# KI-Auftragserfassung: Bestellungen ins ERP > KI-Auftragserfassung: Bestellungen aus E-Mail, PDF und Fax werden ausgelesen, mit dem ERP abgeglichen und als Auftrag angelegt. Du prüfst Abweichungen. Quelle: https://gerlinger.ai/ki-auftragserfassung Stand: 2026-10-09 ## KI-Auftragserfassung: dein Innendienst prüft nur noch, was abweicht. Bei der KI-Auftragserfassung liest ein KI-System Bestellungen aus E-Mails, PDF-Anhängen, Fax-Scans oder Gesprächsnotizen aus, gleicht Kunde, Artikelnummern, Mengen und Preise mit den Stammdaten im ERP ab und legt daraus einen Auftragsentwurf an, den ein Mitarbeiter freigibt. Das Abtippen fällt weg, und dein Innendienst hat wieder Zeit für die Bestellungen, bei denen wirklich jemand entscheiden muss. gerlinger.ai baut diesen Ablauf für Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitern, angebunden an das ERP, das bei dir schon läuft. 45 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Die schriftliche Einschätzung gehört dir, auch wenn wir nicht zusammenarbeiten. Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce. ### Die Zeit geht beim Übertragen verloren, nicht beim Entscheiden. Eine Bestellung ist schnell gelesen. Aufwendig wird sie danach: Kundennummer suchen, die Artikelnummer des Kunden in die eigene übersetzen, den Preis gegen die Konditionen halten, die Lieferadresse prüfen und alles Feld für Feld ins ERP tippen. Genau diesen Teil übernimmt die KI. KI-Auftragserfassung ist ein Ablauf aus fünf Schritten: Bestellung annehmen, Inhalt auslesen, mit Kunden- und Artikelstamm abgleichen, Abweichungen einem Menschen vorlegen und den freigegebenen Auftrag im ERP anlegen. Das ERP bleibt dabei das führende System. - annehmen - auslesen - abgleichen - freigeben lassen - anlegen Am Anfang gibt ein Mitarbeiter jeden Auftragsentwurf frei. Erst wenn sich über Wochen zeigt, welche Bestellungen zuverlässig sauber durchlaufen, lässt sich für eng begrenzte Fälle über weniger Prüfung reden. Unsichere Werte werden markiert, nicht still übernommen. ### Bestellungen kommen weiterhin auf vielen Wegen, auch per Fax. Ein Teil der Kundschaft bestellt über einen Shop oder per elektronischem Datenaustausch. Ein anderer Teil schickt eine Mail mit PDF, faxt ein Formular oder ruft an. Diese zweite Gruppe verschwindet nicht, nur weil der eigene Betrieb digitaler wird. - **77 %** der Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland nutzen noch das Fax (Quelle: Bitkom, In 3 von 4 Büros wird noch gefaxt, Juni 2024, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/3-von-4-Bueros-gefaxt) - **25 %** der Unternehmen, die faxen, tun das, um den Anforderungen ihrer Kundschaft gerecht zu werden (Quelle: Bitkom, In 3 von 4 Büros wird noch gefaxt, Juni 2024, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/3-von-4-Bueros-gefaxt) - **68 %** der Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten nutzen ERP-Software, bei 10 bis 49 Beschäftigten sind es 37 Prozent (Quelle: Statistisches Bundesamt, IKT-Indikatoren für Unternehmen, GENESIS 52911-0007, Berichtsjahr 2025, https://genesis.destatis.de/datenbank/online/statistic/52911/table/52911-0007) Die beiden ersten Werte stammen aus einer repräsentativen telefonischen Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, die Bitkom Research im Auftrag des Bitkom in den Kalenderwochen 1 bis 6 des Jahres 2024 durchgeführt hat. Eine neuere Erhebung des Bitkom zur Faxnutzung gab es bis zum 29.09.2026 nicht. Der zweite Wert bezieht sich nur auf die Unternehmen, die faxen. Der dritte Wert stammt aus der amtlichen Erhebung zur Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik in Unternehmen, sie zählt Unternehmen ab 10 Beschäftigten. ### So läuft eine Bestellung vom Postfach bis ins ERP. Fünf Schritte, von denen vier ohne Zutun laufen. Der vierte ist der, bei dem dein Team mitentscheidet. Die technische Seite der Anbindung steht auf der Seite [ERP-Integration mit KI](https://gerlinger.ai/ki-erp-integration). #### Die Bestellung kommt an, egal auf welchem Weg Das Bestellpostfach wird laufend gelesen. PDF-Anhänge, eingescannte oder als Mail weitergeleitete Faxe und Fotos eines Bestellzettels landen im selben Eingang. Telefonische Bestellungen kommen als kurze Notiz des Mitarbeiters hinzu oder über einen [KI-Telefonassistenten](https://gerlinger.ai/ki-telefonassistent), der das Gespräch mitschreibt. #### Die KI liest Kunde, Positionen und Termine aus Besteller, Lieferadresse, Artikel, Mengen, Einheiten, Wunschtermin und Bestellnummer des Kunden werden erkannt, auch wenn jeder Kunde ein anderes Formular benutzt. Anders als bei klassischer Texterkennung muss dafür in der Regel nicht für jedes Kundenformular eine eigene Vorlage angelegt werden. Mehr zum Unterschied im Lexikon unter [intelligente Dokumentenverarbeitung](https://gerlinger.ai/lexikon/intelligente-dokumentenverarbeitung). #### Jede Position wird gegen die Stammdaten geprüft Gibt es den Kunden, stimmt die Lieferadresse, passt die Artikelnummer zu einem aktiven Artikel, entspricht der Preis den Konditionen dieses Kunden, ist die Menge plausibel. Die Daten dafür liest die KI direkt aus dem ERP. #### Ein Mitarbeiter gibt frei und klärt die Abweichungen Der Auftragsentwurf erscheint neben dem Original, Abweichungen sind markiert und begründet, zum Beispiel „Preis 4,20 € statt 3,95 € laut Kondition". Der Mitarbeiter korrigiert, fragt beim Kunden nach oder gibt frei. Dieses Prinzip heißt [Human in the Loop](https://gerlinger.ai/lexikon/human-in-the-loop). #### Der Auftrag wird im ERP angelegt Über die Schnittstelle oder den Import des ERP. Auf Wunsch geht danach die Auftragsbestätigung aus dem ERP an den Kunden, so wie heute auch. Jeder Schritt wird protokolliert, damit sich später nachvollziehen lässt, wer was freigegeben hat. Kommt eine Bestellung schon heute strukturiert per elektronischem Datenaustausch, etwa als Nachricht vom Typ ORDERS im Standard EANCOM, den [GS1 Germany](https://www.gs1-germany.de/standards/datenaustausch/eancom/) beschreibt, braucht sie keine KI. Die gehört in den Import, und das sagen wir dir dann auch. ### Die KI prüft jede Position, entschieden wird bei Abweichungen von einem Menschen. Die Aufteilung legen wir vor dem Bau gemeinsam fest. Sie ist der wichtigste Teil des Vorhabens, weil sie bestimmt, wie viel Arbeit am Ende tatsächlich wegfällt. #### Das prüft die KI bei jeder Bestellung - Kunde und Kundennummer im Kundenstamm vorhanden - Lieferadresse bekannt oder neu - Artikelnummer aktiv, auch wenn der Kunde seine eigene Nummer verwendet - Preis gegen Preisliste und Kundenkondition - Menge und Einheit plausibel, etwa Stück gegen Karton - Doppelte Bestellung, die schon einmal eingegangen ist #### Das landet zur Entscheidung beim Innendienst - Preis weicht von der Kondition ab - Artikel ist unbekannt, ausgelaufen oder nicht eindeutig - Neue Lieferadresse oder neuer Kunde - Freitext wie „wie letztes Mal, nur doppelt" - Schlecht lesbare Faxe und Handschrift - Wunschtermin, den die Lieferzeit nicht hergibt ### Ohne eigene Programmierung geht ein Teil, die Abweichungen brauchen Anpassung. Viele suchen nach einer KI-Auftragserfassung ohne eigenen Code. Das ist für einen Teil des Ablaufs realistisch, für den ganzen selten. Wo die Grenze liegt, klären wir mit echten Bestellungen aus deinem Postfach, bevor ein Angebot entsteht. #### Geht oft mit fertigen Bausteinen - Postfach lesen und Anhänge abholen - Bestellungen mit einem Sprachmodell auslesen - Ergebnis als Datei im Importformat des ERP ablegen - Einfache Prüfungen, etwa ob die Kundennummer existiert #### Braucht meist eigenen Code - Übersetzung von Kunden-Artikelnummern in eigene Nummern - Preisprüfung mit Staffeln, Rabatten und Sonderkonditionen - Eine Prüfansicht, in der dein Team Abweichungen bearbeitet - Anbindung eines ERP ohne dokumentierte Schnittstelle Für einfache Abläufe nutzen wir n8n, wo es sinnvoll ist. Sobald Sonderfälle dazukommen, bauen wir den Ablauf als eigenen Code, geschrieben mit KI-Werkzeugen und von einem Menschen geprüft. Warum, steht auf der Seite [Automationen](https://gerlinger.ai/leistungen/automationen), ein Vergleich der Plattformen im Artikel [n8n, Make und Zapier im Mittelstand](https://gerlinger.ai/blog/n8n-make-zapier-vergleich-mittelstand). ### Vier Voraussetzungen entscheiden über Dauer und Preis. Keine davon muss perfekt erfüllt sein. Aber jede, die fehlt, verlängert das Vorhaben, und das gehört vorher auf den Tisch. #### Das ERP nimmt Aufträge von außen an Über eine dokumentierte Schnittstelle oder einen Import, etwa als CSV- oder XML-Datei. Beides bieten viele Systeme an, manchmal als kostenpflichtiges Zusatzmodul. Ob dein Wartungsvertrag Fremdanbindungen erlaubt, klärst du am besten vor dem Start mit deinem Hersteller. #### Die Stammdaten sind einigermaßen gepflegt Die KI kann nur gegen das prüfen, was im ERP steht. Doppelte Kunden, alte Preislisten oder Artikel ohne klare Bezeichnung führen zu Abweichungen, die dein Team dann von Hand klärt. #### Es gibt echte Bestellungen zum Testen Rund fünfzig Bestellungen aus den letzten Wochen, quer über die Kunden und Eingangswege, dazu ein Testmandant im ERP. Damit sehen wir früh, welche Formate sauber durchlaufen und wo die Sonderfälle liegen. #### Eine Person im Haus ist zuständig Meist jemand aus dem Innendienst, der die Kunden und ihre Eigenheiten kennt. Diese Person legt fest, was als Abweichung gilt, und gibt in den ersten Wochen Rückmeldung zu den Entwürfen. ### Drei Fehlerquellen tauchen in fast jedem Bestelleingang auf. Keine davon ist ein Grund, es zu lassen. Sie gehören aber in die Planung, sonst landen sie nach dem Start wieder beim Innendienst. #### Der Kunde nutzt seine eigene Artikelnummer Viele Kunden bestellen mit ihren internen Nummern oder nur mit einer Beschreibung. Ohne Zuordnungstabelle rät die KI, und genau das soll sie nicht. Die Tabelle entsteht aus alten Aufträgen und wächst mit jeder Korrektur. - Zuordnung aus der Auftragshistorie - Korrekturen fließen in die Tabelle zurück - Unklare Treffer werden markiert #### Der Preis auf der Bestellung ist veraltet Kunden bestellen mit der Preisliste vom Vorjahr oder einem alten Angebot. Wird dieser Preis ungeprüft übernommen, fehlt die Differenz später in der Marge. Deshalb vergleicht die KI jeden Preis mit der gültigen Kondition im ERP. - Abgleich mit Staffel und Rabatt - Abweichung mit Betrag angezeigt - Entscheidung trifft der Innendienst #### Das Fax ist kaum lesbar Schwache Scans, Handschrift und Stempel über dem Text bringen auch ein gutes Modell an die Grenze. Die KI soll in diesem Fall nicht raten, sondern die Stelle markieren. Der Mitarbeiter trägt dann nur die markierten Felder nach. - Sicherheit je Feld sichtbar - Original direkt neben dem Entwurf - Keine stille Übernahme ### Was ein erstes Vorhaben kostet. Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Wie viel es genau wird, hängt vor allem davon ab, wie das ERP Aufträge annimmt und wie viele Sonderfälle dein Bestelleingang hat. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt, laufende Kosten für Server und Modelle eingerechnet. Woraus sich der Preis zusammensetzt, steht auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition). Kommen bei dir neben Bestellungen auch viele Eingangsrechnungen von Hand ins System, lohnt ein Blick auf [Rechnungen auslesen](https://gerlinger.ai/rechnungen-auslesen). Die Wege der Anbindung im Detail erklärt der Artikel [KI-ERP-Integration im Mittelstand](https://gerlinger.ai/blog/ki-erp-integration-mittelstand). Unser Sitz ist in Backnang bei Stuttgart. ### Häufige Fragen zur KI-Auftragserfassung. Deine Frage fehlt? [Schreib uns](mailto:hallo@gerlinger.ai), wir antworten innerhalb eines Werktags. #### Was ist KI-Auftragserfassung? Ein KI-System liest Bestellungen aus E-Mails, PDF-Anhängen, Fax-Scans oder Gesprächsnotizen aus, gleicht sie mit Kunden- und Artikelstamm im ERP ab und legt einen Auftragsentwurf an. Ein Mitarbeiter prüft die markierten Abweichungen und gibt frei. Danach wird der Auftrag im ERP angelegt. #### Geht KI-Auftragserfassung ohne eigene Programmierung? Teilweise. Postfach lesen, Bestellungen auslesen und eine Importdatei für das ERP erzeugen lässt sich oft mit einer Automationsplattform wie n8n zusammensetzen. Die Übersetzung von Kunden-Artikelnummern, die Preisprüfung gegen Sonderkonditionen und eine Prüfansicht für dein Team brauchen meist eigenen Code. Welcher Anteil auf dich zukommt, sagen wir dir vor dem Angebot. #### Welche ERP-Systeme lassen sich anbinden? Grundsätzlich jedes, das Aufträge über eine Schnittstelle oder einen Datei-Import annimmt. Entscheidend ist, was der Hersteller dafür anbietet und was der Wartungsvertrag zu Fremdanbindungen sagt. Das prüfen wir für dein System im Einzelfall, bevor ein Angebot entsteht. #### Legt die KI Aufträge selbst an, ohne dass jemand drüberschaut? Am Anfang nicht. Jeder Auftragsentwurf wird von einem Mitarbeiter freigegeben, Abweichungen sind markiert. Erst wenn sich über längere Zeit zeigt, dass bestimmte Bestellungen zuverlässig sauber durchlaufen, lässt sich für diese eng begrenzten Fälle über weniger Prüfung sprechen. Die Entscheidung darüber triffst du. #### Funktioniert das auch mit Fax und telefonischen Bestellungen? Ja, mit Einschränkungen. Faxe werden als Scan oder als Mail vom Faxdienst verarbeitet, bei schlechter Qualität oder Handschrift markiert die KI die unsicheren Felder. Telefonische Bestellungen brauchen entweder eine kurze Notiz des Mitarbeiters oder einen KI-Telefonassistenten, der das Gespräch mitschreibt. #### Was kostet KI-Auftragserfassung? Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Der genaue Preis hängt davon ab, wie das ERP Aufträge annimmt und wie viele Sonderfälle dein Bestelleingang hat. Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne, laufende Kosten eingerechnet. #### Was passiert mit den Bestelldaten unserer Kunden? Vor dem Start legen wir fest, welche Daten die KI lesen und welche sie ins ERP schreiben darf, und dokumentieren das für deine Datenschutzerklärung. Wo möglich, wählen wir Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Kann ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeiten, sagen wir das vorher und nennen die Rechtsgrundlage. Dazu gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die rechtliche Bewertung für deinen Fall übernimmt dein Anwalt oder dein Datenschutzbeauftragter. ### Kostenloses Analysegespräch In 45 Minuten schauen wir auf deinen Bestelleingang und klären, welcher Teil sich als Erstes lohnt. Ehrlich, ohne Folien.