# Individualsoftware Kosten für kleine Unternehmen > Was Individualsoftware für ein kleines Unternehmen kostet: belegte Zahlen zu Digitalisierungsausgaben, die vier Preistreiber und der Weg zur festen Spanne. Quelle: https://gerlinger.ai/individualsoftware-kosten-kleines-unternehmen Stand: 2026-09-20 ## Was Individualsoftware für ein kleines Unternehmen kostet: weniger, als die meisten denken. Individualsoftware für ein kleines Unternehmen kostet so viel, wie der Ablauf verlangt, den sie abbildet. Zur Einordnung: Unternehmen mit weniger als fünf Beschäftigten gaben 2024 im Schnitt knapp 10.000 Euro für ihre gesamte Digitalisierung aus, digital aktive Mittelständler rund 25.000 Euro. Eine erste, klar abgegrenzte Eigenentwicklung liegt in derselben Größenordnung, nicht darüber. 45 Minuten, kostenlos. Wenn eine Standardsoftware dein Problem löst, sagen wir das und bauen nichts. Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce. ### So viel geben kleine Unternehmen heute für Digitalisierung aus. Diese Zahlen sind keine Preisliste, aber sie sind der einzige belegte Maßstab für die Größenordnung, in der sich Betriebe deiner Größe bewegen. - **10.000 €** gaben Unternehmen mit weniger als 5 Beschäftigten 2024 im Schnitt aus (Quelle: KfW Research, April 2026, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Digitalisierungsbericht-Mittelstand/KfW-Digitalisierungsbericht-2025.pdf) - **25.000 €** im Schnitt über alle digital aktiven Mittelständler (Quelle: KfW Research, April 2026, https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Digitalisierungsbericht-Mittelstand/KfW-Digitalisierungsbericht-2025.pdf) - **90 €** Median-Stundensatz in der Software- und Webentwicklung (Quelle: freelancermap, Freelancer-Kompass 2026, https://www.freelancermap.de/blog/stundensatz-it-freelancer/) KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025, veröffentlicht im April 2026, Datenbasis KfW-Mittelstandspanel, Bezugsjahr 2024. Die Werte umfassen alle Digitalisierungsausgaben eines Jahres. Der Stundensatz stammt aus dem Freelancer-Kompass 2026, Befragung von rund 5.400 Nutzern zwischen November 2025 und Februar 2026. ### Individualsoftware lohnt sich an genau einer Stelle. Nämlich dort, wo dein Ablauf anders ist als bei allen anderen und genau dieser Unterschied dein Geld verdient. Überall sonst ist Standardsoftware günstiger. #### Eigene Software lohnt sich, wenn - der Ablauf für deinen Betrieb typisch ist und kein Standardprodukt ihn abbildet - Mitarbeiter dieselben Daten in mehrere Systeme tippen - ihr eine Standardsoftware nur noch mit Umwegen benutzt - der Ablauf oft genug vorkommt, dass sich Bauzeit rechnet - die Daten bereits digital vorliegen #### Standardsoftware ist günstiger, wenn - es um Angebot, Rechnung, Buchhaltung oder Zeiterfassung geht - der Ablauf branchenüblich ist - niemand im Betrieb den Ablauf beschreiben kann - die Anforderung sich noch jeden Monat ändert - es nur um eine fehlende Auswertung geht ### Vier Posten machen den Preis aus. Wer einen Preis nennt, ohne diese vier gesehen zu haben, rät. Alle vier lassen sich in einem Termin klären. #### Der Zustand der Daten Sauber in einem System heißt Routine. Verteilt auf Postfach, Tabellen und ein Altsystem ohne Schnittstelle heißt: Das Zusammenführen ist der größere Teil des Projekts. #### Die Zahl der Schnittstellen Jede Verbindung zu Warenwirtschaft, Shop, Kundenverzeichnis oder Buchhaltung ist eigene Arbeit im Bau und im Test. #### Die Ausnahmen im Ablauf Die Regel ist billig. Jeder Sonderfall kostet, und in kleinen Betrieben gibt es davon oft mehr als gedacht, weil vieles über Zuruf geregelt wird. #### Der laufende Betrieb Server, Zugänge, Wartung und Weiterentwicklung. Diese Position gehört vor dem Start in die Spanne, sonst überrascht sie im zweiten Jahr. ### Unsere Spanne für ein kleines Unternehmen. Wir entwickeln mit KI-Werkzeugen wie Claude Code, dadurch steckt weniger Arbeitszeit in einem Projekt. Was das in Zahlen bedeutet, steht hier. Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet bei uns ab 4.500 € netto. Nach oben hängt der Preis daran, wie viele Rollen die Anwendung kennt und an wie viele vorhandene Systeme sie andockt. Eine vollständige Preisliste steht hier bewusst nicht: Jede Zahl ohne Kenntnis deines Betriebs wäre geraten, und geratene Zahlen halten nicht. - ab 4.500 € netto für einen ersten abgegrenzten Baustein - Preistreiber sind die Anzahl der Rollen und die Schnittstellen zu vorhandener Software - Server und die Nutzung der KI-Modelle laufen monatlich mit, abhängig davon wie viel die Lösung arbeitet Wir entwickeln mit KI-Agenten. Dadurch steckt weniger Arbeitszeit in einem Vorhaben, und es rechnen sich Werkzeuge, die für ein kleines Unternehmen bisher unbezahlbar waren. Die Software gehört danach dir, es gibt keine laufende Lizenzgebühr für den Code. ### Klein anfangen ist der günstigere Weg. Ein abgegrenzter Ablauf, der läuft und sich rechnet, überzeugt im Betrieb mehr als ein großes Vorhaben, das ein Jahr braucht, bis jemand etwas davon sieht. Genau so gehen wir vor. Was gebaut wird, steht unter [Web-Apps](https://gerlinger.ai/leistungen/web-apps). Ob überhaupt gebaut werden sollte, klärt das [Analysegespräch](https://gerlinger.ai/leistungen/ki-beratung/ki-readiness-check). Die Preistreiber im Einzelnen stehen auf [Investition](https://gerlinger.ai/investition). ### Häufige Fragen zu den Kosten von Individualsoftware. Deine Frage fehlt? [Schreib uns](mailto:hallo@gerlinger.ai), wir antworten innerhalb eines Werktags. #### Was kostet Individualsoftware für ein kleines Unternehmen? Der Preis ergibt sich aus dem Zustand der Daten, der Zahl der Schnittstellen, den Ausnahmen im Ablauf und dem laufenden Betrieb. Zur Einordnung: Unternehmen mit weniger als fünf Beschäftigten gaben laut KfW Research 2024 im Schnitt knapp 10.000 Euro für ihre gesamte Digitalisierung aus, digital aktive Mittelständler rund 25.000 Euro. #### Ab wann lohnt sich eine Eigenentwicklung gegenüber Standardsoftware? Dann, wenn der Ablauf für deinen Betrieb typisch ist, kein Standardprodukt ihn abbildet und er oft genug vorkommt, dass sich die Bauzeit rechnet. Für Angebot, Rechnung, Buchhaltung und Zeiterfassung ist Standardsoftware fast immer günstiger. #### Was kostet die Software im laufenden Betrieb? Server, Zugänge zu Diensten, Wartung und Weiterentwicklung laufen monatlich mit. Wie hoch der Betrag ist, hängt an der Nutzung. Bei uns steht dieser Anteil vor dem Start in der Spanne. #### Wem gehört die Software am Ende? Dir. Für den Code fällt keine laufende Lizenzgebühr an. Das ist der wesentliche Unterschied zu einem Abo, bei dem die Kosten mit jedem zusätzlichen Nutzer weiterlaufen. #### Können wir eine bestehende Software erweitern statt neu zu bauen? Oft ja, und das ist meistens günstiger. Ob es geht, hängt daran, ob die vorhandene Software eine Schnittstelle hat und ob der Anbieter Änderungen zulässt. Das prüfen wir vor dem Angebot. ### Kostenloses Analysegespräch 45 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch. Danach weißt du, ob sich eine eigene Lösung trägt und was sie ungefähr kostet.