# Copilot für Unternehmen: Preise, Datenschutz

> Copilot für Unternehmen: welche Version zu deinem Betrieb passt, was sie kostet, was Microsoft beim Datenschutz zusagt und was vor dem Start zu klären ist.

Quelle: https://gerlinger.ai/copilot-fuer-unternehmen
Stand: 2026-10-09

## Copilot für Unternehmen: die Version, die zu deinem Betrieb passt, und was vorher aufgeräumt sein muss.

Copilot für Unternehmen gibt es von Microsoft in drei Stufen: Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten, die kostenpflichtige Lizenz Microsoft Copilot greift zusätzlich auf E-Mails, Dateien, Termine und Teams-Chats zu, und mit Copilot Studio baut ein Betrieb eigene Agenten. Ob sich die Lizenz rechnet, hängt weniger am Preis als daran, wie sauber die Berechtigungen in SharePoint und Teams gesetzt sind. gerlinger.ai berät Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitern bei der Auswahl, schult das Team und baut eigene Lösungen dort, wo Copilot nicht hinkommt.

45 Minuten, kostenlos. Wenn Copilot Chat ohne Aufpreis für deinen Betrieb reicht, sagen wir das.

Auswahl aus über 200 Projekten seit 2007, überwiegend Handel und E-Commerce.

### Copilot spart dort Zeit, wo dein Team ohnehin in Outlook, Word und Teams arbeitet.

Mails zusammenfassen, ein Besprechungsprotokoll aus Teams ziehen, einen Entwurf aus drei vorhandenen Dokumenten bauen: Das sind die Aufgaben, bei denen Copilot seine Stärke hat. Voraussetzung ist, dass die Daten in Microsoft 365 liegen und der Mitarbeiter sie öffnen darf.

Copilot für Unternehmen ist der KI-Assistent von Microsoft für Firmenkonten. Er verbindet ein Sprachmodell mit den Inhalten, auf die ein Mitarbeiter in Microsoft 365 zugreifen darf, und arbeitet direkt in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams. Angemeldet wird mit dem Geschäftskonto, nicht mit einem privaten Microsoft-Konto.

- Copilot Chat
- Microsoft Copilot
- Copilot Studio

Wir empfehlen die bezahlte Lizenz erst, wenn feststeht, bei welchen Aufgaben sie welchen Mitarbeitern Zeit spart. Vorher reicht in vielen Betrieben Copilot Chat, verbunden mit einer Schulung.

Copilot ersetzt keine aufgeräumte Ablage. Er findet, was freigegeben ist, auch das, was nie jemand finden sollte.

### Drei Copilot-Versionen für Unternehmen unterscheiden sich darin, was sie sehen dürfen.

Microsoft hat die Namen 2026 umgestellt: Aus Microsoft 365 Copilot wurde Microsoft Copilot, aus Microsoft 365 Copilot Chat wurde Microsoft Copilot Chat. Auf Preisseiten und in Lizenzen stehen teils noch die alten Namen ([Microsoft Learn, Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot, Juli 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-privacy)).

| Kriterium | Copilot Chat | Microsoft Copilot (Lizenz) | Copilot Studio |
| --- | --- | --- | --- |
| Was es ist | KI-Chat im Browser, in der Copilot-App und in Outlook | Copilot direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams | Werkzeug, um eigene Agenten zu bauen |
| Worauf es zugreift | Web, hochgeladene Dateien, in Outlook zusätzlich Postfach und Kalender | E-Mails, Termine, Chats, Dokumente und Websites, auf die der Nutzer zugreifen darf | die Datenquellen, die beim Bau angebunden werden |
| Voraussetzung | berechtigter Microsoft-365-Plan, Geschäftskonto | berechtigter Microsoft-365-Plan plus Zusatzlizenz je Nutzer | interne Agenten mit der Copilot-Lizenz, sonst eigene Studio-Lizenz |
| Preis laut Microsoft (29.09.2026) | ohne Aufpreis im berechtigten Plan | Copilot Business 18,20 €, Microsoft Copilot 26,00 € je Nutzer und Monat bei Jahresabrechnung, zzgl. MwSt. | 173,30 € im Monat je Paket mit 25.000 Copilot Credits, alternativ nach Verbrauch |

Quellen: [Microsoft Learn, Übersicht über Microsoft Copilot Chat, September 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/copilot/overview); [Microsoft Learn, Lizenzoptionen für Microsoft Copilot, September 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-licensing); [Microsoft, Preisseite Microsoft 365 Copilot Business, abgerufen am 29.09.2026](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/pricing); [Microsoft, Preisseite Microsoft 365 Copilot, abgerufen am 29.09.2026](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/enterprise); [Microsoft, Preisseite Copilot Studio, abgerufen am 29.09.2026](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/pricing/copilot-studio). Preise von Microsoft ändern sich, maßgeblich ist die Preisseite am Tag des Kaufs. GitHub Copilot ist ein anderes Produkt: ein Programmierassistent für Softwareentwickler ([GitHub, Produktseite GitHub Copilot, abgerufen am 29.09.2026](https://github.com/features/copilot)), um den es auf dieser Seite nicht geht.

### Die Copilot-Lizenz kostet je Nutzer, und das summiert sich im Jahresvertrag.

Für Betriebe mit einem Microsoft-365-Business-Plan gibt es die günstigere Stufe Copilot Business. Sie hat laut Microsoft denselben Funktionsumfang wie Microsoft Copilot und ist auf 300 Arbeitsplätze je Mandant begrenzt ([Microsoft Learn, Häufig gestellte Fragen zu Microsoft Copilot Business, August 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/copilot-business-faq)).

- **18,20 €** je Nutzer und Monat kostet Copilot Business regulär bei Jahresabrechnung, zzgl. MwSt. (Quelle: Microsoft, Preisseite Copilot Business, abgerufen am 29.09.2026, https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/pricing)

- **26 €** je Nutzer und Monat kostet die Lizenz Microsoft Copilot, etwa zu Enterprise-Plänen oder ab mehr als 300 Nutzern, zzgl. MwSt. (Quelle: Microsoft, Preisseite Microsoft 365 Copilot, abgerufen am 29.09.2026, https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/enterprise)

- **300** Arbeitsplätze je Mandant ist die Obergrenze für Copilot Business (Quelle: Microsoft Learn, Häufig gestellte Fragen zu Microsoft Copilot Business, August 2026, https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/copilot-business-faq)

Bei Abschluss zwischen dem 1. Juli und dem 31. Dezember 2026 nennt Microsoft für Copilot Business einen Sonderpreis ab 15,60 € je Nutzer und Monat, nur mit Jahresabonnement und nur für das erste Jahr. Bei monatlicher Zahlung nennt Microsoft 21,84 €. Dazu kommt immer der Grundplan, etwa Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium. Copilot Business gibt es laut Microsoft nur als jährliche Verpflichtung, einen Vertrag mit monatlicher Laufzeit gibt es für diese Stufe nicht. Ein Beispiel zur Größenordnung: 20 Nutzer mit Copilot Business zum regulären Jahrespreis ergeben 20 × 18,20 € × 12 = 4.368 € im Jahr zzgl. MwSt., ohne den Grundplan. Alle Werte: Microsoft, Stand 29.09.2026, sie können sich jederzeit ändern.

### Vier Zusagen macht Microsoft zum Datenschutz bei Copilot für Unternehmen.

Die folgenden Punkte stehen so in der Dokumentation von Microsoft. Sie beschreiben, was der Anbieter zusagt. Ob das für deinen Betrieb und deine Daten ausreicht, bewertet dein Datenschutzbeauftragter oder dein Anwalt.

#### Microsoft verarbeitet Prompts und Antworten als Auftragsverarbeiter

Für Copilot und Copilot Chat im Unternehmen gelten laut Microsoft der Nachtrag zum Datenschutz (Data Protection Addendum) und die Produktbedingungen, Microsoft handelt dabei als Auftragsverarbeiter. Microsoft nennt das Unternehmensdatenschutz. Er greift bei Anmeldung mit einem berechtigten Geschäftskonto ([Microsoft Learn, Unternehmensdatenschutz in Microsoft Copilot und Microsoft Copilot Chat, Mai 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/enterprise-data-protection)).

#### Deine Daten trainieren keine Basismodelle

Prompts, Antworten und die Daten, auf die Copilot über Microsoft Graph zugreift, werden laut Microsoft nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet ([Microsoft Learn, Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot, Juli 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-privacy)).

#### Datenverkehr aus der EU bleibt innerhalb der EU-Datengrenze, mit zwei Ausnahmen

Für Nutzer in der EU bleibt der Datenverkehr laut Microsoft innerhalb der EU-Datengrenze. Ausgenommen sind Suchanfragen, die Copilot für die Websuche an Bing schickt: Für sie handelt Microsoft als eigener Verantwortlicher, und die EU-Datengrenze gilt dafür nicht. Ebenfalls ausgenommen sind derzeit Modelle von Anthropic, die Microsoft als Unterauftragsverarbeiter anbietet ([Microsoft Learn, Mai 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/enterprise-data-protection)).

#### Die Ausnahmen lassen sich abschalten

Die Websuche kann der Administrator über die Richtlinie „Websuche in Copilot zulassen" für den ganzen Mandanten oder für einzelne Gruppen deaktivieren ([Microsoft Learn, Daten, Datenschutz und Sicherheit für die Websuche, August 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/manage-public-web-access)). Ob Modelle von Drittanbietern wie Anthropic genutzt werden, entscheidet laut Microsoft ebenfalls der Administrator ([Microsoft Learn, Juli 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-privacy)).

Was im Auftragsverarbeitungsvertrag stehen muss, steht im Artikel [AVV mit KI-Anbietern](https://gerlinger.ai/blog/avv-ki-anbieter-dsgvo). Ob für deinen Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, klärt der Artikel [Datenschutz-Folgenabschätzung für KI](https://gerlinger.ai/blog/dsfa-ki-pflicht).

### Copilot findet, was ein Mitarbeiter öffnen darf, auch Dateien, nach denen er nie gesucht hat.

Microsoft schreibt dazu selbst: Copilot zeigt nur Unternehmensdaten an, für die der einzelne Nutzer mindestens Leserechte hat, und es sei wichtig, die Berechtigungen in SharePoint so zu setzen, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff haben ([Microsoft Learn, Juli 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-privacy)). Genau hier liegt das Risiko in gewachsenen Ablagen.

#### Gute Voraussetzungen

- Dateien liegen in SharePoint, OneDrive und Teams, nicht auf einem lokalen Laufwerk
- Jedes Team hat eigene Bereiche mit klaren Mitgliedern
- Personal-, Gehalts- und Vertragsordner sind nur für die zuständigen Personen offen
- Freigaben nach außen werden regelmäßig geprüft
- Im Haus oder beim IT-Dienstleister kümmert sich jemand um Microsoft 365

#### Vor der Lizenz prüfen

- Ordner, die für alle im Unternehmen freigegeben sind
- Links, die jeder mit dem Link öffnen kann
- alte Teams-Kanäle, in denen ehemalige Projektbeteiligte noch Mitglied sind
- Kopien sensibler Listen in persönlichen Ablagen, die geteilt wurden
- Gäste von außen in internen Teams

Ein Beispiel, wie das im Alltag aussieht: Eine Gehaltsliste liegt seit Jahren in einem Ordner, der versehentlich für alle freigegeben ist. Bisher hat sie niemand gefunden, weil niemand danach gesucht hat. Mit Copilot reicht eine Frage nach den Gehältern im Vertrieb. Microsoft beschreibt für die Vorbereitung einen eigenen Leitfaden gegen übermäßige Freigaben, die erweiterte SharePoint-Verwaltung ist laut Microsoft in der Copilot-Lizenz enthalten ([Microsoft Learn, Sichere und verwaltete Datengrundlage für Microsoft Copilot, Mai 2026](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/secure-govern-copilot-foundational-deployment-guidance)).

### Für ein kleines Unternehmen lohnt sich Copilot, wenn die Arbeit schon in Microsoft 365 stattfindet.

Die Lizenz wird je Nutzer vergeben. Deshalb muss nicht der ganze Betrieb auf einmal einsteigen: Ein paar Plätze für die Mitarbeiter mit dem meisten Schriftverkehr zeigen, ob sich der Jahresvertrag trägt.

#### Spricht für die Lizenz

- der Betrieb nutzt bereits einen Microsoft-365-Business-Plan
- viel Zeit geht in Mails, Besprechungen in Teams und Dokumente in Word
- Wissen steckt in Dateien, die in SharePoint oder OneDrive liegen
- die Berechtigungen sind geprüft oder werden vor dem Start geprüft
- die Mitarbeiter werden geschult, bevor sie die Lizenz bekommen

#### Spricht dagegen oder für später

- die Hauptarbeit läuft in einer Branchensoftware oder im ERP
- Dateien liegen auf einem Server im Haus oder in einem anderen System
- der Betrieb arbeitet mit Google Workspace statt Microsoft 365
- niemand weiß, wer welche Ordner öffnen darf
- Copilot Chat ohne Aufpreis wird noch gar nicht genutzt

Unser Rat für den Anfang: erst Copilot Chat im vorhandenen Plan nutzen und das Team schulen, dann für wenige Mitarbeiter die Lizenz testen. Wer dagegen mit Google arbeitet, findet den Vergleich im Artikel [KI-Agenten in Google Workspace](https://gerlinger.ai/blog/ki-agenten-google-workspace).

### Wo die Daten nicht in Microsoft 365 liegen, braucht es eine eigene Lösung.

Copilot arbeitet mit dem, was in Microsoft 365 liegt, und mit Datenquellen, die über Konnektoren oder Agenten angebunden sind. Sobald das Wissen in einem ERP, einer Branchensoftware oder in Handbüchern auf einem Laufwerk im Haus steckt, oder sobald Kunden statt Mitarbeiter die Fragen stellen, passt oft eine eigene Lösung besser.

#### Wissen aus Handbüchern und Kundenakten

Eine Wissensdatenbank beantwortet Fragen aus Unterlagen, die nicht in SharePoint liegen, mit Quelle bei jeder Antwort. Mehr dazu auf der Seite [KI-Wissensdatenbank](https://gerlinger.ai/ki-wissensdatenbank).

- eigene Datenquellen, auch außerhalb von Microsoft
- Server in der EU oder im eigenen Haus möglich
- Rechte je Rolle festgelegt

#### Aufträge und Belege im ERP

Wo Aufträge und Belege in ein ERP gehören, braucht es eine Anbindung an genau dieses System. Wie das geht, steht auf der Seite [ERP-Integration mit KI](https://gerlinger.ai/ki-erp-integration).

- Anbindung an das vorhandene ERP
- Freigabe durch eine Person vor der Buchung
- das ERP bleibt das führende System

#### Fragen von Kunden auf der Website

Agenten für externe Kanäle brauchen bei Microsoft eine eigene Copilot-Studio-Lizenz. Ein eigener [KI-Chatbot](https://gerlinger.ai/ki-chatbot) kann die Alternative sein, abhängig davon, welche Daten er kennen muss.

- antwortet aus deinen Unterlagen
- übergibt an einen Mitarbeiter, wenn er nicht weiterweiß
- läuft unabhängig von Microsoft-Lizenzen

### Wir beraten zu Copilot, schulen dein Team und bauen, was Copilot nicht abdeckt.

Das Ergebnis der Beratung kann auch sein, dass Copilot Chat ohne Aufpreis reicht oder dass eine andere Lösung besser zu deinen Daten passt.

#### Beratung: welche Version für wen

Wir gehen mit dir durch, welche Mitarbeiter welche Aufgaben haben, wo Copilot Chat reicht und wo sich die Lizenz lohnt. Mit deinem IT-Dienstleister klären wir, welche Freigaben vor dem Start geprüft werden müssen. Wie eine Beratung bei uns abläuft, steht unter [KI-Beratung](https://gerlinger.ai/leistungen/ki-beratung).

#### Schulung: an den Aufgaben deines Teams

Die Mitarbeiter üben mit ihren eigenen Mails, Protokollen und Dokumenten, nicht mit einer Demo. Sie lernen, wann eine Antwort von Copilot geprüft werden muss und was nicht in einen Prompt gehört. Mehr unter [KI-Schulung](https://gerlinger.ai/leistungen/ki-beratung/ki-schulung). Was Artikel 4 der KI-Verordnung dazu verlangt, steht auf der Seite [KI-Schulung für Mitarbeiter](https://gerlinger.ai/ki-schulung-fuer-mitarbeiter).

#### Bau: eigene Lösungen neben Copilot

Wo Daten außerhalb von Microsoft 365 liegen oder ein Ablauf von Anfang bis Ende automatisch laufen soll, bauen wir die Lösung selbst, mit Agentic Coding, also Softwareentwicklung mit KI-Agenten. Die Übersicht steht unter [KI-Lösungen](https://gerlinger.ai/leistungen/ki-loesungen) und [Automationen](https://gerlinger.ai/leistungen/automationen).

### Was ein erstes Vorhaben kostet.

Ein erstes abgegrenztes Vorhaben startet ab 4.500 € netto. Die Lizenzkosten von Microsoft kommen gegebenenfalls dazu und laufen direkt zwischen dir und Microsoft oder deinem Lizenzpartner.

Nach dem kostenlosen Analysegespräch bekommst du eine feste Spanne für den nächsten Schritt. Woraus sich der Preis zusammensetzt, steht auf der Seite [Investition](https://gerlinger.ai/investition), was eine Beratung allein kostet, unter [Was kostet KI-Beratung](https://gerlinger.ai/was-kostet-ki-beratung-kleines-unternehmen). gerlinger.ai ist die KI- und Software-Einheit der JANGER GmbH aus Backnang, für Betriebe in der Nähe gibt es die Seite [KI-Agentur Stuttgart](https://gerlinger.ai/ki-agentur-stuttgart).

### Häufige Fragen zu Copilot für Unternehmen.

Deine Frage fehlt? [Schreib uns](mailto:hallo@gerlinger.ai), wir antworten innerhalb eines Werktags.

#### Welche Copilot-Versionen gibt es für Unternehmen?

Microsoft bietet drei Stufen an. Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten und arbeitet vor allem mit dem Web und hochgeladenen Dateien. Die Zusatzlizenz Microsoft Copilot, für Business-Pläne als Copilot Business, greift auf E-Mails, Termine, Chats und Dokumente in Microsoft 365 zu. Mit Copilot Studio baut ein Unternehmen eigene Agenten.

#### Was kostet Copilot für Unternehmen?

Copilot Chat kostet im berechtigten Microsoft-365-Plan nichts extra. Copilot Business kostet laut Microsoft regulär 18,20 € je Nutzer und Monat bei Jahresabrechnung, Microsoft Copilot 26,00 €, jeweils zzgl. MwSt. und zusätzlich zum Grundplan. Für Abschlüsse bis zum 31. Dezember 2026 nennt Microsoft für Copilot Business einen Sonderpreis ab 15,60 € im ersten Jahr. Stand 29.09.2026, die Preise können sich ändern.

#### Wie steht es um den Datenschutz bei Copilot für Unternehmen?

Microsoft sagt zu, dass Prompts und Antworten unter dem Nachtrag zum Datenschutz verarbeitet werden, nicht zum Training der Basismodelle dienen und für Nutzer in der EU innerhalb der EU-Datengrenze bleiben. Ausgenommen sind Websuchen über Bing und derzeit Modelle von Anthropic, beides kann der Administrator abschalten. Ob das für deinen Betrieb ausreicht, bewertet dein Datenschutzbeauftragter oder dein Anwalt.

#### Lohnt sich Copilot für kleine Unternehmen?

Er lohnt sich, wenn der Betrieb bereits mit Microsoft 365 arbeitet, viel Zeit in Mails, Besprechungen und Dokumenten steckt und die Berechtigungen in SharePoint und Teams geklärt sind. Liegt die Hauptarbeit in einer Branchensoftware oder im ERP, bringt die Lizenz wenig. Ein sinnvoller Einstieg ist Copilot Chat ohne Aufpreis und danach ein Test der Lizenz mit wenigen Mitarbeitern.

#### Brauchen Mitarbeiter eine Schulung für Copilot?

Wir empfehlen sie vor der Lizenz. Die Mitarbeiter lernen an ihren eigenen Aufgaben, wofür Copilot taugt, wann eine Antwort geprüft werden muss und was nicht in einen Prompt gehört. Erst danach lässt sich sagen, für welche Mitarbeiter sich die bezahlte Lizenz rechnet.

#### Was ist Copilot Studio?

Copilot Studio ist das Werkzeug von Microsoft, mit dem Unternehmen eigene Agenten bauen, etwa einen Assistenten, der Fragen zu internen Richtlinien beantwortet. Interne Agenten innerhalb von Microsoft 365 sind laut Microsoft mit der Copilot-Lizenz nutzbar. Für Agenten in externen Kanälen gibt es eigene Studio-Lizenzen, als Paket mit 25.000 Copilot Credits für 173,30 € im Monat oder nach Verbrauch (Stand 29.09.2026).

#### Ist Microsoft Copilot dasselbe wie GitHub Copilot?

Nein. GitHub Copilot ist ein Programmierassistent für Softwareentwickler. Microsoft Copilot und Copilot Chat sind Assistenten für die Büroarbeit in Microsoft 365.

### Kostenloses Analysegespräch

45 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch. Danach weißt du, ob Copilot Chat reicht, für wen sich die Lizenz lohnt und was vorher aufgeräumt werden sollte.