# KI für Immobilienmakler: Tools und Abläufe > KI für Immobilienmakler: welche Abläufe sich zuerst lohnen, was bei Pflichtangaben im Exposé und beim Geldwäschegesetz gilt und wie der Einstieg aussieht. Quelle: https://gerlinger.ai/ki-fuer-immobilienmakler Stand: 2026-09-10 ## KI für Immobilienmakler: schneller bei der Anfrage. gerlinger.ai ist eine KI-Agentur, die mit Maklerbüros arbeitet. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen dort an, wo die Zeit zwischen Anfrage und Notartermin versickert: Portalanfragen beantworten, Besichtigungen terminieren, Objektunterlagen zusammensuchen, Exposé-Angaben prüfen, Nachweise für das Geldwäschegesetz sauber ablegen. Verkaufen bleibt dein Beruf. 45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt ins Büro, sonst läuft alles per Video. ### Im Maklerbüro geht die Zeit vor der ersten Besichtigung verloren. Das Verkaufsgespräch kannst du. Teuer wird der Rest: dreißig gleiche Portalanfragen an einem Abend, Terminvorschläge per Telefonkette, Unterlagen, die bei drei verschiedenen Stellen liegen, und ein Exposé, in dem eine Pflichtangabe fehlt. KI für Immobilienmakler ersetzt keinen Makler und keine Bewertung. Sie übernimmt die Zuarbeit: Anfragen aus den Portalen sofort beantworten und vorsortieren, Besichtigungen terminieren, Objektunterlagen auslesen, Exposé-Entwürfe aus deinen eigenen Angaben bauen und die Nachweise ablegen, die du ohnehin führen musst. - Anfragen beantworten - Termine vergeben - Unterlagen auslesen - Exposé vorbereiten Wir suchen den einen Ablauf, der bei jedem Objekt Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste. Wenn deine Maklersoftware das Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts. ### Fünf Abläufe, bei denen sich KI im Maklerbüro zuerst lohnt. Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich bei jedem Objekt, die nötigen Angaben liegen schon irgendwo, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen. #### Portalanfragen beantworten, solange das Interesse frisch ist Ein neues Inserat bringt Anfragen im Minutentakt, und die meisten stellen dieselben drei Fragen. Eine Automation antwortet sofort mit den Angaben aus deinem Objektdatensatz, stellt die Rückfragen, die du sonst stellst, und legt die Interessenten sortiert ab. Du telefonierst mit denen, bei denen es sich lohnt, statt mit allen. #### Besichtigungen ohne Telefonkette vergeben Statt zwanzig Rückrufen bekommt jeder Interessent die freien Zeitfenster, wählt selbst und erhält die Bestätigung mit Adresse und Hinweisen. Absagen und Nachrücker regelt derselbe Ablauf. Was bleibt, ist eine Teilnehmerliste, mit der du zur Besichtigung fährst. #### Objektunterlagen einlesen statt abtippen Grundbuchauszug, Flurkarte, Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlung, Wohnflächenberechnung, Energieausweis: Das kommt als PDF und als Scan. Eine Dokumentenerkennung liest die Kennzahlen heraus, legt sie strukturiert ab und markiert, was fehlt oder sich widerspricht. Aus dem Aktenordner wird ein Datensatz. #### Exposé-Entwurf mit geprüften Pflichtangaben Aus dem Objektdatensatz entsteht der Exposé-Entwurf in deiner Sprache und mit deinen Textbausteinen. Bevor er hinausgeht, prüft der Ablauf, ob die Angaben aus dem Energieausweis vollständig dabei sind, die in einer Immobilienanzeige stehen müssen. Freigegeben wird von dir, nicht vom System. #### Ein Telefonassistent und das Gedächtnis für alte Objekte Wer während einer Besichtigung anruft, kommt nicht durch. Ein Telefonassistent nimmt an, erfasst Objekt und Anliegen und legt den Rückruf in deine Liste. Dazu beantwortet eine Wissensdatenbank Fragen aus deinen eigenen Akten: Was war damals im Protokoll, wie war die Wohnfläche berechnet, welcher Notar hat beurkundet. Wir haben in der Immobilienvermittlung keine öffentlichen Referenzen und behaupten auch keine. Was hier steht, sind Abläufe und ihre Machbarkeit, keine Fallstudien. ### Zwei Pflichten, die an jedem Objekt hängen. Ein Maklerbüro darf nicht einfach schnell inserieren und später aufräumen. In der Anzeige müssen bestimmte Angaben stehen, und vor dem Geschäft muss identifiziert und aufgezeichnet werden. Beides ist Fleißarbeit, und genau deshalb eignet es sich für Automatisierung. #### Pflichtangaben in der Immobilienanzeige Liegt ein Energieausweis vor, muss die Anzeige laut § 87 des Gebäudeenergiegesetzes fünf Dinge nennen: die Art des Ausweises, den Endenergiebedarf oder -verbrauch, die wesentlichen Energieträger für die Heizung und bei Wohngebäuden zusätzlich Baujahr und Energieeffizienzklasse. Der Immobilienmakler steht dort ausdrücklich als Verantwortlicher neben Verkäufer und Vermieter. #### Eine fehlende Angabe ist eine Ordnungswidrigkeit Wer nicht sicherstellt, dass die Pflichtangaben in der Anzeige stehen, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach § 108 Absatz 1 Nummer 21 desselben Gesetzes. Die Geldbuße dafür reicht nach Absatz 2 Nummer 2 bis zu zehntausend Euro. Ein Prüfschritt, der vor jeder Veröffentlichung automatisch läuft, kostet dagegen nichts. #### Identifizieren, aufzeichnen, fünf Jahre aufbewahren Immobilienmakler sind nach § 2 Absatz 1 Nummer 14 des Geldwäschegesetzes ausdrücklich Verpflichtete. Bei der Vermittlung von Kaufverträgen gelten die Sorgfaltspflichten immer, bei Miet- und Pachtverträgen ab einer monatlichen Nettokaltmiete von 10.000 Euro. Identifiziert wird grundsätzlich vor Begründung der Geschäftsbeziehung, aufgezeichnet wird alles, und die Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren. Quellen im Wortlaut: [§ 87](https://www.gesetze-im-internet.de/geg/__87.html) und [§ 108 GEG](https://www.gesetze-im-internet.de/geg/__108.html), das amtlich inzwischen Gebäudemodernisierungsgesetz heißt, dazu [§ 2](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__2.html), [§ 10](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__10.html), [§ 11](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__11.html) und [§ 8 GwG](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__8.html), alle abgerufen am 10. September 2026. Das ist keine Rechtsberatung: Die Bewertung für dein Büro trifft dein Anwalt. ### Ein Objekt ist ein Aktenordner, kein Datensatz. Das ist der eigentliche Grund, warum im Maklerbüro so viel abgetippt wird. Die Angaben existieren alle, sie liegen nur in Papierform, in fremden Systemen und in Dateien, die niemand durchsuchen kann. #### Liegt meist schon strukturiert vor - Stammdaten aus deiner Maklersoftware - Angaben aus dem Energieausweis - Portalexporte und frühere Exposés - Termine, Interessenten und Nachrichten - eigene Textbausteine und Preislisten #### Wandert heute von Hand - Grundbuchauszug und Flurkarte als Scan - Teilungserklärung und Protokolle als PDF - Wohnflächenberechnung aus alten Unterlagen - Nachweise für das Geldwäschegesetz - Absprachen, die nur in einer Mail stehen Deshalb fangen wir nicht mit einem Werkzeug an, sondern mit der Frage, welche dieser Unterlagen bei dir wirklich jedes Mal anfallen. Erst danach lohnt sich eine Dokumentenerkennung. ### Was sich im Maklerbüro rechnet und was nicht. Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot. #### Rechnet sich meistens - Portalanfragen, die immer dieselben Fragen stellen - Terminvergabe für Besichtigungen - Unterlagen, die bei jedem Objekt gleich aufgebaut sind - Prüfschritte vor der Veröffentlichung einer Anzeige - Nachweise, die du ohnehin führen und aufbewahren musst #### Rechnet sich selten - die Wertermittlung selbst, die deine Verantwortung bleibt - ein Objekttyp, den du zweimal im Jahr im Angebot hast - Altbestände, die erst komplett erfasst werden müssten - eine Eigenentwicklung für etwas, das deine Maklersoftware kann - Texte, die ohne Prüfung direkt ins Portal gehen ### Welche Software ein Maklerbüro wirklich braucht. Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst die Maklersoftware für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt. #### Maklersoftware von der Stange Objektverwaltung, Interessentenabgleich, Portalanbindung und Vorlagen sind gelöste Probleme. Dafür gibt es fertige Branchensoftware, und für ein Büro dieser Größe ist sie fast immer günstiger als jede Eigenentwicklung. - läuft am ersten Tag - Portalanbindungen inklusive - keine Entwicklungskosten #### KI-Bausteine an den Rändern Dort, wo die Maklersoftware endet, beginnt die Handarbeit: die Anfragenflut am Abend, Scans statt Daten, die Terminkette, die Prüfung der Pflichtangaben. Genau diese Lücken schließen wir, ohne dein bestehendes System auszutauschen. - Automationen für wiederkehrende Abläufe - Dokumentenerkennung und Telefonassistent - Wissensdatenbank mit Fundstelle #### Eigene Software für den eigenen Ablauf Erst wenn ein Ablauf für dein Büro typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Eigentümerportale, Besichtigungsplaner und Auswertungen über mehrere Systeme hinweg. - nur für einen klar benannten Ablauf - an vorhandene Systeme angebunden - die Software gehört dir Zur Einordnung: In der Digitalisierungsstudie von ZIA und EY-Parthenon, veröffentlicht am 9. September 2025, nennen 90 Prozent der Befragten künstliche Intelligenz als Schlüsseltechnologie der kommenden fünf Jahre. Die Studie macht keine Angabe zur Stichprobe, und eine Einschätzung ist noch kein eingeführter Ablauf. ### Der Einstieg ist ein Ablauf, kein Projekt. Im kostenlosen KI-Ready-Check nehmen wir einen Objektauftrag von der Anfrage bis zur Übergabe auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt. Weiter geht es je nach Fall mit einer [Automation](https://gerlinger.ai/leistungen/automationen), einer [KI-Lösung](https://gerlinger.ai/leistungen/ki-loesungen) wie Dokumentenerkennung oder Telefonassistent oder einer [Web-App](https://gerlinger.ai/leistungen/web-apps). Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den [50 KI-Abläufen](https://gerlinger.ai/ki-ablaeufe) die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition): Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. ### Häufige Fragen zu KI für Immobilienmakler. Deine Frage fehlt? [Schreib uns](mailto:hallo@gerlinger.ai), wir antworten innerhalb eines Werktags. #### Welche KI-Tools brauchen Immobilienmakler wirklich? Vier Dinge decken die meiste Handarbeit ab: eine Automation für die Portalanfragen, eine Terminvergabe für Besichtigungen, eine Dokumentenerkennung für Grundbuch, Teilungserklärung und Energieausweis und eine Wissensdatenbank für die eigenen Altakten. Alles andere kommt danach. Welcher der vier bei dir zuerst dran ist, hängt davon ab, wie viele Objekte du parallel führst. #### Kann eine KI das Exposé schreiben? Sie kann den Entwurf schreiben, aus deinen Objektdaten und deinen Textbausteinen. Freigeben musst du. Der wichtigere Teil ist ohnehin die Prüfung davor: ob die Angaben aus dem Energieausweis vollständig in der Anzeige stehen, also Art des Ausweises, Endenergiebedarf oder -verbrauch, wesentliche Energieträger und bei Wohngebäuden Baujahr und Energieeffizienzklasse. #### Was passiert, wenn eine Pflichtangabe im Inserat fehlt? Wer nicht sicherstellt, dass die Pflichtangaben in der Immobilienanzeige stehen, begeht nach § 108 Absatz 1 Nummer 21 des Gebäudeenergiegesetzes eine Ordnungswidrigkeit. Die Geldbuße reicht dafür nach Absatz 2 Nummer 2 bis zu zehntausend Euro. Deshalb bauen wir die Prüfung als festen Schritt vor die Veröffentlichung, nicht als Erinnerung im Kopf. #### Hilft KI bei den Pflichten aus dem Geldwäschegesetz? Beim Einsammeln und Ablegen ja, bei der Bewertung nein. Immobilienmakler sind nach § 2 Absatz 1 Nummer 14 des Geldwäschegesetzes Verpflichtete. Ein Ablauf kann die nötigen Angaben anfordern, die Vollständigkeit prüfen, die Aufzeichnungen strukturiert ablegen und die Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren überwachen. Ob ein Verdachtsfall vorliegt, entscheidest du. #### Bekommen Interessenten dann eine Maschine statt eines Menschen? Für die ersten drei Fragen ja, und das ist der Punkt. Wer abends um zehn eine Anfrage stellt, will eine Antwort und keine Eingangsbestätigung. Sobald es konkret wird, übernimmst du. Die Systeme sind so gebaut, dass sie das Gespräch übergeben statt es zu simulieren. #### Wo liegen die Objekt- und Kundendaten? Wir bauen die Lösungen so, dass sie auf europäischen Servern laufen und Daten die EU nicht verlassen. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten das System überhaupt sieht, wie lange sie bleiben und wann sie gelöscht werden, und dokumentieren das für deine Datenschutzerklärung. Die Aufbewahrungspflichten aus dem Geldwäschegesetz bleiben davon unberührt. #### Was kostet KI für ein Maklerbüro? Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition) steht die einzige Aussage, die wir vorab treffen: Es geht ab einem mittleren vierstelligen Bereich los. Nach dem kostenlosen KI-Ready-Check bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet. ### Kostenloser KI-Ready-Check Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Büro sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.