# KI für Logistik und Spedition: der Einstieg im Mittelstand > KI für Logistik und Spedition: welche Abläufe im Speditionsbüro sich zuerst lohnen, was bei Fahrerdaten und Frachtpapieren gilt und wie der Einstieg aussieht. Quelle: https://gerlinger.ai/ki-fuer-logistik Stand: 2026-09-10 ## KI für Logistik: Ruhe im Speditionsbüro. gerlinger.ai ist eine KI-Agentur, die mit Speditionen und Logistikbetrieben arbeitet. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen dort an, wo der Tag zerfällt: Frachtanfragen beantworten, Statusanfragen von Kunden abarbeiten, Lieferscheine und Frachtpapiere abtippen, avisieren, ans Telefon gehen. Die Disposition selbst bleibt bei den Menschen, die den Fuhrpark kennen. 45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in den Betrieb, sonst läuft alles per Video. ### In der Spedition kostet nicht die Fahrt Zeit, sondern das Büro daneben. Der Disponent kann disponieren. Teuer wird alles davor und danach: die Frachtanfrage, die als Mail mit Excel-Anhang kommt, der Kunde, der zum dritten Mal fragt, wo seine Sendung ist, der Lieferschein, den jemand vom Foto abtippt, die Avisierung beim Empfänger und ein Telefon, das durchklingelt, während zwei Fahrer gleichzeitig anrufen. KI für Logistik ersetzt bei uns keinen Disponenten und keine Transportmanagement-Software. Sie übernimmt die Zuarbeit: Frachtanfragen lesen und strukturieren, Statusanfragen von Kunden beantworten, Frachtpapiere und Lieferscheine auslesen, Termine beim Empfänger avisieren, Anrufe annehmen und Antworten zu Zoll und Gefahrgut aus den eigenen Unterlagen finden. Freigegeben wird weiter von einem Menschen. - Anfragen auswerten - Papiere auslesen - Status beantworten - Wissen wiederfinden Wir suchen den einen Ablauf, der jede Woche Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste. Wenn dein Transportmanagement-System das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts. ### Keine Branche in Deutschland nutzt so wenig KI wie Verkehr und Lagerei. Das ist keine Schwäche, sondern eine Ansage über die Startlinie. Der Rückstand ist groß, die Betriebe sind klein, und deshalb muss der erste Schritt in Wochen wirken und nicht in Quartalen. - **12 %** der Unternehmen in Verkehr und Lagerei nutzen mindestens eine KI-Technologie (Quelle: Eurostat, IKT-Erhebung, Berichtsjahr 2025, https://ec.europa.eu/eurostat/databrowser/view/isoc_eb_ain2/default/table?lang=de) - **2 %** setzen KI im Kernprozess Logistik selbst ein (Quelle: Eurostat, IKT-Erhebung, Berichtsjahr 2025, https://ec.europa.eu/eurostat/databrowser/view/isoc_eb_ain2/default/table?lang=de) - **49 %** der Unternehmen im gewerblichen Güterkraftverkehr haben höchstens fünf Beschäftigte (Quelle: BGL-Brancheninfo, Stand Oktober 2025, https://www.bgl-ev.de/wp-content/uploads/2025/11/Brancheninfo-Gewerblicher-Strassengueterverkehr-002.pdf) Genaue Werte: 12,2 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten im Wirtschaftsabschnitt Verkehr und Lagerei setzten 2025 mindestens eine KI-Technologie ein. Das ist der niedrigste Wert aller Wirtschaftsabschnitte in Deutschland, der Durchschnitt über alle Bereiche lag bei 26,0 Prozent. 2,0 Prozent nutzten KI für die Logistik selbst, 6,3 Prozent für die Auswertung geschriebener Sprache und 5,6 Prozent für Spracherkennung (Eurostat, Erhebung über die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien in Unternehmen, Berichtsjahr 2025, Daten im Dezember 2025 veröffentlicht). Zur Betriebsgröße: 49,3 Prozent der 46.902 Unternehmen im gewerblichen Güterkraftverkehr hatten bis zu fünf Beschäftigte, 94,9 Prozent weniger als 50, und 44,6 Prozent fuhren mit höchstens drei Fahrzeugen (BGL-Brancheninfo „Der Gewerbliche Güterkraftverkehr, eine Branche in Zahlen“, aktualisiert Oktober 2025, nach Daten des Bundesamtes für Güterverkehr). Diese Unternehmenszahlen haben den Stand 30. Oktober 2020 und sind damit deutlich älter als ein Jahr: Das Bundesamt erhebt sie nur alle fünf Jahre, eine neuere Auswertung liegt bisher nicht vor. ### Fünf KI-Tools für die Logistik, die sich zuerst lohnen. Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich jeden Tag, die nötigen Angaben liegen schon irgendwo im Betrieb, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen. #### Frachtanfragen lesen und angebotsfertig machen Eine Anfrage kommt als Mail, als Excel-Anhang, über ein Portal oder als PDF vom Auftraggeber, und jedes Format sieht anders aus. Eine Automation liest Abhol- und Lieferort, Termin, Gewicht, Lademeter, Ladehilfsmittel und besondere Anforderungen heraus, schreibt sie in eine einheitliche Form und legt sie der Disposition vor. Was fehlt, wird beim Kunden nachgefragt, bevor jemand rechnet. #### Statusanfragen von Kunden beantworten „Wo ist meine Sendung?“ ist die häufigste Frage im Speditionsbüro und die, die am wenigsten Wert schafft. Ein Assistent erkennt die Sendungsnummer oder den Auftrag aus Mail, Chat oder Anruf, holt den Stand aus deinem System und antwortet mit dem, was tatsächlich bekannt ist, samt Zeitstempel. Was unklar ist, geht als markierter Vorgang an einen Menschen statt als geratene Auskunft an den Kunden. #### Frachtpapiere und Lieferscheine auslesen Der CMR-Frachtbrief kommt als Foto vom Fahrer, der Lieferschein als Scan, die Eingangsrechnung des Subunternehmers als PDF. Eine Dokumentenerkennung liest Absender, Empfänger, Sendungsnummer, Positionen, Gewichte und Unterschriftsfeld aus, ordnet das Dokument dem Auftrag zu und markiert, was unleserlich oder unstimmig ist. Der Mitarbeiter prüft die markierten Fälle statt alle. #### Avisierung und Telefonannahme Zeitfenster beim Empfänger vereinbaren, Verspätungen durchgeben, Rückfragen vom Fahrer aufnehmen: Das sind kurze, sehr ähnliche Gespräche, die trotzdem jemanden aus der Arbeit reißen. Ein Telefonassistent nimmt an, erfasst Anliegen, Auftrags- oder Kennzeichennummer und Rückrufwunsch und legt beides in eine Liste. Wer nur den Ankunftszeitpunkt wissen wollte, bekommt die Auskunft, ohne dass jemand aufsteht. #### Eine Wissensdatenbank für Zoll- und Gefahrgutfragen Welche Papiere braucht diese Sendung in die Schweiz, was steht in unserer Verfahrensanweisung zu UN 1263, wie haben wir den Fall mit der verspäteten Ausfuhrbegleitung damals gelöst? Eine Wissensdatenbank beantwortet die Frage in Sekunden aus euren eigenen Unterlagen und zeigt die Fundstelle mit, damit der Mitarbeiter sie am Original prüfen kann. Sie ersetzt weder den Gefahrgutbeauftragten noch die Zollabteilung, sie kürzt die Suche ab. Wir haben in diesen Branchen keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien. Zur Disposition und Tourenplanung selbst haben wir einen eigenen Beitrag geschrieben, damit hier nichts doppelt steht: [Disposition automatisieren, 4 KI-Bausteine für den Einstieg](https://gerlinger.ai/blog/disposition-automatisieren-einsatzplanung). ### Was du klären musst, bevor eine KI Frachtpapiere und Fahrerdaten sieht. Für eine Spedition kommen zu den üblichen Datenschutzfragen drei Themen dazu, die es sonst nirgends gibt: Aufbewahrungsfristen für Papiere, die Zweckbindung der Lenk- und Ruhezeiten, und die Gefahrgutvorschriften. #### Ausgelesen heißt nicht weggeworfen Nach § 147 der Abgabenordnung sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Wichtiger als die Frist ist Absatz 2: Digitale Fassungen müssen mit dem Original bildlich übereinstimmen, während der gesamten Frist jederzeit verfügbar sein und maschinell auswertbar bleiben. Eine Dokumentenerkennung darf also die Arbeit abnehmen, aber nicht das Original ersetzen. #### Lenk- und Ruhezeiten sind kein Leistungsprofil Das Verkehrsunternehmen muss Schaublätter, Ausdrucke und heruntergeladene Fahrerkartendaten nach Artikel 33 der Verordnung (EU) 165/2014 mindestens ein Jahr aufbewahren und dem Fahrer auf Verlangen eine Kopie geben. Diese Daten sind für die Kontrolle da, nicht für eine Bewertung von Fahrern. Sobald ein System dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitern zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG mitzubestimmen, und zwar bereits bei der Einführung. #### Gefahrgut bleibt beim Gefahrgutbeauftragten Wer gefährliche Güter befördert, braucht nach der Gefahrgutbeauftragtenverordnung einen bestellten Gefahrgutbeauftragten, mit engen Ausnahmen etwa unterhalb von 50 Tonnen netto im Kalenderjahr für bestimmte Rollen. Eine Wissensdatenbank darf die eigenen Verfahrensanweisungen und das ADR auffindbar machen. Die Einstufung, das Beförderungspapier und die Freigabe bleiben bei der Person, die dafür bestellt ist. Quellen im Wortlaut: [§ 147 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html), [§ 257 HGB](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html), [§ 87 BetrVG](https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html) und die [Gefahrgutbeauftragtenverordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/gbv_2011/), abgerufen am 10. September 2026, dazu [Artikel 33 der Verordnung (EU) 165/2014](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32014R0165) über Fahrtenschreiber und die [Verordnung (EG) 561/2006](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32006R0561), die in Artikel 6 und 7 die tägliche Lenkzeit auf neun Stunden begrenzt, höchstens zweimal wöchentlich auf zehn, und nach viereinhalb Stunden Lenkzeit eine Pause von 45 Minuten verlangt. Das ist keine Rechtsberatung: Was für deinen Betrieb gilt, klärst du mit deinem Anwalt, deinem Datenschutzbeauftragten und deinem Betriebsrat. ### Was sich in einer Spedition rechnet und was nicht. Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot. #### Rechnet sich meistens - Frachtanfragen, die jeden Tag in fünf verschiedenen Formaten hereinkommen - Statusanfragen, die deine Mitarbeiter mehrmals täglich gleich beantworten - Lieferscheine und Frachtbriefe, die von Hand abgetippt werden - Avisierung und Anrufe, die niemand annehmen kann - Fragen zu Zoll und Gefahrgut, deren Antwort in eurer eigenen Anweisung steht #### Rechnet sich selten - die Disposition selbst, solange sie von Erfahrung und Zuruf lebt - Sonderverkehre, die zweimal im Jahr vorkommen - Auswertungen aus Telematikdaten, die auf Fahrerbewertung hinauslaufen - Papierarchive, die erst vollständig erfasst werden müssten - eine Eigenentwicklung für etwas, das dein Transportmanagement-System kann ### Welche Software eine Spedition wirklich braucht. Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst das Transportmanagement-System für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt. #### Transportmanagement von der Stange Auftragsverwaltung, Tourenplanung, Abrechnung, Telematik-Anbindung und die Schnittstellen zu Verladern und Frachtenbörsen sind gelöste Probleme. Dafür gibt es etablierte Branchensoftware, und für eine mittelständische Spedition ist sie fast immer günstiger und sicherer als jede Eigenentwicklung. - läuft am ersten Tag - Wartung und Schnittstellen inklusive - keine Entwicklungskosten #### KI-Bausteine an den Rändern Dort, wo das Transportmanagement endet, beginnt die Handarbeit: die Anfrage im Postfach, das Foto vom Frachtbrief, die Statusfrage im Chat, das Telefon während der Abholrunde. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System anzufassen. - Automationen für wiederkehrende Abläufe - Telefonassistent und Kunden-Chat - Dokumentenerkennung und Wissensdatenbank #### Eigene Software für den eigenen Ablauf Erst wenn ein Ablauf für deinen Betrieb typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Kundenportale für Sendungsstatus und Papiere, Fahrer-Apps für Ablieferbelege und Auswertungen über mehrere Systeme hinweg. - nur für einen klar benannten Ablauf - an vorhandene Systeme angebunden - die Software gehört dir ### Der Einstieg ist ein Ablauf, kein Projekt. Im kostenlosen KI-Ready-Check nehmen wir eine Woche in deinem Betrieb auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt. Weiter geht es je nach Fall mit einer [Automation](https://gerlinger.ai/leistungen/automationen), einer [KI-Lösung](https://gerlinger.ai/leistungen/ki-loesungen) wie Telefonassistent oder Wissensdatenbank oder einer [Web-App](https://gerlinger.ai/leistungen/web-apps). Wenn das Telefon der größte Störer ist, lohnt der Blick auf den [KI-Telefonassistenten](https://gerlinger.ai/ki-telefonassistent). Zur Disposition und Tourenplanung steht alles im Beitrag [Disposition automatisieren](https://gerlinger.ai/blog/disposition-automatisieren-einsatzplanung), einen Überblick über die Branche gibt [KI in der Logistik: 5 Use Cases für KMU](https://gerlinger.ai/blog/ki-in-der-logistik-mittelstand). Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den [50 KI-Abläufen](https://gerlinger.ai/ki-ablaeufe) die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition): Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. ### Häufige Fragen zu KI in der Logistik. Deine Frage fehlt? [Schreib uns](mailto:hallo@gerlinger.ai), wir antworten innerhalb eines Werktags. #### Welche KI-Agentur arbeitet mit Speditionen? gerlinger.ai arbeitet mit kleinen und mittleren Unternehmen von 5 bis 250 Mitarbeitern, darunter Speditionen und Logistikbetriebe. Der Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis. Beratung und Umsetzung kommen aus einer Hand: Dieselbe Person nimmt den Ablauf auf und baut anschließend die Lösung. Öffentliche Referenzen aus der Logistik haben wir nicht, und wir behaupten auch keine. #### Welche KI-Tools für die Logistik lohnen sich für eine kleine Spedition zuerst? Die, die täglich mehrfach vorkommen: Frachtanfragen strukturieren, Statusanfragen beantworten, Frachtpapiere und Lieferscheine auslesen, Avisierung und Telefonannahme, dazu eine Wissensdatenbank für Zoll- und Gefahrgutfragen. Fünf Stück, und man beginnt mit einem. Welcher bei dir den größten Hebel hat, hängt davon ab, wo heute die meiste Zeit hängen bleibt. Das rechnen wir im KI-Ready-Check an deinen Zahlen durch. #### Kann KI die Disposition im Lkw-Verkehr übernehmen? Vollständig nicht, und wir versprechen das auch nicht. Was funktioniert, ist die Zuarbeit: Anfragen einheitlich aufbereiten, Restkapazitäten sichtbar machen, Vorschläge für Reihenfolgen rechnen und Abweichungen melden. Die Entscheidung trifft weiter der Disponent, der den Fuhrpark, die Fahrer und die Kunden kennt. Wie das im Detail aussieht und wo die Grenzen liegen, steht im Beitrag zur Automatisierung der Disposition. #### Darf eine KI Lenk- und Ruhezeiten oder Telematikdaten auswerten? Nicht für eine Bewertung von Fahrern. Fahrtenschreiberdaten sind für die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten da; das Unternehmen muss sie nach Artikel 33 der Verordnung (EU) 165/2014 mindestens ein Jahr aufbewahren und dem Fahrer auf Verlangen eine Kopie aushändigen. Sobald ein System dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitern zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG mitzubestimmen. Wir bauen solche Auswertungen nur, wenn Zweck und Mitbestimmung vorher geklärt sind. #### Was passiert mit den Frachtpapieren, wenn eine KI sie ausliest? Sie bleiben liegen. § 147 der Abgabenordnung verlangt, dass Buchungsbelege acht Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre aufbewahrt werden, digitale Fassungen bildlich mit dem Original übereinstimmen und während der ganzen Frist jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind. Die Erkennung nimmt also das Abtippen ab und füllt dein System, sie ersetzt aber nicht die Ablage. #### Wo liegen unsere Kunden- und Sendungsdaten? Wir bauen die Lösungen so, dass sie auf europäischen Servern laufen und Sendungs-, Kunden- und Fahrerdaten die EU nicht verlassen. Wo ein Betrieb noch enger fahren will, ist auch ein Betrieb im eigenen Haus möglich. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten das System überhaupt sieht, und dokumentieren das für dein Verarbeitungsverzeichnis und deine Datenschutzerklärung. #### Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich KI für Spedition und Logistik? Entscheidend ist nicht die Zahl der Fahrzeuge, sondern wie oft ein Ablauf vorkommt. Ein Betrieb mit acht Lkw, der täglich vierzig Statusanfragen beantwortet, hat einen größeren Hebel als ein Betrieb mit dreißig Lkw und wenigen festen Linienverkehren. Im KI-Ready-Check rechnen wir das an deinen Zahlen durch. #### Was kostet KI für eine Spedition? Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition) steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. Nach dem kostenlosen KI-Ready-Check bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet. ### Kostenloser KI-Ready-Check Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Betrieb sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.