# KI für Versicherungsmakler: Tools, Telefonassistent und Bestand > KI für Versicherungsmakler: welche KI-Tools sich im Maklerbüro zuerst lohnen, was VVG und DSGVO bei Beratungsdokumentation und Gesundheitsdaten verlangen. Quelle: https://gerlinger.ai/ki-fuer-versicherungsmakler Stand: 2026-09-10 ## KI für Versicherungsmakler: weniger Verwaltung, mehr Beratung. gerlinger.ai ist eine KI-Agentur, die mit Maklerbetrieben arbeitet. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen dort an, wo im Maklerbüro die Zeit versickert: Beratungsdokumentation tippen, Anträge und Policen erfassen, Schadenmeldungen am Telefon aufnehmen, Bestände übertragen, in Bedingungswerken nach der einen Klausel suchen. Die Beratungsentscheidung bleibt bei dir, die Zuarbeit drumherum wird leiser. 45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt ins Maklerbüro, sonst läuft alles per Video. ### Im Maklerbüro kostet nicht die Beratung Zeit, sondern alles danach. Das Gespräch mit dem Kunden ist der Teil, für den du den Beruf gewählt hast. Teuer wird, was folgt: das Beratungsprotokoll tippen, den Antrag ausfüllen und einreichen, die Police prüfen und ablegen, die Rückfrage zum Vertragsstand beantworten, den Schaden aufnehmen und weitergeben. KI für Versicherungsmakler ersetzt keine Beratung und keine Haftungsentscheidung. Sie übernimmt die Zuarbeit: Gesprächsnotizen zu einem Dokumentationsentwurf machen, Anträge und Policen auslesen und zuordnen, Anrufe annehmen, Schadenmeldungen aufnehmen und Antworten aus den eigenen Bedingungswerken finden. Freigegeben wird weiter von einem Menschen. - Dokumentation entwerfen - Post und Policen auslesen - Anrufe annehmen - Bedingungen wiederfinden Wir suchen den einen Ablauf, der jeden Monat Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste. Wenn dein Maklerverwaltungsprogramm das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts. ### Millionen Verträge, Millionen Schadenfälle, gut 47.000 Makler. Diese Zahlen sagen nichts über deinen Betrieb. Sie erklären aber das Grundmuster: Es geht um sehr viele gleichartige Vorgänge, und jeder einzelne braucht heute einen Menschen, bis er erledigt ist. - **47.244** Versicherungsmakler mit Erlaubnis nach § 34d Absatz 1 GewO waren registriert (Quelle: DIHK-Statistik Vermittlerregister, Stand 1. Juli 2026, https://www.dihk.de/resource/blob/183376/2264241ce0b58d235d73afa7f63965e0/recht-statistik-versicherungsvermittler-juli-2026-data.pdf) - **25 Mio.** Schäden wurden 2024 in der Schaden- und Unfallversicherung gezählt (Quelle: GDV-Statistiken, veröffentlicht 17. September 2025, https://www.gdv.de/resource/blob/152652/dd6bd3e5c32eb6fbd132dc654673d16c/statistiken-zur-deutschen-versicherungswirtschaft-taschenbuch-data.pdf) - **501 Mio.** Versicherungsverträge liefen 2024 in der Erstversicherung (Quelle: GDV-Statistiken, veröffentlicht 17. September 2025, https://www.gdv.de/resource/blob/152652/dd6bd3e5c32eb6fbd132dc654673d16c/statistiken-zur-deutschen-versicherungswirtschaft-taschenbuch-data.pdf) Genaue Werte: 47.244 Versicherungsmakler nach § 34d Absatz 1 GewO von insgesamt 178.810 Einträgen im Versicherungsvermittlerregister, dazu 97.780 gebundene Versicherungsvertreter und 338 Versicherungsberater (DIHK, Stand 1. Juli 2026). In der Schaden- und Unfallversicherung waren es 25,342 Millionen Schäden und 377,062 Millionen Verträge, in der Erstversicherung insgesamt 501,3 Millionen Verträge (GDV-Taschenbuch „Statistiken zur deutschen Versicherungswirtschaft 2025“, veröffentlicht am 17. September 2025). Die GDV-Werte sind der zuletzt veröffentlichte Jahresstand und beziehen sich auf das Jahr 2024, sie sind also älter als ein Jahr. ### Fünf KI-Tools für Versicherungsmakler, die sich zuerst lohnen. Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich jede Woche, die nötigen Angaben liegen schon irgendwo im Betrieb, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen. #### Die Beratungsdokumentation als Entwurf statt als leeres Blatt Nach § 61 VVG musst du befragen, beraten und die Gründe für jeden Rat angeben, und du musst das dokumentieren. Nach § 62 VVG muss die Information den Kunden vor Vertragsschluss klar und verständlich in Textform erreichen. Ein Assistent macht aus deiner Gesprächsnotiz oder aus einer Aufnahme mit Einwilligung einen Entwurf: Wünsche und Bedürfnisse, Empfehlung, Begründung, offene Punkte. Du liest ihn, korrigierst und gibst frei. Der Entwurf ist kein Ersatz für deine Prüfung, er spart das Tippen. #### Ein KI-Telefonassistent für Schadenmeldungen und Vertragsfragen Nach einem Sturmtief klingelt es durch, und die Hälfte der Anrufe ist dieselbe Frage: Bin ich dafür versichert, was mache ich jetzt, wie ist der Stand. Ein KI-Telefonassistent für Versicherungsmakler nimmt an, erfasst Name, Vertrags- oder Schadennummer, Hergang, Datum und Rückrufwunsch und legt alles als Vorgang in deine Liste. Wer nur wissen wollte, ob seine Police schon da ist, bekommt die Auskunft, ohne dass jemand aufsteht. Was nach Personenschaden oder Eile klingt, wird sofort an einen Menschen durchgestellt. #### Anträge, Policen und Post automatisch erfassen Post kommt als PDF im Postfach, als Scan aus dem Multifunktionsgerät, als Foto vom Kunden und über die Extranets der Versicherer. Eine Automation liest aus, was drinsteht: Versicherer, Sparte, Vertrags- und Schadennummer, Beitrag, Beginn, Ablauf. Sie ordnet das Dokument dem richtigen Kunden und Vertrag zu, legt es ab und markiert, was unklar ist. Dein Team prüft die markierten Fälle statt alle. #### Bestandsübertragung ohne wochenlange Handarbeit Wenn ein Bestand übernommen wird oder ein Kunde die Maklervollmacht wechselt, kommen Listen in fremden Formaten, doppelte Datensätze und Verträge ohne saubere Zuordnung. Genau das ist Fließbandarbeit: gleiche Struktur, hohe Stückzahl, klare Regeln. Ein Ablauf gleicht ab, führt zusammen, erkennt Dubletten und legt einen Prüfstapel für die Fälle an, bei denen die Regel nicht greift. #### Eine Wissensdatenbank über Tarifwerke und Bedingungen Welche Bedingungsgeneration gilt in diesem Vertrag, was steht dort zu grober Fahrlässigkeit, welche Ausschlüsse hat der Tarif von 2019? Eine Wissensdatenbank durchsucht deine eigenen Bedingungswerke, Tarifunterlagen und alten Vorgänge und zeigt die Fundstelle mit, damit dein Mitarbeiter die Antwort am Originaltext prüfen kann. Sie ersetzt keine Deckungsprüfung, sie kürzt die Suche ab. Wir haben in diesen Branchen keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien. ### Was Beratungspflicht, Gesundheitsdaten und Weiterbildung verlangen. Für einen Maklerbetrieb hängt an jedem KI-Einsatz mehr als Datenschutz. Deine Beratungs- und Dokumentationspflicht ist haftungsbewehrt, ein Teil deiner Daten fällt unter die strengste Kategorie der DSGVO, und deine Weiterbildungspflicht steht im Gesetz. Das sind drei Punkte, die vor dem ersten Werkzeug geklärt gehören. #### Beraten und dokumentieren bleibt deine Pflicht § 61 VVG verlangt, dass du den Kunden nach Wünschen und Bedürfnissen befragst, ihn berätst und die Gründe für jeden Rat angibst, und dass du das dokumentierst. § 62 VVG schreibt dazu Textform vor Vertragsschluss vor. Eine KI darf den Entwurf schreiben, aber die Angemessenheit des Rates und die Richtigkeit der Dokumentation verantwortest du. Deshalb bauen wir jeden Ablauf so, dass ein Mensch freigibt, bevor etwas den Betrieb verlässt. #### Gesundheitsdaten sind die strengste Kategorie Sobald es um Kranken-, Berufsunfähigkeits- oder Risikolebensversicherung geht, verarbeitest du Gesundheitsdaten. Artikel 9 DSGVO stellt sie unter ein grundsätzliches Verarbeitungsverbot mit engen Ausnahmen, und § 213 VVG erlaubt die Erhebung solcher Daten bei Dritten nur mit Einwilligung und nur soweit erforderlich. In der Praxis heißt das: Diese Daten gehören nicht in ein beliebiges Werkzeug, das irgendwo auf der Welt rechnet. Wir legen vor dem Start schriftlich fest, welche Felder ein System überhaupt sieht. #### 15 Stunden Weiterbildung im Jahr sind ohnehin fällig § 34d Absatz 9 Satz 2 GewO verpflichtet dich und deine bei Vermittlung oder Beratung mitwirkenden Beschäftigten zu 15 Stunden Weiterbildung je Kalenderjahr. § 7 VersVermV regelt, wie sie aussehen muss und dass du die Nachweise fünf Jahre aufbewahrst. Ob eine KI-Schulung darauf angerechnet werden kann, entscheiden nicht wir, sondern es richtet sich nach den Anforderungen deiner Tätigkeit und im Zweifel nach der Auffassung deiner IHK. Wir behaupten also nicht, dass unsere Schulung automatisch zählt. Wir sagen nur: Der Termin steht ohnehin im Kalender. Quellen im Wortlaut: [§ 61 VVG](https://www.gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__61.html), [§ 62 VVG](https://www.gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__62.html), [§ 213 VVG](https://www.gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__213.html), [§ 34d GewO](https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__34d.html), [§ 7 VersVermV](https://www.gesetze-im-internet.de/versvermv_2018/__7.html) und [Artikel 9 DSGVO](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679), abgerufen am 10. September 2026. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für deinen Betrieb trifft dein Rechtsanwalt oder dein Datenschutzbeauftragter. ### Was sich im Maklerbüro rechnet und was nicht. Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot. #### Rechnet sich meistens - Beratungsdokumentation, die jede Woche mehrfach entsteht - Post und Policen, die aus vielen Kanälen kommen und abgelegt werden müssen - Anrufe zu Schaden und Vertragsstand, die niemand annehmen kann - Bestandsübertragungen mit hoher Stückzahl und gleicher Struktur - Fragen, deren Antwort in einem eigenen Bedingungswerk schon steht #### Rechnet sich selten - eine Spezialsparte, die du zweimal im Jahr vermittelst - die Deckungs- und Haftungsentscheidung selbst, die bei dir bleibt - Altbestände auf Papier, die erst vollständig erfasst werden müssten - eine Eigenentwicklung für etwas, das dein Maklerverwaltungsprogramm kann - alle Sparten und alle Kunden gleichzeitig umstellen ### Welche Software ein Maklerbetrieb wirklich braucht. Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst das Maklerverwaltungsprogramm für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt. #### Maklerverwaltung von der Stange Bestandsführung, Provisionsabrechnung, Vergleichsrechner und die Anbindung an die Versicherer sind gelöste Probleme. Dafür gibt es etablierte Branchensoftware, und für einen Maklerbetrieb ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung. - läuft am ersten Tag - Wartung und Anbindungen inklusive - keine Entwicklungskosten #### KI-Bausteine an den Rändern Dort, wo das Maklerverwaltungsprogramm endet, beginnt die Handarbeit: das Beratungsprotokoll, die Post aus fünf Kanälen, das Telefon nach einem Unwetter, die Suche in Bedingungswerken. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen. - Automationen für wiederkehrende Abläufe - Telefonassistent und Kunden-Chat - Wissensdatenbank mit Fundstelle #### Eigene Software für den eigenen Ablauf Erst wenn ein Ablauf für deinen Betrieb typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Kundenportale für Schadenmeldung und Dokumente, Auswertungen über mehrere Systeme und Dashboards für die Bestandssteuerung. - nur für einen klar benannten Ablauf - an vorhandene Systeme angebunden - die Software gehört dir ### Der Einstieg ist ein Ablauf, kein Projekt. Im kostenlosen KI-Ready-Check nehmen wir einen Monat in deinem Maklerbüro auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt. Weiter geht es je nach Fall mit einer [Automation](https://gerlinger.ai/leistungen/automationen), einer [KI-Lösung](https://gerlinger.ai/leistungen/ki-loesungen) wie Wissensdatenbank oder Dokumentenerkennung oder einer [Web-App](https://gerlinger.ai/leistungen/web-apps). Wenn das Telefon dein größtes Problem ist, steht auf der Seite [KI-Telefonassistent](https://gerlinger.ai/ki-telefonassistent), wie die Annahme im Detail funktioniert. Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den [50 KI-Abläufen](https://gerlinger.ai/ki-ablaeufe) die Aufgaben nach Abteilung sortiert, und wer sein Team mitnehmen will, findet die Inhalte unter [KI-Schulung für Mitarbeiter](https://gerlinger.ai/ki-schulung-fuer-mitarbeiter). Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition): Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. ### Häufige Fragen zu KI für Makler. Deine Frage fehlt? [Schreib uns](mailto:hallo@gerlinger.ai), wir antworten innerhalb eines Werktags. #### Welche KI-Tools für Versicherungsmakler lohnen sich zuerst? Die, die einen Ablauf treffen, der sich jede Woche wiederholt und immer gleich läuft. In den meisten Maklerbetrieben sind das drei: die Beratungsdokumentation als Entwurf, das automatische Auslesen von Post und Policen und die Annahme von Anrufen zu Schaden und Vertragsstand. Welcher davon bei dir den größten Hebel hat, hängt an deinem Spartenmix und an der Zahl der Vorgänge. Genau das rechnen wir im KI-Ready-Check an deinen Zahlen durch. #### Was macht ein KI-Telefonassistent für Versicherungsmakler? Er nimmt Anrufe an, wenn niemand kann, und erfasst strukturiert, worum es geht: Name, Vertrags- oder Schadennummer, Hergang, Datum, Rückrufwunsch. Daraus entsteht ein Vorgang in deiner Liste oder eine Mail an das richtige Postfach. Einfache Auskünfte wie der Stand eines Antrags kann er direkt geben, wenn wir ihn an die passende Quelle anbinden. Alles, was nach Personenschaden, Frist oder Eskalation klingt, wird an einen Menschen durchgestellt statt beantwortet. #### Darf eine KI meine Beratungsdokumentation schreiben? Sie darf einen Entwurf schreiben, verantworten musst du ihn. § 61 VVG verlangt, dass du befragst, berätst und die Gründe für jeden Rat angibst und das dokumentierst, und § 62 VVG verlangt dafür Textform vor Vertragsschluss. Deshalb bauen wir den Ablauf so, dass nichts automatisch an den Kunden geht: Der Entwurf landet bei dir, du korrigierst und gibst frei. Ob die Form in deinem konkreten Fall genügt, klärst du mit deinem Rechtsanwalt, nicht mit uns. #### Was ist mit Gesundheitsdaten aus Kranken- und BU-Anträgen? Die fallen unter Artikel 9 DSGVO und damit unter die strengste Kategorie personenbezogener Daten, und § 213 VVG lässt die Erhebung bei Dritten nur mit Einwilligung und nur soweit erforderlich zu. In der Praxis heißt das: Wir schließen solche Felder von allem aus, was sie nicht zwingend braucht, wir bauen die Verarbeitung auf europäischen Servern, und wir halten schriftlich fest, welche Daten welches System sieht. Wo ein Betrieb noch enger fahren will, ist auch ein Betrieb im eigenen Haus möglich. #### Zählt eine KI-Schulung auf meine 15 Stunden Weiterbildung? Das behaupten wir ausdrücklich nicht. § 34d Absatz 9 Satz 2 GewO verlangt 15 Stunden je Kalenderjahr, und § 7 VersVermV bestimmt, dass die Weiterbildung mindestens den Anforderungen deiner ausgeübten Tätigkeit entsprechen und deine Fachkompetenz erhalten muss. Ob eine Schulung zu KI im Maklerbetrieb das erfüllt, ist eine Bewertungsfrage, die im Zweifel deine IHK beantwortet. Kläre das vorher, wenn du die Stunden anrechnen willst. #### Muss ich mein Maklerverwaltungsprogramm wechseln? Nein, und das ist meistens auch die falsche Reihenfolge. Bestandsführung, Provisionen und die Anbindung an die Versicherer sind gelöste Probleme, dafür gibt es gute Branchensoftware. Wir setzen daneben an, dort wo heute Handarbeit läuft, und binden uns an das an, was du schon hast. Wenn dein System den Fall bereits abdeckt, sagen wir das und bauen nichts. #### Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich KI für Makler? Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeiter, sondern wie oft ein Ablauf vorkommt. Ein Büro mit vier Mitarbeitern, das jede Woche dreißig Beratungsprotokolle schreibt, hat einen größeren Hebel als ein Betrieb mit zwanzig Mitarbeitern und wenigen großen Gewerbekunden. Im KI-Ready-Check zählen wir die Vorgänge und rechnen es durch, bevor irgendjemand ein Angebot schreibt. #### Was kostet KI für einen Maklerbetrieb? Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition) steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. Nach dem kostenlosen KI-Ready-Check bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet. ### Kostenloser KI-Ready-Check Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Maklerbüro sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.