# KI-Beratung: Fahrplan und Umsetzung > KI-Beratung für Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitern: Wir finden die größten Hebel, planen die Reihenfolge und setzen die Lösung selbst um. Quelle: https://gerlinger.ai/leistungen/ki-beratung Stand: 2026-09-04 ## KI-Beratung: erst der Fahrplan, dann bauen wir ihn. In der KI-Beratung zeigen wir dir, welche drei Abläufe in deinem Betrieb am meisten Zeit fressen und was KI dort realistisch übernimmt. Danach bauen wir es. Für Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitern in Handwerk, Handel und Industrie. 45 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch. Video: „Was KI in deinem Betrieb wirklich übernimmt“ (2 Minuten, ohne Fachchinesisch), https://www.youtube.com/watch?v=r0poyNBq6uU ### Das Werkzeug ist gekauft. Abgetippt wird trotzdem weiter. Meistens liegt es nicht am Werkzeug. Es liegt daran, dass niemand entschieden hat, welcher Ablauf zuerst dran ist. Also probieren drei Mitarbeiter drei verschiedene Werkzeuge aus, und am Monatsende steht dieselbe Arbeit auf dem Tisch wie vorher. Laut Bitkom nutzten im September 2025 bereits 36 Prozent der Unternehmen in Deutschland KI. Die Frage ist also nicht mehr, ob KI etwas kann. Die Frage ist, welcher Ablauf bei dir zuerst davon profitiert und wie deine Daten dabei geschützt bleiben. ### Warum Betriebe zögern, und woran es meistens liegt. Drei Zahlen aus derselben Bitkom-Erhebung. Sie beschreiben genau die Bedenken, mit denen die meisten Erstgespräche anfangen. - **48 %** der Unternehmen nannten hohe Datenschutzanforderungen als Hürde beim KI-Einsatz (Quelle: Bitkom, 15. September 2025, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Durchbruch-Kuenstliche-Intelligenz) - **39 %** fürchteten, dass Daten in falsche Hände geraten (Quelle: Bitkom, 15. September 2025, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Durchbruch-Kuenstliche-Intelligenz) - **36 %** der Unternehmen in Deutschland nutzten bereits KI (Quelle: Bitkom, 15. September 2025, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Durchbruch-Kuenstliche-Intelligenz) ### Was KI-Beratung leistet, und was nicht. Der Begriff wird für ganz Verschiedenes benutzt: für eine Präsentation über Trends genauso wie für die Einführung einer Software. Deshalb hier klar, was wir darunter verstehen. KI-Beratung begleitet ein Unternehmen von der Frage, wo künstliche Intelligenz überhaupt Nutzen bringt, bis zur Entscheidung, womit es anfängt. - Bestandsaufnahme der Abläufe - Auswahl passender Werkzeuge - Reihenfolge der Umsetzung - Organisatorische Pflichten Für kleine und mittlere Unternehmen ist der zweite Teil entscheidend. Eine [KI-Strategie](https://gerlinger.ai/lexikon/ki-strategie), die niemand umsetzt, kostet nur Zeit. Deshalb endet unsere KI-Beratung nicht mit der Empfehlung. Wir bauen die Lösung anschließend selbst, mit demselben Ansprechpartner. #### Wann sich KI-Beratung lohnt - Es gibt Abläufe, die sich jede Woche gleich wiederholen - Mehrere Menschen arbeiten an denselben Daten und übertragen sie von Hand - Anfragen bleiben liegen, weil niemand Zeit hat, sie zu sortieren - Erste Mitarbeiter nutzen KI auf eigene Faust und niemand hat geregelt, was erlaubt ist - Du hast ein Werkzeug gekauft, und nach drei Monaten nutzt es niemand mehr #### Wann sie sich nicht lohnt - Nur eine Person erledigt wenige wiederkehrende Büroaufgaben. Dann kostet die Beratung mehr Zeit, als sie einbringt - Die Abläufe ändern sich ständig und keiner ist zweimal gleich - Es gibt keine digitalen Daten, sondern nur Papier. Dann kommt erst die Digitalisierung, dann die KI - Das eigentliche Problem ist die Organisation, nicht die Technik. Das sagen wir dann auch ### So läuft die Beratung. Vier Schritte, klar abgegrenzt. Nach jedem Schritt kannst du aussteigen und behältst, was bis dahin entstanden ist. #### KI-Ready-Check Wir schauen gemeinsam auf deine Abläufe: Wo geht Zeit verloren, welche Daten liegen wo, was ist bereits digital. Am Ende weißt du, ob sich KI bei dir überhaupt lohnt. Ehrliche Antwort inklusive, auch wenn sie Nein lautet. Du bekommst die drei größten Hebel in deinen Abläufen, benannt und eingeordnet. **Die drei größten Hebel** (Beispiel) #### Potenzialanalyse im Betrieb Wir sprechen mit den Menschen, die den Ablauf täglich machen, nicht nur mit der Geschäftsführung. Dabei messen wir, wie lange Aufgaben wirklich dauern, statt zu schätzen. Aus dieser Messung entsteht die Rechnung, ob sich eine Automatisierung trägt. Du bekommst eine Liste der Abläufe mit Zeitaufwand, Einsparpotenzial und Aufwand für die Umsetzung. **Gemessene Zeit je Woche** (Beispiel) - Angebote 6,5 h - Rückfragen 4,0 h - Erfassung 3,0 h - Berichte 1,5 h #### Fahrplan mit Reihenfolge Der Fahrplan sagt, was zuerst kommt, was warten kann und was du bleiben lässt. Zu jedem Schritt steht, was er ungefähr kostet und was er einbringen soll. Damit entscheidest du mit Zahlen und nicht nach Gefühl. Du bekommst den Fahrplan mit einer Kostenspanne je Schritt. **Fahrplan** (Beispiel) - Zuerst: Angebote - Danach: Rückfragen - Später: Belege #### Umsetzung und Begleitung Hier hört klassische Beratung auf. Wir bauen die Lösung selbst: KI-Assistent, Automatisierung, Schnittstelle oder Web-App. Ansprechpartner bleibt dieselbe Person, die im ersten Gespräch am Tisch saß. Du bekommst die laufende Lösung, eine Einweisung für dein Team und einen festen Ansprechpartner. **Nach der Übergabe** (Beispiel) - Die Lösung läuft im Betrieb - Dein Team ist eingewiesen - Fester Ansprechpartner bleibt ### So sieht es am Ende bei dir aus. Oberflächen aus Projekten und Demo-Systemen. Die Firmennamen und Zahlen darin sind erfunden, die Ansicht ist echt. ![Übersicht der Agenten: was jeder tut, wie weit er allein entscheiden darf, wie oft er lief und wie viel Handarbeit er ersetzt](https://gerlinger.ai/assets/cockpit/agenten.webp) ![Dokumentenablage nach Bereichen sortiert: Analysen, Kalkulationen und Vorlagen, jede Datei dem Betrieb zugeordnet](https://gerlinger.ai/assets/cockpit/dokumente.webp) ![Angebotsrechner aus Kundensicht: die Frage nach den Kosten, die drei Leistungsbereiche und ein Knopf zum Berechnen](https://gerlinger.ai/assets/produkt/angebot-vorne.webp) ![Beitragsliste im Blogsystem: je Zeile Thema, Fokus-Keyword, Stand von Entwurf bis Veröffentlicht und die Wortzahl](https://gerlinger.ai/assets/cockpit/beitraege.webp) ![Lead-Radar im Vertrieb: gefundene Betriebe mit Größe, Entfernung und vier getrennten Werten statt einer einzigen Note](https://gerlinger.ai/assets/cockpit/lead-radar.webp) ![Terminliste im Vertrieb: je Zeile Kunde, Art des Gesprächs, Gastgeber und Stand, daneben die Vorschau mit der Zusammenfassung](https://gerlinger.ai/assets/cockpit/meetings.webp) ### Wie ein Termin bei dir abläuft. Kein Konferenzraum mit Folien. Wir sitzen dort, wo die Arbeit passiert, schauen sie uns an und schreiben sie auf. Die drei Bilder dazu haben wir mit KI erzeugt. ![Drei Menschen an einem Besprechungstisch in einem Büro, dazwischen ein aufgeklappter Laptop und eine ausgedruckte Liste](https://gerlinger.ai/assets/kacheln/beratung-tisch.webp) Am Tisch, mit den Menschen, die den Ablauf jeden Tag machen. ![Ein Ablauf mit Kästen, Pfeilen und Haftnotizen auf Packpapier an einer Bürowand, eine Person zeigt auf einen der Schritte](https://gerlinger.ai/assets/kacheln/beratung-wand.webp) Der Ablauf kommt an die Wand, bevor wir etwas bauen. ![Ein Stapel bedruckter Seiten auf einem Schreibtisch, die oberste mit einer handschriftlich ergänzten Skizze](https://gerlinger.ai/assets/kacheln/beratung-papier.webp) Am Ende liegt etwas auf dem Tisch, mit dem du weiterarbeiten kannst. Mit KI erzeugt Die Aufnahmen sind erzeugt und nicht fotografiert, keine der abgebildeten Personen gibt es wirklich. Sobald ein Kunde uns erlaubt, bei einem echten Termin zu fotografieren, stehen hier Fotos. ### Dein Team arbeitet danach selbst damit. Beratung, die nur bei der Geschäftsführung ankommt, verpufft. Deshalb gehört zu jeder KI-Beratung, dass die Menschen, die den Ablauf täglich machen, danach selbst damit umgehen können. #### Verstehen, was das Werkzeug kann Kein Grundlagenvortrag über künstliche Intelligenz, sondern die Frage: Welche Aufgabe aus deinem Alltag nimmt es dir ab, und wo liegt seine Grenze? Wer das einmal an der eigenen Aufgabe gesehen hat, probiert von selbst weiter. #### Sicher anwenden, mit klaren Regeln Welche Daten dürfen in welches Werkzeug, was muss geprüft werden, bevor etwas rausgeht? Wir übersetzen das in einen Nachmittag an den Aufgaben, die dein Team ohnehin jeden Tag hat. #### Eigene Abläufe selbst bauen Wer schnell vorankommen will, wartet nicht auf uns. Wir zeigen deinem Team, wie es eigene Abläufe zusammensteckt und anpasst. Für Entwickler und IT geht das bis zum Arbeiten mit Claude Code, also dem Programmieren mit KI-Unterstützung im eigenen Projekt. Warum das der Unterschied ist: Eine Lösung, die nur läuft, solange der Berater da ist, ist keine Lösung. Wir sind fertig, wenn du uns nicht mehr brauchst, um weiterzukommen. ### Wo steht dein Betrieb gerade? Vier Fragen, eine Minute, ohne Formular. Danach weißt du, ob bei dir zuerst die Grundlagen dran sind oder ob du direkt mit der Umsetzung anfangen kannst. 01 Wie viele Menschen arbeiten bei dir im Büro oder Innendienst? 02 Wo geht bei dir die meiste Zeit verloren? 03 Wie liegen deine Daten heute? 04 Was hast du bisher mit KI gemacht? ### KI-Beratung in Handwerk, Handel und Industrie. Die Abläufe unterscheiden sich, die Hebel ähneln sich: Es geht fast immer um Anfragen, um Daten, die von Hand wandern, und um Wissen, das nur in einem Kopf steckt. Drei Beispiele, wie das je Branche aussieht. #### Anfragen, Termine, Nachweise Im Handwerk geht Zeit selten auf der Baustelle verloren, sondern davor und danach. Anfragen kommen über fünf Kanäle, die Terminplanung hängt an einer Person, und Nachweise werden abends abgetippt. - Anfragen automatisch erfassen, qualifizieren und in die Planung geben - Aufmaße und Belege per Foto auslesen statt abtippen - Rückfragen von Kunden rund um die Uhr beantworten, ohne dass jemand ans Telefon muss #### Artikeldaten, Anfragen, Nachschub Im Handel steckt die Arbeit in den Daten: Artikeltexte, Preise, Lieferantenlisten, Kundenanfragen zu Verfügbarkeit und Lieferzeit. Vieles davon läuft heute über Kopieren und Einfügen zwischen zwei Systemen. - Artikeltexte und Beschreibungen aus Herstellerdaten erzeugen und pflegen - Kundenanfragen zu Verfügbarkeit und Lieferzeit automatisch beantworten - Lieferantenlisten in unterschiedlichen Formaten einlesen und vereinheitlichen #### Dokumente, Prüfungen, Wissen In der Industrie liegt das meiste Wissen in Dokumenten: Zeichnungen, Prüfprotokolle, Spezifikationen, Handbücher. Wer etwas sucht, fragt die Person, die am längsten dabei ist. - Technische Dokumente durchsuchbar machen, sodass Antworten mit Quelle kommen - Prüfprotokolle und Lieferscheine automatisch auslesen und zuordnen - Angebotskalkulationen aus früheren Projekten vorbereiten statt neu rechnen Das sind Beispiele für typische Abläufe, keine Projektberichte. Welcher Hebel bei dir der größte ist, zeigt die Messung im Betrieb. ### Die fünf Leistungen, mit denen die meisten anfangen. Du musst nicht alles auf einmal nehmen, und du musst dich nicht auf diese fünf festlegen. Die meisten starten mit dem KI-Ready-Check und entscheiden danach, was als Nächstes kommt. #### KI-Ready-Check Eine ehrliche Bestandsaufnahme: Daten, Abläufe, Werkzeuge, Team. Danach weißt du, wo du stehst und was der nächste sinnvolle Schritt ist. #### KI-Beratung für kleine und mittlere Unternehmen Wenn mehrere Abteilungen betroffen sind, braucht es eine Reihenfolge. Wir bauen sie so, dass die erste Abteilung Erfolge zeigt, bevor die zweite startet. #### KI-Schulung für Mitarbeiter Ein Nachmittag an euren echten Aufgaben. Danach weiß dein Team, welche Aufgaben sich eignen, welche Daten hinein dürfen und wie man ein Ergebnis prüft. #### Claude-Code-Schulung und Agentic Coding Wie dein Entwicklerteam mit Claude Code arbeitet, ohne die Kontrolle über den Code zu verlieren: Einrichtung, Arbeitsweise, Grenzen und die Regeln, die im Team gelten müssen. #### KI-Workshop für Unternehmen Ein Tag mit deinem Team an den Aufgaben, die bei euch tatsächlich anfallen. Am Ende hat jeder Teilnehmer mindestens einen Ablauf aus dem eigenen Alltag mit KI gelöst. #### Wir sortieren das in einem Gespräch. Die meisten wissen vorher nicht, welche Leistung sie brauchen. Das ist normal und genau die erste Frage, die wir gemeinsam klären. ### Drei Wege, ein Vergleich. Eine Beratung endet mit einer Empfehlung, ein Werkzeug mit einem Zugang. Der Unterschied liegt darin, wer danach die Lösung baut und wer sie betreibt. | Kriterium | gerlinger.ai | Nur Beratung | Nur Werkzeug | | --- | --- | --- | --- | | Ergebnis | Fahrplan und fertige Lösung | Analyse und Empfehlung | Zugang und eigene Umsetzung | | Kontakt | eine Person durchgehend | endet vor der Umsetzung | Support des Anbieters | | Umsetzung | bauen wir selbst | intern oder mit extra Dienstleister | machst du selbst | | KI-Verordnung | organisatorisch begleitet | abhängig vom Auftrag | nicht enthalten | | Erster Nutzen | nach wenigen Wochen | nach der internen Umsetzung | nach der eigenen Einrichtung | Verglichen werden Leistungsmodelle, keine einzelnen Anbieter. Der tatsächliche Umfang hängt vom jeweiligen Angebot ab. ### Was den Aufwand bestimmt. Die häufigste Frage vor dem ersten Gespräch ist die nach den Kosten. Eine ehrliche Antwort braucht vier Angaben, und die kennen wir erst, wenn wir deine Abläufe gesehen haben. Um diese vier geht es. #### Wie viele Abläufe betroffen sind Für einen einzelnen Ablauf, etwa die Bearbeitung eingehender Anfragen, brauchen wir wenige Wochen. Sind vier Abteilungen betroffen, entsteht eine Reihenfolge über mehrere Monate. Wir fangen bewusst mit einem an. #### Wie deine Daten liegen Liegen die Daten zentral in einer Software, kann eine Automatisierung direkt andocken. Verteilen sie sich auf mehrere Systeme ohne Verbindung, kommt der Aufwand für die Schnittstellen dazu. Papier bedeutet: erst digitalisieren, dann automatisieren. #### Wer im Team mitzieht Eine Lösung, die niemand nutzt, ist verlorenes Geld. Wenn die Menschen, die den Ablauf täglich machen, von Anfang an dabei sind, bleibt der Einführungsaufwand klein. Holt man sie erst später dazu, kostet es ein Vielfaches. #### Wer entscheidet und wie schnell Ein Vorhaben mit einer Person, die entscheiden darf, läuft in Wochen. Müssen drei Abteilungen zustimmen, wird aus jeder Rückfrage eine Woche. Das ist kein technischer Punkt, verlängert aber die meisten Projekte. Nach dem Erstgespräch bekommst du eine feste Spanne für den ersten Schritt, keine Schätzung mit offenem Ende. Was danach kommt, entscheidest du, wenn der erste Schritt gewirkt hat. ### Wer dich berät: Jannis Gerlinger. ![Jannis Gerlinger im Beratungsgespräch mit einem Kunden](https://gerlinger.ai/assets/brand/jannis-gerlinger-3-grade.webp) Ich arbeite seit 2007 in der Digitalbranche, seit 2014 im E-Commerce. In der Zeit habe ich über 200 Kunden begleitet und mehr als 300 Projekte umgesetzt. Heute baue ich mit KI-Werkzeugen wie Claude Code das, wofür ich früher ein ganzes Team gebraucht habe. Ich sage dir im Erstgespräch auch, wenn sich KI für deinen Ablauf nicht rechnet. Ein Projekt, das niemand nutzt, hilft weder dir noch mir. - 5,0 bei Google aus 26 Bewertungen - TÜV Rheinland zertifiziert in Verkaufspsychologie - 300+ Projekte seit 2007, über 200 Kunden - Backnang Region Stuttgart, vor Ort und remote > „Offene ehrliche und wirklich hilfreiche Analyse. Mir wurde sehr gut aufgezeigt wo es klemmt und wo ich ansetzen muss. Ich kann Jannis wärmstens empfehlen.“ > Tim Fichtler, Purple World > „Unsere Erwartungen wurden weit übertroffen. Die Analyse war detailliert, professionell und hat uns wertvolle Einblicke gegeben. Vielen Dank dafür.“ > Pfotenkumpels > „Ich hatte von Anfang an hohe Erwartungen, aber Jannis hat es geschafft, diese nicht nur zu erfüllen, sondern sogar zu übertreffen.“ > Marc Beck, Faserplast ### Häufige Fragen zur KI-Beratung. Deine Frage fehlt? [Schreib uns](mailto:hallo@gerlinger.ai), wir antworten innerhalb eines Werktags. #### Was ist KI-Beratung? KI-Beratung begleitet ein Unternehmen von der Frage, wo künstliche Intelligenz überhaupt Nutzen bringt, bis zur Entscheidung, welcher Ablauf zuerst umgestellt wird. Dazu gehören die Bestandsaufnahme der Abläufe, die Auswahl passender Werkzeuge, die Reihenfolge der Umsetzung und die organisatorischen Pflichten, die dabei entstehen. Bei uns endet sie nicht mit der Empfehlung: Wir bauen die Lösung anschließend selbst. #### Was kostet eine KI-Beratung? Das erste Gespräch, der KI-Ready-Check, ist kostenlos und dauert 45 Minuten. Danach richtet sich der Aufwand nach der Größe des Vorhabens. Ein Fahrplan für ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern ist deutlich schneller fertig als einer für einen Betrieb mit 200. Nach dem Erstgespräch bekommst du eine feste Spanne, keine Schätzung mit offenem Ende. #### Für welche Unternehmensgröße lohnt sich KI-Beratung? Unsere KI-Beratung richtet sich an Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitern. Ob sie sich für deinen konkreten Ablauf rechnet, klären wir im kostenlosen KI-Ready-Check, bevor weitere Kosten entstehen. #### Wie lange dauert es, bis KI im Unternehmen läuft? Für einen klar abgegrenzten ersten Ablauf planen wir meist wenige Wochen. Wenn mehrere Abteilungen, Datenquellen oder Schnittstellen betroffen sind, dauert die Einführung entsprechend länger. Den realistischen Zeitplan bekommst du nach dem KI-Ready-Check. #### Bleiben unsere Daten dabei sicher? Daten lassen sich technisch und organisatorisch absichern. Laut Bitkom nannten 2025 48 Prozent der befragten Unternehmen hohe Datenschutzanforderungen als Hürde, 39 Prozent fürchteten, dass Daten in falsche Hände geraten. Wir klären vor jedem Werkzeug, welche Daten es verarbeitet und wo sie liegen. Wo es nötig ist, läuft die KI auf europäischen Servern oder direkt bei dir im Haus. #### Was unterscheidet euren Ansatz von reiner Strategieberatung? Wir beraten nicht nur, wir bauen die Lösung anschließend selbst. Du bekommst einen Fahrplan und die Umsetzung aus einer Hand. Ansprechpartner bleibt dieselbe Person vom ersten Gespräch bis zum Betrieb. ### Kostenloser KI-Ready-Check Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Unternehmen sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.