptionen für Microsoft Copilot, September 2026Microsoft Learn
- Übersicht Microsoft Copilot Studio, September 2026Microsoft Learn
- Was ist GitHub Copilot?, abgerufen am 29.09.2026GitHub Docs