# Rechnungen automatisch auslesen und prüfen > Rechnungen automatisch auslesen: Post, PDF, Portal, Foto und E-Rechnung im XML-Format erfassen, prüfen, archivieren. Was die E-Rechnungspflicht wirklich verlangt. Quelle: https://gerlinger.ai/rechnungen-auslesen Stand: 2026-09-10 ## Rechnungen automatisch auslesen: einmal erfassen statt dreimal abtippen. Eingangsrechnungen kommen aus fünf Kanälen: als Brief, als PDF im Postfach, aus einem Lieferantenportal, als Foto vom Handy und seit 2025 zunehmend als E-Rechnung im XML-Format. gerlinger.ai baut den Ablauf, der sie alle annimmt, ausliest, mit Bestellung und Lieferschein abgleicht und für die Freigabe vorbereitet. Rechnungssteller, Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum und Bestellbezug landen als Daten im System. Freigegeben wird von einem Menschen. 45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Die schriftliche Einschätzung gehört dir, auch wenn wir nicht zusammenarbeiten. ### Der Aufwand steckt nicht im Buchen, sondern im Sortieren davor. Eine Rechnung liegt im Postfach, eine im Briefkasten, eine hängt in einem Lieferantenportal, das jemand einmal im Monat aufruft, und eine liegt als Foto auf dem Handy eines Monteurs. Bis alle vier an derselben Stelle liegen, ist mehr Zeit vergangen als beim eigentlichen Buchen. Rechnungen automatisch auslesen heißt: Ein Ablauf nimmt Belege aus allen Kanälen an, erkennt Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum und Bestellbezug, ordnet sie dem richtigen Vorgang zu und legt sie zur Freigabe vor. Werte, bei denen die KI unsicher ist, werden markiert statt stillschweigend übernommen. - annehmen - auslesen - abgleichen - freigeben lassen Die sachliche Freigabe macht ein Mensch. Ob die Leistung wirklich erbracht wurde, weiß der Bauleiter oder der Einkäufer, nicht das Modell. Die KI bereitet die Entscheidung vor und legt daneben, was zum Prüfen nötig ist. Wenn deine Warenwirtschaft oder dein Steuerberaterprogramm das schon kann, sagen wir das und bauen nichts daneben. ### Die E-Rechnung ist da, die Verarbeitung dahinter noch nicht. Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. In den Betrieben führt das bisher vor allem zu Doppelstrukturen: Ein Teil der Post kommt strukturiert, der andere als PDF und auf Papier, und beides wird nebeneinander von Hand verarbeitet. - **50 %** der rund 1.200 Eingangsrechnungen eines Betriebs lagen 2025 als E-Rechnung vor (Quelle: ZDH-Umfrage, 18. Mai 2026, https://www.zdh.de/presse/veroeffentlichungen/pressemitteilungen/e-rechnung-fuer-betriebe-noch-mehr-aufwand-statt-entlastung/) - **33 %** der Betriebe nutzen für E-Rechnungen ein GoBD-konformes Archivierungssystem (Quelle: ZDH-Umfrage, 18. Mai 2026, https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/umsatzsteuer/umfrageergebnisse-e-rechnung/) - **26 %** aller Unternehmen ab 10 Beschäftigten nutzen überhaupt KI (Quelle: Statistisches Bundesamt, Berichtsjahr 2025, https://www.destatis.de/DE/Themen/Branchen-Unternehmen/Unternehmen/IKT-in-Unternehmen-IKT-Branche/Tabellen/ikti-unternehmen-kuenstliche-intelligenz.html) Die ersten beiden Werte stammen aus einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks unter 1.926 Handwerksbetrieben aus 52 Handwerkskammern, erhoben vom 12. Januar bis 27. Februar 2026 und veröffentlicht am 18. Mai 2026. Der ZDH formuliert sie als "etwa die Hälfte" und "rund ein Drittel"; gut ein Drittel der Betriebe stellt zudem selbst E-Rechnungen aus, und knapp die Hälfte derjenigen, die es noch nicht tun, plant die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027. Der dritte Wert kommt aus der amtlichen Erhebung des Statistischen Bundesamtes zur Nutzung von KI-Technologien nach Beschäftigtengrößenklassen, Berichtsjahr 2025. Die beiden Erhebungen haben unterschiedliche Grundlagen und lassen sich nicht direkt verrechnen. ### Fünf Schritte vom Eingang bis ins Archiv. Alle fünf laufen heute in vielen Betrieben von Hand, obwohl die nötigen Angaben schon im Haus sind: in der Bestellung, im Lieferschein, im Vertrag und in der Rechnung selbst. #### Alle fünf Kanäle landen an einer Stelle Papier wird gescannt, das PDF aus dem Postfach wird abgeholt, Portale werden regelmäßig geleert, das Foto vom Monteur kommt über eine einfache Upload-Adresse, und die E-Rechnung wird als XML-Datensatz eingelesen. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist dafür nicht nötig, das stellt die Finanzverwaltung ausdrücklich klar. Am Ende liegt alles in einem Eingang, mit Datum und Herkunft. #### Ausgelesen wird, was in die Buchhaltung muss Rechnungssteller mit Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitraum, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag, dazu der Bestell- oder Projektbezug. Bei einer E-Rechnung stehen diese Angaben strukturiert im Datensatz, bei PDF und Papier liest die KI sie aus dem Bild. Fehlt eine Pflichtangabe, fällt das hier auf und nicht erst beim Vorsteuerabzug. #### Abgleich mit Bestellung und Lieferschein Die Rechnung wird gegen die Bestellung und den Lieferschein gehalten: Sind es dieselben Positionen, dieselben Mengen, dieselben vereinbarten Preise? Abweichungen werden benannt, nicht nur markiert, also etwa "drei Sack Zement mehr berechnet als geliefert". Das ist die Vorarbeit für die rechnerische und die sachliche Prüfung, die danach kommt. #### Ein Freigabelauf, den man sehen kann Je nach Betrag, Kostenstelle und Projekt geht die Rechnung an den, der sie sachlich beurteilen kann, und danach an die kaufmännische Freigabe. Jeder sieht, was er entscheiden soll, und nicht die ganze Ablage. Skonto-Fristen werden mitgeführt, damit die Freigabe nicht am Tag danach passiert. Wer freigegeben hat und wann, bleibt am Vorgang stehen. #### Übergabe an die Buchhaltung und unveränderbare Ablage Der fertige Datensatz geht mit Kontierungsvorschlag an die Buchhaltung oder an die Kanzlei, der Beleg wandert in ein Archiv, das nachträgliche Änderungen ausschließt und protokolliert. Bei einer E-Rechnung wird der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt, nicht nur ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht davon. Wir haben in diesen Branchen keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien. ### Was E-Rechnungspflicht, GoBD und § 14 UStG wirklich verlangen. Hier wird viel Unsinn geschrieben, in beide Richtungen. Der Termin ist echt und er ist nah, aber niemand muss bis morgen sein Rechnungswesen umbauen. Was gilt, steht im Gesetz, und das lässt sich nachlesen. #### Empfangen musst du seit 2025, ausstellen erst später Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Nach § 27 Absatz 38 UStG darf zwischen inländischen Unternehmen bis zum 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder als einfaches PDF abgerechnet werden, für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis zum 31. Dezember 2027. EDI-Verfahren bleiben ebenfalls bis Ende 2027 zulässig. Wer nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine Rechnung in anderer Form. #### Die Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben dieselben Ob Papier, PDF oder XML: Eine Rechnung braucht nach § 14 Absatz 4 UStG Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Neu ist nur: In einer E-Rechnung müssen diese Angaben strukturiert im Datensatz stehen. Ein Freitextfeld oder ein Anhang reicht nicht. #### Aufbewahren, unveränderbar, mit Verfahrensdokumentation Rechnungen sind nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung; § 147 Absatz 3 AO nennt dieselbe Frist für Buchungsbelege. Die Aufbewahrung erfolgt grundsätzlich im empfangenen Format, bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen und maschinell auswertbar bleiben. Dazu kommt § 146 Absatz 4 AO: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Der ganze Ablauf gehört nach den GoBD in eine Verfahrensdokumentation. Quellen im Wortlaut: [§ 14 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html), [§ 14b UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html), [§ 27 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html), [§ 146 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html) und [§ 147 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html), abgerufen am 10. September 2026. Die Auslegung der Finanzverwaltung steht im [BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=4), das das erste Schreiben vom 15. Oktober 2024 ergänzt; dort steht unter anderem, dass für den Empfang kein gesondertes E-Mail-Postfach nötig ist. Die GoBD sind das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert durch das [BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.pdf?__blob=publicationFile). Eine Übersicht aus Sicht der Betriebe führt der [Zentralverband des Deutschen Handwerks](https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/elektronische-rechnung/). Das hier ist keine Steuer- oder Rechtsberatung: Für deinen Fall entscheidet dein Steuerberater. ### Wann sich das Auslesen rechnet und wann nicht. Die Rechnung ist einfach: Wie viele Belege im Monat, wie lange dauert einer heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot. #### Rechnet sich meistens - viele Eingangsrechnungen im Monat aus mehreren Kanälen - Rechnungen, die gegen Bestellung und Lieferschein geprüft werden müssen - ein Freigabelauf über mehrere Personen oder Standorte - Skonto, das regelmäßig verfällt, weil die Freigabe zu lange dauert - eine Ablage, in der niemand einen Beleg von vor drei Jahren wiederfindet #### Rechnet sich selten - zwanzig Belege im Monat, alle vom selben Lieferanten - die sachliche Freigabe selbst, die im Betrieb bleiben muss - Papierarchive aus der Vergangenheit, die erst vollständig erfasst werden müssten - eine Eigenentwicklung für etwas, das deine Warenwirtschaft schon kann - alle Belegarten gleichzeitig umstellen statt mit einem Kanal anzufangen ### Welche Software für den Rechnungseingang wirklich nötig ist. Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst das vorhandene System ausreizen, dann KI-Bausteine an den Rändern, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt. #### Was dein System vermutlich schon kann Warenwirtschaft, Buchhaltungsprogramm und die Portale der Steuerberatung bringen heute meist eine Belegerfassung mit, oft samt Archiv. Bevor jemand etwas Neues baut, prüfen wir, was davon eingeschaltet und was nur nie eingerichtet wurde. - läuft am ersten Tag - Wartung und Rechtsstand inklusive - keine Entwicklungskosten #### KI-Bausteine an den Rändern Dort, wo das Standardsystem endet, beginnt die Handarbeit: das Portal, das jemand leeren muss, der Beleg im fremden Layout, das Foto vom Monteur, der Abgleich mit dem Lieferschein und die Frage, wer eigentlich freigeben soll. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen. - Belege aus allen Kanälen einsammeln - Auslesen mit markierten Unsicherheiten - Freigabelauf mit Protokoll #### Eigene Software für den eigenen Ablauf Erst wenn ein Ablauf für deinen Betrieb typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Freigabe-Oberflächen für Projekte und Baustellen sowie Auswertungen über mehrere Systeme hinweg. - nur für einen klar benannten Ablauf - an vorhandene Systeme angebunden - die Software gehört dir Wir bauen so, dass ein Mensch jederzeit sehen kann, was der Ablauf getan hat, und ihn anhalten kann. Zu jedem Vorgang steht in normalen Sätzen da, was hereinkam, wie es zugeordnet wurde und wer freigegeben hat. ### Der Einstieg ist ein Kanal, nicht das ganze Belegwesen. Im kostenlosen KI-Ready-Check nehmen wir einen Monat Rechnungseingang auseinander: wie viele Belege aus welchem Kanal kommen, wo sie liegen bleiben, wie oft nachgefragt wird und was die Freigabe heute wirklich dauert. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten. Weiter geht es je nach Fall mit einer [Automation](https://gerlinger.ai/leistungen/automationen), einer [KI-Lösung](https://gerlinger.ai/leistungen/ki-loesungen) wie Dokumentenerkennung oder Wissensdatenbank oder einer eigenen [Web-App](https://gerlinger.ai/leistungen/web-apps). Den Überblick über alle Abläufe gibt die Seite [KI-Automatisierung](https://gerlinger.ai/ki-automatisierung), für Handwerksbetriebe gibt es eine eigene Seite zu [KI im Handwerk](https://gerlinger.ai/ki-fuer-handwerksbetriebe) und für Kanzleien eine zu [KI für Steuerberater](https://gerlinger.ai/ki-fuer-steuerberater). Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den [50 KI-Abläufen](https://gerlinger.ai/ki-ablaeufe) die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition): Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. ### Häufige Fragen zum Auslesen von Rechnungen. Deine Frage fehlt? [Schreib uns](mailto:hallo@gerlinger.ai), wir antworten innerhalb eines Werktags. #### Wie kann KI Rechnungen auslesen? Der Ablauf nimmt den Beleg an, egal ob er als Scan, PDF, Foto oder XML-Datensatz kommt, und zieht die Angaben heraus, die in die Buchhaltung müssen: Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum und Bestellbezug. Bei einer E-Rechnung stehen diese Felder strukturiert im Datensatz, bei Papier und PDF liest die KI sie aus dem Bild. Werte, bei denen sie unsicher ist, werden markiert und einem Menschen vorgelegt. #### Kann KI Rechnungen auch prüfen? Sie kann die Prüfung vorbereiten, nicht abschließen. Die rechnerische Prüfung, also ob Summen und Steuerbeträge stimmen und ob Pflichtangaben nach § 14 UStG fehlen, lässt sich zuverlässig automatisieren. Der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein ebenfalls, samt Benennung der Abweichung. Die sachliche Prüfung, ob die Leistung so erbracht wurde, bleibt bei dem Menschen, der vor Ort war. #### Was ändert sich durch die E-Rechnungspflicht? Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, auch Kleinunternehmer. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Nach § 27 Absatz 38 UStG ist Papier oder ein einfaches PDF zwischen inländischen Unternehmen noch bis Ende 2026 erlaubt, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen, und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto bleiben ohnehin ausgenommen. #### Reicht ein PDF als E-Rechnung? Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Normenreihe EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.1. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Innerhalb der Übergangsfristen darf es weiter verwendet werden, danach zwischen inländischen Unternehmen nicht mehr. Bei hybriden Formaten gilt der strukturierte Teil, nicht die lesbare Ansicht. #### Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren und wie? Nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. § 147 Absatz 3 AO nennt für Buchungsbelege dieselbe Frist. Aufbewahrt wird grundsätzlich im empfangenen Format, bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen und maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck genügt nicht. Wie ihr das im Betrieb macht, gehört in die Verfahrensdokumentation. #### Was ist eine Verfahrensdokumentation und brauchen wir eine? Sie beschreibt schriftlich, wie Belege in deinem Betrieb entstehen, hereinkommen, erfasst, geprüft, gebucht und archiviert werden, und wer dabei was darf. Die GoBD verlangen sie, damit ein Prüfer den Weg eines Belegs nachvollziehen kann, ohne im Betrieb zu sitzen. Wenn wir einen Ablauf bauen, schreiben wir die Beschreibung dieses Teils mit, damit dein Steuerberater sie in eure vorhandene Dokumentation übernehmen kann. #### Kann die KI auch Dokumente zusammenfassen und im Dokumentenmanagement helfen? Ja, und meistens ist das der zweite Schritt nach dem Rechnungseingang. Wartungsverträge, Lieferantenvereinbarungen und Ausschreibungsunterlagen lassen sich zusammenfassen, verschlagworten und durchsuchbar machen, wobei jede Antwort die Fundstelle mitzeigt, damit jemand am Original nachlesen kann. Als Ersatz für ein geprüftes Dokument taugt eine Zusammenfassung nicht, als Abkürzung der Suche schon. #### Was kostet ein automatischer Rechnungseingang? Das hängt davon ab, aus wie vielen Kanälen die Belege kommen, an wie viele Systeme der Ablauf angebunden wird und wie viele Ausnahmen es gibt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition) steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. Nach dem kostenlosen KI-Ready-Check bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet. ### Kostenloser KI-Ready-Check Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Unternehmen sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.