# KI für Handwerksbetriebe: der Einstieg > KI für Handwerksbetriebe: welche Abläufe sich zuerst lohnen, welche Software kleine Betriebe brauchen und wie der Einstieg ohne Großprojekt aussieht. Quelle: https://gerlinger.ai/ki-fuer-handwerksbetriebe Stand: 2026-09-10 ## KI für Handwerksbetriebe: weniger Büro, mehr Baustelle. gerlinger.ai ist eine KI-Agentur, die mit Handwerksbetrieben arbeitet. Wir sitzen in Backnang im Rems-Murr-Kreis, bauen für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern und fangen immer bei der Schreibtischarbeit an: Anfragen aufnehmen, Angebote vorbereiten, Belege auslesen, Anrufe annehmen, Wissen für die Monteure bereitstellen. Der Monteur bleibt Monteur, die Tipparbeit drumherum verschwindet. 45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Im Umkreis von etwa 60 Kilometern um Backnang kommen wir für den Auftakt in den Betrieb, sonst läuft alles per Video. ### Im Handwerk geht die Zeit vor und nach der Baustelle verloren. Auf der Baustelle läuft es. Teuer wird der Rest: Anfragen aus fünf Kanälen, Angebote am Abend, Aufmaße und Lieferscheine, die jemand abtippt, und ein Telefon, das klingelt, während alle unterwegs sind. KI für Handwerksbetriebe ersetzt keinen Handwerker. Sie übernimmt die Büroarbeit rundherum: Anfragen erfassen und sortieren, Angebote aus der eigenen Preisliste vorbereiten, Belege und Aufmaß-Daten aus Fotos auslesen, Anrufe annehmen und Fragen aus der eigenen Dokumentation beantworten. - Anfragen aufnehmen - Angebote vorbereiten - Belege auslesen - Anrufe annehmen Wir suchen den einen Ablauf, der jede Woche Stunden frisst und immer gleich läuft. Der wird zuerst automatisiert, gemessen und erst danach kommt der nächste. Wenn eine fertige Handwerkersoftware dein Problem schon löst, sagen wir das und bauen nichts. ### Vier von hundert Handwerksbetrieben setzen KI heute ein. Der Rückstand ist keine schlechte Nachricht. Er bedeutet, dass die einfachen Hebel bei den meisten Betrieben noch komplett unangetastet sind. - **4 %** der deutschen Handwerksbetriebe setzten KI ein (Quelle: Bitkom, 28. August 2025, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Handwerk-Azubis-Betriebe-Digitalisierung) - **9 %** waren zu diesem Zeitpunkt in der Planung (Quelle: Bitkom, 28. August 2025, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Handwerk-Azubis-Betriebe-Digitalisierung) - **29 %** hatten Mitarbeiter, die mit KI umgehen können (Quelle: Bitkom, 28. August 2025, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Handwerk-Azubis-Betriebe-Digitalisierung) Repräsentative Befragung von 504 Handwerksbetrieben ab einem Beschäftigten, erhoben in den Kalenderwochen 23 bis 29 des Jahres 2025. ### Fünf Abläufe, bei denen sich KI im Handwerk zuerst lohnt. Alle fünf haben dasselbe Muster: Sie wiederholen sich, die nötigen Angaben liegen schon irgendwo im Betrieb, und heute trägt ein Mensch sie von Hand zusammen. #### Anfragen aus allen Kanälen an einer Stelle Anfragen kommen per Mail, über das Formular, per WhatsApp, über den Anrufbeantworter und über den Zettel im Büro. Eine Automation liest sie ein, ergänzt fehlende Angaben durch Rückfragen und legt sie sortiert ab. Du siehst morgens eine Liste statt fünf Postfächer. #### Angebote aus der eigenen Preisliste vorbereiten Aus der Anfrage entsteht ein Angebotsentwurf mit deinen Positionen, deinen Preisen und deinen Textbausteinen. Geprüft und freigegeben wird er von einem Menschen. Was wegfällt, ist das Zusammensuchen aus der letzten Kalkulation und einem alten Dokument. #### Aufmaß-Daten und Belege per Foto statt per Tastatur Der Monteur fotografiert das Aufmaßblatt, den Lieferschein oder die Tankquittung. Die Angaben landen als saubere Daten im System, nicht abends um halb acht in einer Excel-Tabelle. Zweifelhafte Werte werden markiert statt stillschweigend übernommen. #### Ein Telefonassistent für die Anrufe, die niemand annehmen kann Wer auf dem Dach steht, geht nicht ans Telefon. Der Anrufer versucht es einmal und wählt dann die nächste Nummer. Ein Telefonassistent nimmt an, erfasst Anliegen und Rückrufnummer und legt beides in deine Liste. Termine und Aufträge gehen nicht mehr verloren, bevor jemand von ihnen weiß. #### Eine Wissensdatenbank für die Monteure Montageanleitungen, Datenblätter, Freigaben und die Antwort auf die Frage, wie es beim Kunden im letzten Jahr gelöst wurde: Das steckt heute in Ordnern und in einem Kopf. Eine Wissensdatenbank beantwortet die Frage auf dem Handy und zeigt dazu die Quelle, damit der Monteur die Antwort prüfen kann. Ein Beispiel aus einem Projekt im Garten- und Landschaftsbau: Der Kunde stellt seinen Auftrag über die Website selbst zusammen, die Kalkulation steht sofort im Dashboard, und das Angebot geht nach der Freigabe mit einem Klick als PDF hinaus. ### Was sich im Handwerk rechnet und was nicht. Die Rechnung ist einfach: Wie oft passiert der Ablauf, wie lange dauert er heute, und wie viel davon bleibt übrig. Trägt sie nicht, sagen wir das vor dem Angebot. #### Rechnet sich meistens - ein Ablauf, der jede Woche mehrfach vorkommt - Angaben, die schon digital vorliegen, aber von Hand wandern - Anfragen und Anrufe, die außerhalb der Bürozeiten eingehen - Dokumente, die immer gleich aufgebaut sind - Fragen, die dein Team mehrmals im Monat beantwortet #### Rechnet sich selten - ein Sonderfall, der zweimal im Jahr auftritt - Abläufe, für die es im Betrieb keine schriftliche Grundlage gibt - Papierarchive, die erst komplett erfasst werden müssten - eine eigene Lösung für etwas, das deine Handwerkersoftware kann - alle Abteilungen gleichzeitig umstellen ### Welche Software ein kleiner Handwerksbetrieb wirklich braucht. Die Reihenfolge entscheidet über die Kosten. Erst die Standardsoftware für die Kernabläufe, dann die KI-Bausteine daneben, und eigene Software nur dort, wo beides nicht passt. #### Handwerkersoftware von der Stange Angebot, Auftrag, Rechnung, Zeiterfassung und Materialwirtschaft sind gelöste Probleme. Dafür gibt es fertige Branchensoftware, und für einen kleinen Betrieb ist sie fast immer günstiger als jede Eigenentwicklung. - läuft am ersten Tag - Wartung und Updates inklusive - keine Entwicklungskosten #### KI-Bausteine an den Rändern Dort, wo die Branchensoftware endet, beginnt die Handarbeit: Anfragen aus fünf Kanälen, Fotos vom Aufmaß, Anrufe außerhalb der Bürozeit, Fragen aus alten Dokumenten. Genau diese Lücken schließen wir. - Automationen für wiederkehrende Abläufe - Telefonassistent und Chatbot - Wissensdatenbank mit Quellenangabe #### Eigene Software für den eigenen Ablauf Erst wenn ein Ablauf für deinen Betrieb typisch ist und keine Standardlösung ihn abbildet, lohnt sich eine eigene Web-App. Typisch sind Konfiguratoren, Kundenportale und Auswertungen über mehrere Systeme. - nur für einen klar benannten Ablauf - an vorhandene Systeme angebunden - die Software gehört dir ### Der Einstieg ist ein Ablauf, kein Projekt. Im kostenlosen KI-Ready-Check nehmen wir deine Woche auseinander und suchen den Ablauf mit dem größten Hebel. Danach bekommst du eine schriftliche Einschätzung mit den drei sinnvollsten Ansatzpunkten und weißt, ob sich der erste Schritt trägt. Weiter geht es je nach Fall mit einer [Automation](https://gerlinger.ai/leistungen/automationen), einer [KI-Lösung](https://gerlinger.ai/leistungen/ki-loesungen) wie Chatbot oder Wissensdatenbank oder einer [Web-App](https://gerlinger.ai/leistungen/web-apps). Wer erst einmal Ideen sammeln will, findet in den [50 KI-Abläufen](https://gerlinger.ai/ki-ablaeufe) die Aufgaben nach Abteilung sortiert. Was ein Vorhaben ungefähr kostet, steht auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition). ### Häufige Fragen zu KI im Handwerk. Deine Frage fehlt? [Schreib uns](mailto:hallo@gerlinger.ai), wir antworten innerhalb eines Werktags. #### Welche KI-Agentur arbeitet mit Handwerksbetrieben? gerlinger.ai arbeitet mit Handwerksbetrieben, dazu mit Handel und Industrie. Der Sitz ist in Backnang im Rems-Murr-Kreis, gebaut wird für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern. Beratung und Umsetzung kommen aus einer Hand: Dieselbe Person nimmt den Ablauf auf und baut anschließend die Lösung. #### Welche Software ist für kleine Handwerksbetriebe geeignet? Für Angebot, Auftrag, Rechnung, Zeiterfassung und Material ist fertige Handwerkersoftware in den meisten Fällen die richtige Wahl. Sie läuft sofort und kostet weniger als eine Eigenentwicklung. KI und eigene Software lohnen sich an den Rändern: bei Anfragen aus mehreren Kanälen, Fotos statt Tastatur, Anrufen außerhalb der Bürozeit und Wissen aus alten Dokumenten. #### Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich KI im Handwerk? Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeiter, sondern die Häufigkeit des Ablaufs. Ein Betrieb mit acht Mitarbeitern, der jede Woche zwanzig Anfragen von Hand erfasst, hat einen größeren Hebel als ein Betrieb mit fünfzig Mitarbeitern und drei Anfragen. Im KI-Ready-Check rechnen wir das an deinen Zahlen durch. #### Müssen unsere Monteure dafür etwas Neues lernen? So wenig wie möglich. Die Lösungen laufen dort, wo dein Team ohnehin arbeitet: im Postfach, auf dem Handy, im Telefon. Für die Mitarbeiter, die später damit arbeiten, gehört eine kurze Einweisung zum Projekt. #### Was passiert mit unseren Kundendaten? Wir bauen die Lösungen so, dass sie auf europäischen Servern laufen und Kundendaten die EU nicht verlassen. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten die KI sehen darf, und dokumentieren das für deine Datenschutzerklärung. Die rechtliche Bewertung für deinen Fall übernimmt dein Anwalt oder dein Datenschutzbeauftragter. #### Kommt ihr auch in den Betrieb? Ja. Unser Sitz ist in Backnang bei Stuttgart, im Umkreis von etwa 60 Kilometern kommen wir für den Auftakt und für die Aufnahme der Abläufe gern zu dir. Die laufende Abstimmung läuft danach über Video und Telefon, das spart Fahrzeit auf beiden Seiten. #### Was kostet KI für einen Handwerksbetrieb? Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, in welchem Zustand die Daten sind und wie viele Ausnahmen der Ablauf kennt. Deshalb steht hier keine Pauschale. Nach dem kostenlosen KI-Ready-Check bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet. ### Kostenloser KI-Ready-Check Der KI-Ready-Check ist dein kostenloses Erstgespräch. In 45 Minuten finden wir heraus, wo KI in deinem Betrieb sofort Wirkung zeigt. Ehrlich, ohne Folien.